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Comment utiliser des étiquettes avec des dates d’expiration dans Planification de la main-d’œuvre ?

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Contexte

Les étiquettes sont des critères spécifiques qui peuvent être créés et ajoutés aux personnes et aux projets dans Workforce Planning. Pour les personnes, les balises peuvent stocker les dates d'expiration, ce qui peut aider à savoir quand des actions doivent être entreprises, par exemple lorsqu'une personne doit suivre une formation ou mettre à jour une certification. Les étiquettes courantes incluent CPR, Fork Lift, OSHA, etc. Vous pouvez configurer des profils de notification pour recevoir des alertes sur les balises qui arrivent à expiration ou suivre les dates d'expiration à l'aide du rapport Balises nécessitant une action.

Réponse

Pour utiliser des étiquettes avec des dates d'expiration, procédez comme suit :

  1. Configurer les balises pour Workforce Planning
  2. Assigner des étiquettes à des personnes
  3. Configurer et assigner des profils de notification
  4. Exporter le rapport Balises nécessitant une action

1. Configurer les balises pour Workforce Planning

Commencez par créer les balises que vous souhaitez suivre. Lors de la configuration de la balise, cochez la case pour suivre la date d'expiration et saisissez un nombre de jours pour être averti avant l'expiration de la balise.

  1. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png icône.
  3. Cliquez sur Balises .
  4. Facultatif : pour regrouper les balises dans des catégories, cliquez sur Regrouper les balises dans les catégories ? basculer sur Activé .
    1. Pour créer une nouvelle catégorie de tag, cliquez sur Nouveau dans la section « Catégories ».
    2. Saisissez le nom de la catégorie .
    3. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Dans la section Étiquettes, cliquez sur Nouveau.
  6. Configurez votre balise avec les propriétés suivantes :
    1. Nom *. Saisissez le nom du tag.
    2. Couleur . Saisissez la couleur de l'étiquette.
    3. Exiger une date d'expiration . Cochez cette case si la balise nécessite une date d'expiration.
      Remarque : si une date d'expiration est requise, la date d'expiration doit être ajoutée lors de l'ajout de l'étiquette au profil d'une personne. Ceci est couramment utilisé pour suivre les certifications d'une personne. Pour plus d'informations, voir Comment utiliser les étiquettes avec des dates d'expiration ?
    4. Nbre de jours d'avertissement avant expiration . Saisissez le nombre de jours à l'avance pendant lesquels la personne sera informée de l'expiration de son tag.
    5. Globalement accessible à tous les groupes . Cochez cette case si vous souhaitez rendre cette étiquette disponible dans tous les groupes. Voir Configurer des groupes pour Workforce Planning .
    6. Groupes *. Si vous choisissez de ne pas rendre la balise disponible pour tous les groupes, sélectionnez les groupes qui doivent avoir accès à la balise.
    7. Abréviations (5 caractères) . Saisissez l'abréviation du tag.
    8. Catégories. Si vous choisissez de catégoriser vos balises, sélectionnez les catégories dans lesquelles la balise doit apparaître.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

2.  Assigner des étiquettes à des personnes

Ensuite, assignez la balise aux personnes et saisissez la date d'expiration. La date d'expiration peut être la date à laquelle une personne doit suivre un cours ou la date d'expiration de sa certification.

Suivez ces étapes pour :

Ajouter des étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
  3. Recherchez la fiche utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur leur nom.
  4. Recherchez la section « Balises » et cliquez sur Nouveau .
  5. Dans le menu déroulant, sélectionnez la balise souhaitée et cliquez sur Enregistrer .
  6. Facultatif : chargez tous les fichiers liés à l'étiquette, par exemple une preuve de certification.
  7. Si la balise nécessite une date d'expiration, ajoutez la Date d'expiration .
    Remarque : ceci est couramment utilisé lors de l'ajout d'étiquettes pour les certifications.
  8. Cliquez sur Terminé.

Modifier les étiquettes des personnes

  1. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
  3. Recherchez la fiche utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur le nom .
  4. Recherchez la section « Étiquettes » et cliquez sur Modifier.
  5. Cliquez sur l' engrenage icon-gear-wfp.png à côté de l'étiquette que vous souhaitez modifier.
  6. Facultatif : chargez tous les fichiers liés à l'étiquette, par exemple une preuve de certification.
  7. Facultatif : mettez à jour la date d'expiration .
  8. Cliquez sur Terminé.

Supprimer les étiquettes pour les personnes

  1. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
  3. Recherchez la fiche utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur leur nom.
  4. Recherchez la section « Étiquettes » et cliquez sur Modifier.
  5. Cliquez sur l’icône Remove icon-gear-wfp.png à côté de l’étiquette que vous souhaitez supprimer.
  6. Cliquez sur Supprimer la balise .

3. Configurer et assigner des profils de notification

Pour recevoir des alertes sur l'expiration des balises, créez ou mettez à jour un profil de notification existant et assignez ce profil aux utilisateurs qui doivent recevoir les alertes.
Remarque : les utilisateurs ne peuvent avoir qu'un seul profil de notification à la fois.

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau Entreprise.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètresicons-settings-gear.png .
  3. Sélectionnez Profils de notification .
  4. Cliquez sur Nouveau.
  5. Saisissez le nom du profil de notification.
  6. Sélectionnez les notifications souhaitées concernant les balises que l'utilisateur doit recevoir :
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois que vous avez configuré le profil de notification, assignez-le à l’utilisateur qui doit recevoir l’alerte :

  1. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
  3. Recherchez la fiche utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur son nom .
  4. Recherchez la section « Info » et cliquez sur Modifier.
  5. Recherchez « Profil de notification » et sélectionnez le profil avec les notifications que l'utilisateur doit recevoir.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

4. Exporter les étiquettes nécessitant un rapport d’action

Pour afficher un rapport des balises expirées ou dans leur fenêtre d'avertissement, vous pouvez exporter le rapport Balises nécessitant une action.

  1. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
  2. Cliquez sur Rapports et sélectionnez Balises nécessitant une action .
  3. Dans la liste déroulante, choisissez la Catégorie de balises.
  4. Cochez les cases des balises à inclure dans le rapport.
    Remarque : vous ne pouvez choisir que des balises configurées avec une date d'expiration.
  5. Configurez votre rapport avec les options suivantes :
    • Pour « Inclure les balises qui n'ont pas expiré mais qui se trouvent dans leur plage d'avertissement », déplacez le bouton à bascule en position Activé . Voir Comment utiliser les étiquettes avec des dates d'expiration dans Workforce Planning ?
      Remarque : si cette bascule est désactivée, seules les balises expirées sont incluses dans votre rapport.
    • Pour « Afficher le numéro d'employé », déplacez le bouton à bascule sur la position ON .
    • Pour « Afficher le titre du poste de l'employé », déplacez le bouton à bascule sur la position ACTIVÉ.
    • Sélectionnez si vous souhaitez afficher l'étiquette par Nom , Abréviation ou Les deux .
    • Pour « Afficher la date d'expiration », déplacez le bouton à bascule sur la position ON .
    • Pour « Afficher le délai jusqu'à l'expiration », déplacez le bouton à bascule sur la position ON .
  6. Cliquez sur l' exportation icon-export-wfp.png , puis sélectionnez pour télécharger un fichier CSV ou PDF . 
    • Si vous exportez un PDF, sélectionnez l' orientation de la page et le format du papier .
  7. Cliquez sur Exporter a format CSV ou Exporter au format PDF.
 Conseil

Si un rapport n'est pas immédiatement téléchargé, vous pouvez vérifier son statut en accédant à Rapports et téléchargement en file d'attente .