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Modifier les détails de la configuration de la transaction pour une salle des offres dans Portfolio Financials

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Remarque
Ces informations sont destinées aux comptes disposant du produit Gestion financière du portefeuille dans Procore. Veuillez contacter votre point de contact Procore pour plus d'informations. 

Objectif

Pour modifier les détails sur la page de configuration des transactions de la salle des offres dans Portfolio Financials.

Contexte

La salle des offres dans Portfolio Financials est un portail partagé entre le propriétaire et les soumissionnaires. Avant de pouvoir envoyer et gérer des offres, vous devez configurer la salle des offres. La page de configuration de l'opération vous permet de saisir des informations et de télécharger des documents afin que vos soumissionnaires puissent soumettre leurs offres avec précision.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Accès "limité" au projet ou plus.
      Remarque : Les utilisateurs ayant un accès "limité" doivent faire partie de l'équipe de la salle des soumissions pour le projet.
  • Information supplémentaire :
    • Important ! Toute information saisie sur la page de configuration de l'opération, y compris les fichiers téléchargés dans la section Documents, sera visible par les soumissionnaires.

Procédure

  1. Naviguez jusqu'à la salle des soumissions pertinente.
  2. Cliquez sur l'onglet Trade Setup .
  3. Mettez à jour les informations des sections suivantes si nécessaire.
    • Surface en pieds carrés : Ce champ est facultatif, car les projets n'ont pas tous une superficie en pieds carrés. Ce nombre peut être copié à partir de la superficie globale du projet ou être entré manuellement.
      Remarque : Si une valeur est saisie, il s'agira du nombre de pieds carrés sur lequel vos soumissionnaires soumettront leurs prix.
    • Description : Le champ description est la description de cette offre particulière. Une lettre d'appel d'offres ou une description de la portée du projet peut être rédigée ici pour les soumissionnaires.
      Note : : Ce champ peut être copié à partir de la description globale du projet.
    • Calendrier : Sélectionnez la date et l'heure auxquelles l'offre doit être remise.
      Remarque : Les soumissionnaires recevront des notifications par courriel trois jours et un jour avant la date d'échéance pour leur rappeler de soumettre leur offre.
      Important ! S'il s'agit d'une offre scellée, la date d'échéance est également la date et l'heure après lesquelles le gestionnaire de la salle des offres peut déverrouiller les offres. Voir . Comment puis-je lancer un processus d'appel d'offres scellé dans Portfolio Financials ?
      • Facultatif : Vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires sur le calendrier pour vos soumissionnaires afin de les tenir au courant du calendrier de votre projet. Par exemple, vous pouvez inclure une date d'emménagement des locataires afin que vos soumissionnaires sachent quand la construction devrait être terminée.
  4. Pour mettre à jour les sections Documents de soumission et Équipe de la salle des soumissions, suivez les étapes ci-dessous :

Documents d'appel d'offres

La section des documents d'appel d'offres est l'endroit où vous pouvez télécharger tous les documents (tels que les dessins, les plans d'étage, les spécifications et les règles et règlements) dont vos soumissionnaires auront besoin pour remplir leurs offres. Vous pouvez télécharger de nouveaux fichiers pour vos soumissionnaires, ou copier ceux qui ont déjà été téléchargés dans les documents du projet.

Pour télécharger de nouveaux fichiers dans la salle des soumissions :

  1. Cliquez sur Ajouter de nouveaux fichiers.
  2. Localisez et sélectionnez les fichiers que vous voulez télécharger.

Pour importer des dossiers et des documents de projet dans la salle des soumissions :

  1. Cliquez sur Ajouter de nouveaux fichiers.
  2. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer dans la salle des offres. Une coche verte apparaîtra à côté des éléments sélectionnés.
  3. Cliquez sur Add.
    Note: Si vous téléchargez de nouveaux documents pendant la procédure d'appel d'offres après que les soumissionnaires ont été invités, vos soumissionnaires seront informés de vos modifications par e-mail.

Équipe de la salle des soumissions

L'équipe de la salle des offres comprend le groupe de personnes de votre équipe qui collaborent avec vous sur cette offre. Les membres de l'équipe de la salle des offres sont automatiquement ajoutés à l'équipe du projet. L'équipe de la salle des offres pourra consulter et comparer les offres, publier des RFI et y répondre, apporter des modifications au formulaire d'offre et attribuer le marché au soumissionnaire gagnant. Tous les membres de l'équipe recevront également des notifications par e-mail concernant toute activité dans la salle des offres, par exemple lorsque les soumissionnaires publient des RFI ou soumettent des offres.
Note: L'utilisateur qui met en place la salle des offres est automatiquement désigné comme le gestionnaire de la salle des offres. La seule différence entre ce rôle et celui des utilisateurs disposant d'un "accès complet" est que le gestionnaire peut débloquer des offres dans le cadre d'un processus d'appel d'offres scellé. Voir . Comment exécuter un processus d'appel d'offres scellé dans Portfolio Financials ?

Important ! L'équipe de la salle des offres n'est PAS l'endroit où vous invitez les soumissionnaires. C'est plutôt l'endroit où vous pouvez ajouter des collègues qui géreront et apporteront des modifications au processus d'enchères.

Pour ajouter des membres existants à l'équipe de la salle des soumissions :

  1. Cliquez sur le lien plus.
    plus-button-invite.png
    Note : Une liste de collègues possédant des comptes Portfolio Financials est disponible pour être sélectionnée. Si un consultant externe a déjà collaboré avec vous au processus d'appel d'offres dans Portfolio Financials, il pourra également être sélectionné.
  2. Cochez la case à côté du nom des membres de l'équipe que vous souhaitez ajouter.
    Conseil ! Cochez la case en regard de Notifier par courriel pour envoyer une notification par courriel aux personnes que vous invitez.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Permissions de la salle des soumissions pour sélectionner les permissions de chaque membre :
    • Sélectionnez les autorisations 'Hide Bidding Info' si vous ne souhaitez pas partager les informations financières de l'offre avec eux. Cela leur permettra de continuer à recevoir des courriels et à répondre aux demandes de renseignements.
      OU
    • Sélectionnez 'Full Access' si vous souhaitez qu'ils puissent collaborer pleinement à cette offre.
  4. Cliquez sur Ajouter.

Pour ajouter un nouveau membre à l'équipe de la salle des soumissions :

  1. Après avoir cliqué sur plus pour ajouter un nouveau membre de l'équipe, cliquez sur + Inviter un nouveau membre de l'équipe.
  2. Saisissez le prénom, le nom et l'adresse électronique de la personne.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Permissions de la salle des soumissions pour sélectionner les permissions du nouveau membre :
    • Sélectionnez les autorisations 'Hide Bidding Info' si vous ne souhaitez pas partager les informations financières de l'offre avec eux. Cela leur permettra de continuer à recevoir des courriels et à répondre aux demandes de renseignements.
      OU
    • Sélectionnez 'Full Access' si vous souhaitez qu'ils puissent collaborer pleinement à cette offre.
  4. Cliquez sur Envoyer l'invitation.