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Procore

Comment empêcher ou autoriser la surfacturation sur une facture de sous-traitant ?

Contexte

Il y a surfacturation lorsqu'un poste d'une facture de sous-traitant dépasse le montant prévu dans un contrat. Lorsque la surfacturation est ignorée dans Procore, elle a un impact négatif sur le budget global de votre projet, puisque vous êtes facturé d'un montant supérieur à celui convenu. Par défaut, l'outil Engagements du projet est configuré pour autoriser la surfacturation sur un projet. Cependant, vous pouvez activer une fonction qui vérifie si vos factures sont surfacturées et vous avertit lorsqu'un poste est surfacturé.

Réponse

Selon vos autorisations d’accès, un administrateur Procore peut activer/désactiver ce paramètre sur tous les projets Procore de votre compte d’entreprise.

 Important
  • Si la fonctionnalité est désactivée au niveau entreprise, une facture administrateur peut activer/désactiver la fonction sur un projet Procore spécifique.
  • Si la fonctionnalité est activée au niveau entreprise, le paramètre au niveau entreprise remplace tous les paramètres au niveau projet. 
Je veux... ... sur un projet Procore spécifique ... sur tous les projets Procore
Autoriser la surfacturation sur les factures des sous-traitants

Ceci permet aux utilisateurs d’enregistrer une facture lorsque l’un des postes de la facture dépasse 100 % du montant budgété de l’engagement

Une facture administrateur peut :

  1. Accédez à l’outil Facturation au niveau projet.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres.
  3. Basculez le bouton Autoriser les sous-traitants à surfacturer.
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Votre administrateur Procore peut :

  1. Accédez à l'outil Admin de l'entreprise. 
  2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur Valeurs par défaut.
  3. Faites défiler jusqu’à Paramètres avancés
  4. Décochez la surfacturation sur tous les projets case à cocher pour désactiver la fonction.
  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications
Empêcher la surfacturation sur les factures des sous-traitants

Ceci empêche les utilisateurs d’enregistrer une facture si l’un des postes de la facture dépasse 100 % du montant budgété dans l’engagement

Une facture administrateur peut :

  1. Accédez à l’outil Facturation au niveau projet.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres.
  3. Basculez le bouton Autoriser les sous-traitants à surfacturer .
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Votre administrateur Procore peut :

  1. Accédez à l'outil Admin de l'entreprise. 
  2. Sous « Paramètres du projet », cliquez sur Valeurs par défaut.
  3. Faites défiler jusqu’à Paramètres avancés
  4. Cochez la case Empêcher la surfacturation sur tous les projets case à cocher activer la fonction.
  5. Cliquez sur Enregistrer les modifications
Important! Lorsqu’il est activé, le paramètre au niveau entreprise remplace tous les paramètres du projet.

Comment Procore avertit les utilisateurs d’éviter la surfacturation

Lorsque vous configurez Procore pour éviter la surfacturation, Procore avertit les utilisateurs lorsque les entrées de postes dans la ventilation des coûts d’une facture de sous-traitant dépassent 100 % du montant budgété dans l’engagement. 

Exemple
  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Recherchez l’engagement dans l’onglet Contrats
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir. 
  4. Cliquez sur le bouton Modifier le contrat
  5. Faites défiler jusqu’à la carte Ventilation des coûts
  6. Recherchez le poste à mettre à jour. 
  7. Saisissez un montant qui dépasse le montant budgété de l’engagement.
    Exemple

    Dans cet exemple, nous avons mis à jour cinq postes avec des valeurs qui dépassent 100 % du montant budgété de l’engagement. 

    sub-invoice-sov-exceeds-budget.png

  8. Cliquez sur Enregistrer
    • HÉRITAGE Si vous utilisez l’expérience de facture de sous-traitant héritée, un message « Postes non valides » apparaît pour vous avertir que le montant que vous avez entré dépasse 100 % du montant budgété dans l’engagement. Cliquez sur Continuer, puis ajustez les postes afin qu’ils ne soient plus supérieur à 100 %. 
      invalid-line-items.png
    • BÊTA Si vous utilisez l’expérience de facturation de sous-traitant bêta, un message « Nous n’avons pas pu enregistrer vos modifications » apparaît. Le message répertorie tous les postes où vous entrez dépasse 100 % du montant budgété de l’engagement. Ajustez le montant afin que le poste ne soit plus supérieur à 100 %.
      we-couldnt-save-your-changes.png