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Procore

Configurer les paramètres : facturation

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Objectif

Configurer les paramètres avancés de l'outil Facturation du projet.

Contexte

Si votre équipe de projet prévoit d'utiliser l'outil Facturation de Procore, il est recommandé de configurer les paramètres de l'outil avant que l'équipe ne commence à créer des factures pour le projet. Les paramètres de facturation suivants sont contrôlés au niveau projet :

  • Période de facturation par défaut. Les paramètres de cette section vous permettent de définir la période de facturation par défaut pour l'outil Facturation. Lorsque vous renseignez ces informations, Procore remplit automatiquement les champs de date dans la fenêtre qui apparaît lorsque les utilisateurs cliquent sur le bouton + Créer une période de facturation.
  • E-mails. Les paramètres de cette section vous permettent d'ajouter le corps d'un message sortant à vos invitations et messages de rappel.
  • Autre. Les paramètres de cette section vous permettent d'inclure un pied de page sur vos factures, d'afficher ou de masquer les montants réclamés par les sous-traitants, ainsi que de spécifier si les sous-traitants sont autorisés à surfacturer.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarques
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètresicons-settings-gear.png.
  3. Sous Paramètres, les choix suivants sont disponibles :

Configurer la période de facturation par défaut

Dans la section Période de facturation par défaut, définissez la plage de dates et la date d'échéance par défaut que Procore utilisera lors de la création automatique de nouvelles périodes de facturation. Cliquez toujours sur le bouton Mettre à jour lorsque vos modifications sont prêtes à entrer en vigueur.

invoicing-default-billing-period.png

  • Date de début
    Sélectionnez la date calendaire du mois du début de la période de facturation. Procore utilise ce paramètre pour :
    • remplir automatiquement la date de la section Depuis lorsque vous créez une période de facturation manuelle. Consultez « Créer des périodes de facturation manuelles ». Les utilisateurs peuvent modifier cette date lors de la création d'une période de facturation ;
    • remplir automatiquement la date de début lorsque Procore crée une période de facturation automatique. Consultez « Créer des périodes de facturation automatiques » ;
    • définir la date de début par défaut de Procore au 1er du mois. Vous pouvez modifier ce paramètre à la date de votre choix.
  • Date de fin
    Sélectionnez la date calendaire du mois de la fin de la période de facturation. Procore utilise ce paramètre pour :
    • remplir automatiquement la date de la section Pour dans une période de facturation manuelle. Consultez « Créer des périodes de facturation manuelles ». Les utilisateurs peuvent modifier cette date lors de la création d'une période de facturation ;
    • remplir automatiquement la date de début lors de la création d'une période de facturation automatique. Consultez « Créer des périodes de facturation automatiques » ;
    • définir la date de fin par défaut de Procore au 31 du mois. Vous pouvez modifier ce paramètre à la date de votre choix.
  • Date d'échéance
    Sélectionnez la date calendaire du mois qui indique la date à laquelle la facture doit être soumise à l'entreprise qui paie le travail effectué mentionné sur la facture. Procore utilise ce paramètre pour :

Configurer les options de l'e-mail de facturation

Dans la section E-mails, définissez les paramètres par défaut facultatifs pour les messages de notification par e-mail de l'outil Facturation. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Mettre à jour lorsque vos modifications sont prêtes à entrer en vigueur.

invoicing-email-settings.png

  • Facultatif : Message personnalisé d'invitation et de rappel
    Saisissez un message dans cette zone. Ce texte sera inclus aussi bien dans les e-mails d'invitation à facturer que dans les e-mails de rappel automatique envoyés par Procore à vos contacts de facturation. Voir Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation.
  • Facultatif : Rappeler aux sous-traitants de facturer
    Activez cette option pour envoyer un e-mail de rappel automatique à vos contacts de facturation. Elle est désactivée par défaut. Spécifiez ensuite la fréquence de ces e-mails en sélectionnant Tous les jours, Tous les 2 jours ou Tous les 3 jours dans la liste déroulante Fréquence. Une fois que la date d'échéance d'une facture est dépassée, Procore arrête automatiquement d'envoyer des messages de rappel.
  • Facultatif : Envoyer un récapitulatif des factures En révision
    Activez cette option et sélectionnez Hebdomadaire dans la liste déroulante Fréquence pour envoyer un récapitulatif hebdomadaire tous les lundis. Par défaut, cette option est désactivée. Les factures correspondant à la période de facturation en cours sont incluses dans ce message de récapitulatif lorsque leur statut est Ébauche, En révision ou Réviser et renvoyer. Les messages de récapitulatif sont envoyés aux personnes répertoriées dans la liste déroulante « Distribution de factures », qui se trouve dans la section « Distributions par défaut » de la page « Configurer les paramètres » dans l'outil Engagements. Consultez Configurer les paramètres avancés : Engagements.
  • Facultatif : Avertir les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées
    Activez cette option pour envoyer automatiquement un e-mail de notification à vos contacts de facturation lorsqu'un administrateur des factures définit le statut d'une facture sur Approuvé ou Approuvé avec note conditionnelle. Elle est désactivée par défaut. Consultez « Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur ».

Configurez les paramètres Autres

Sous la section Autres, les choix ci-dessous sont disponibles. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Mettre à jour lorsque vos modifications sont prêtes à entrer en vigueur.

invoicing-other-settings.png

  • Facultatif : Texte du pied de page de la facture PDF du sous-traitant
    Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans le pied de page d'une facture PDF créée par un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements. Voir Exporter une facture de sous-traitant. Ce champ permet notamment d'ajouter une déclaration de conformité aux réglementations locales.
     Important
    Le texte du pied de page de la facture PDF du sous-traitant s'affiche seulement si le PDF est généré par un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet. Il n'apparaît sur aucun fichier PDF généré par un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements.
  • Facultatif : Afficher les montants réclamés par les sous-traitants. Si vous activez ce paramètre, un entrepreneur général pourra distinguer les montants réclamés par les sous-traitants des montants approuvés par l'entrepreneur général.
    Remarque
    flag-australia.png En Australie et en Nouvelle-Zélande, l'activation du paramètre Afficher les montants réclamés par les sous-traitants permet également aux entreprises générales de créer un échéancier de paiement PDF en réponse à la facture. Consultez « Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur ». Pour créer un échéancier de paiement, consultez « Créer un échéancier de paiement ».
    • Montant total réclamé
       Ce montant reflète la colonne « Montant proposé » dans l'onglet Détails de la facture. Cette valeur exclut la retenue de garantie. 
    • Montant total approuvé
      Ce montant correspond à la somme des valeurs « Travaux terminés cette période » et « Matériaux actuellement entreposés » de l'onglet « Détail » de la facture. En outre, elle exclut la retenue de garantie.
      • Montants réclamés et approuvés ligne par ligne dans le tableau détaillé.
      • Commentaire global pour la facture.
    • Raisons de la différence
      Ce tableau comprend des commentaires sur des postes individuels pour lesquels il existait une différence entre les montants réclamés et approuvés. Pour plus d'informations sur l'ajout de commentaires, voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu'administateur.
  • Autoriser les sous-traitants à surfacturer . Activez cette option pour permettre aux utilisateurs de Procore d'envoyer une facture lorsqu'une facture comporte des postes qui dépassent 100 % du montant budgété. Les montants supérieurs à 100 % du montant budgété sont inclus dans le PDF de la facture. Pour en savoir plus, voir Autoriser ou empêcher la surfacturation sur une facture de sous-traitant .