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Procore

Configurer les paramètres : facturation

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 Pour les clients Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour connaître les différences : Afficher/Masquer      

    • Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (en gras) et les termes dans les dictionnaires de points de vue pour Finances. Ces dictionnaires sont disponibles en anglais américain uniquement. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre entreprise et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Maîtres d'ouvrage

      Anglais (terminologie du maître d'ouvrage V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
      Facturation Facturation Facturations proportionnelles
      Maître d’ouvrage Financement Maître d’ouvrage
      Maître d'ouvrage/client Maître d'ouvrage/client EG/client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement de financement Ordre de changement du contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts du sous-traitant Ventilation des coûts du sous-traitant (VDC) Ventilation des coûts du sous-traitant

Objectif

Configurer les paramètres avancés de l’outil Facturation au niveau projet en tant que administrateur de facturation.

Contexte

Une facture administrateur doit configurer les paramètres de l’outil Facturation avant que les membres de votre équipe créent des factures sur un projet Procore. 

Éléments à prendre en compte

Étapes

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètresicons-settings-gear.png.
  3. Sous Paramètres, configurez les options.

Période de facturation par défaut

Ces paramètres remplissent les champs de date dans l’invite « Configurer la période de facturation » lorsque les utilisateurs créent des périodes de facturation manuelle avec l’outil Facturation. 

 Conseil
Fatigué de définir de nouvelles dates chaque fois que vous créez une période de facturation manuelle ? Une facture administrateur peut configurer les dates de période de facturation par défaut pour prédéfinir les dates dans les champs De, À et Date d’échéance dans l’invite « Configurer la période de facturation ». Voir Créer une facturation manuelle Périodes avec l’outil Facturation. Si vous ne remplissez pas cette configuration, aucune date prédéfinie n’apparaît. Au lieu de cela, vous verrez : mm/jj/aaaa

Pour configurer les paramètres De période de facturation par défaut :

  1. Choisissez ces dates :
    • Date de début. Acceptez la date de début par défaut du « 1er du mois » ou choisissez une date différente. Ceci remplit la date « De » dans l’invite.
    • Date de fin. Acceptez la date de fin par défaut du « 31e du mois » ou choisissez une date différente. Ceci remplit la date « À » dans l’invite.
    • Date d’échéance. Acceptez la date d’échéance par défaut du « 25e du mois » ou choisissez une date différente. Ceci remplit le champ « Date d’échéance » dans l’invite.
      default-billing-period.png
  2. Cliquez sur Mettre à jour.

Renonciations de privilèges

Ces paramètres ne sont disponibles que avec Procore Pay. Pour obtenir des instructions :

E-mails

Utilisez ces paramètres pour ajuster les e-mails de l’outil Facturation. 

Pour configurer les paramètres d’e-mails : 

  1. Saisissez un message pour vos contacts de facturation dans la zone Invitation et Message personnalisé de rappel.

    invoicing-settings-emails.png
     Conseil
    Où ce texte est-il utilisé ? Procore inclut ce texte dans les e-mails de rappel automatique « Invitation à facturer » et de rappel automatique. Voir Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation.
  2. Placez le bouton à bascule vers la droite pour activer une option. Déplacez-la vers la gauche pour la désactiver. Le paramètre par défaut de ces options est désactivé :
    • Rappeler aux sous-traitants de facturer. À cette option ACTIVÉ pour envoyer un e-mail de rappel automatique à vos contacts de facturation. Définissez ensuite la fréquence de ces e-mails en sélectionnant Tous les jours, Tous les 2 jours ou Tous les 3 jours dans la liste déroulante Fréquence . Une fois la « Date d’échéance » d’une facture passée, Procore arrête automatiquement d’envoyer des messages de rappel. 
    • Envoyer un résumé des factures en cours de révision. Basculez cette option SUR et sélectionnez Hebdomadaire dans la liste déroulante Fréquence pour envoyer un résumé hebdomadaire du résumé hebdomadaire chaque lundi. Les factures de la période de facturation en cours sont incluses dans ce message de résumé lorsqu’elles se trouvent dans le statut Ébauche, En cours de révision ou Réviser et soumettre à nouveau . Les messages de résumé sont envoyés aux membres de la liste déroulante « Distribution de la facture », qui se trouve dans la section Par défaut Distributions de la page Configurer les paramètres dans l’outil Engagements. Voir Configurer les paramètres : engagements. 
    • Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvéesd. Activez cette option pour envoyer automatiquement un e-mail de notification à vos contacts de facturation lorsqu’un statut d’une facture est modifié à Approuvé ou Approuvé comme noté par une facture administrateur. Voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur des factures.
  3. Cliquez sur Mettre à jour.

Autres

Utilisez ces paramètres pour configurer le comportement du système pour les factures de sous-traitant :

Pour configurer les autres paramètres :

  1. Facultatif : texte du pied de page de la facture PDF sous-facture. Saisissez le texte que vous souhaitez afficher dans le pied de page d’une facture PDF créée par un utilisateur disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Engagements. Voir Exporter une facture de sous-traitant. Ce champ est utile pour ajouter une déclaration de conformité aux réglementations locales.

    invoicing-settings-other.png
    Remarque
    Le texte du pied de page de la facture PDF du sous-traitant s'affiche seulement si le PDF est généré par un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet. Il n'apparaît sur aucun fichier PDF généré par un utilisateur disposant d'autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements.
  2. Facultatif: afficher les montants réclamés par les sous-traitants. Si vous activez ce paramètre, les entrepreneurs généraux peuvent faire la différence entre ce qu’un sous-traitant réclame et ce que l’entreprise générale approuve.
    Remarque
     En Australie et en Nouvelle-Zélande, l’activation du paramètre « Afficher les montants réclamés par les sous-traitants » permettra également aux entrepreneurs généraux de créer un planning de paiement PDF en réponse à la facture. Voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur.  Pour créer un planning de paiement, voir Créer un planning de paiement.
    • Montant total réclamé. Ce montant reflète la colonne « Montant proposé » dans l’onglet Détails de la facture. Cette valeur exclut la retenue de garantie. 
    • Montant total approuvé. Ce montant reflète les « travaux terminés cette période » plus les « matériaux actuellement entreposés » dans l’onglet « Détail » de la facture. Cette valeur exclut également la retenue de garantie.  
    • Raisons de la différence. Ce tableau comprend des commentaires sur des postes individuels où il y a eu une différence entre les montants réclamés et approuvés. Pour plus d’informations sur l’ajout de commentaires, voir Réviser une facture de sous-traitant en tant qu’administrateur des factures.
  3. Autoriser les sous-traitants à surfacturer. Choisissez l’option appropriée :
     Conseils
    • Comment fonctionne ce paramètre ? Voir Comment empêcher ou autoriser la surfacturation sur une facture de sous-traitant ?
    • Vous souhaitez éviter la surfacturation sur tous les projets Procore de votre entreprise ? Un administrateur Procore peut activer le paramètre « Empêcher la surfacturation sur tous les projets » dans l’outil Admin de l’entreprise. Ceci empêche les utilisateurs d’enregistrer une facture si l’un des postes de la facture dépasse 100 % du montant budgété dans l’engagement sur tous les projets Procore de votre entreprise. Voir Définir les valeurs par défaut de vos projets. Lorsqu’ils sont activés, les utilisateurs ne peuvent pas modifier le paramètre « Autoriser les sous-traitants à surfacturer » sur un projet.
    • Éviter la surfacturation. Basculez le bouton à gauche pour désactiver l’option. Ceci empêche les utilisateurs d’enregistrer une facture si l’un des postes de la facture dépasse 100 % du montant budgété de l’engagement sur ce projet Procore.
      OU
    • Autoriser la surfacturation. Placez le bouton à bascule vers la droite afin que le bouton bascule pour activer la fonction. Il s’agit du paramètre par défaut. Ce paramètre empêche les utilisateurs d’enregistrer une facture si l’un des postes de la facture dépasse 100 % du montant budgété dans l’engagement sur tous les projets Procore de votre entreprise.
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Bêta  Paramètres du flux de travail des sous-traitants

Ces paramètres ne sont disponibles que si votre entreprise active l'outil Flux de travail et qu'un modèle de flux de travail est attribué au projet. Voir Assigner un modèle de flux de travail personnalisé à un projet. Pour savoir comment configurer les paramètres, voir Configurer un modèle de flux de travail personnalisé pour les factures de sous-traitant sur un projet.

Bêta  Paramètres du flux de travail de facturation au maître d'ouvrage

Ces paramètres ne sont disponibles que si votre entreprise active l'outil Flux de travail et qu'un modèle de flux de travail est attribué au projet. Voir Assigner un modèle de flux de travail personnalisé à un projet. Pour savoir comment configurer les paramètres, voir Configurer un modèle de flux de travail personnalisé pour les factures au maître d'ouvrage d'un projet.