Ajout d'un type de correspondance de modèle
Objectif
Ajouter un type de correspondance de modèle.
Contexte
Procore a créé plusieurs types de correspondance de modèles basés sur des cas d'utilisation et des pratiques recommandées dans le domaine de la construction. Ces types de correspondance de modèles ont un ensemble de champs par défaut unique et peuvent être ajoutés à un ou plusieurs projets après avoir suivi les étapes ci-dessous.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau entreprise.
- Les types de correspondance de modèle qui ont déjà été ajoutés au compte Procore de votre entreprise ne sont pas inclus dans la liste « Choisir des modèles ».
- Si votre entreprise a déjà créé un type personnalisé portant le même nom qu'un type de modèle ci-dessous, le type de modèle peut ne pas apparaître dans la liste « Choisir des modèles» .
Procédure
- Accédez à l'outil Admin au niveau entreprise.
- Sous "Paramètres de l'outil", cliquez sur Correspondance.
- Cliquez sur l'onglet Types .
- Cliquez sur +Créer.
- Dans la fenêtre « Ajouter un type de correspondance », sélectionnez le bouton Démarrer à partir d'un modèle . (Voir Créer un nouveau type de correspondance pour plus d'informations sur l'option Créer un nouveau type personnalisé .)
- Cochez la case à côté de chacun des types de modèles de correspondance suivants que vous souhaitez ajouter à votre entreprise :
Remarque : lisez la section Éléments à prendre en compte ci-dessus pour vous assurer de comprendre pourquoi certains types de modèles peuvent ne pas apparaître dans la liste « Choisir des modèles ».
Nom et préfixe du modèle Exemple d'utilisation Configurations par défaut des ensembles de champs Addendum (ADD) Il s'agit d'une notification officielle d'un changement dans le projet avant l'émission du contrat de construction. Les addenda peuvent être émis pour modifier la date de soumission, ajouter ou supprimer l'étendue des travaux, ajouter des exigences en matière de prix unitaires, modifier les conditions du projet, etc. Quelles sont les configurations par défaut des champs pour le modèle de correspondance "Addendum" de Procore ? Bulletin (B) Il s'agit d'une notification officielle de changement dans le projet après l'émission du contrat de construction. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le modèle de correspondance "Bulletin" de Procore ? Demande de modification (DM) Il s'agit d'un ajustement du prix du contrat, d'une prolongation de la durée du contrat ou d'une modification du contrat. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le modèle de correspondance « Demande de changement » de Procore ? Instruction du client (IC) Il s'agit d'une directive formelle généralement envoyée par le client au constructeur pour élargir l'étendue des travaux, ajouter de nouveaux matériaux au projet, ou pour régler des problèmes et retravailler. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de modèle de correspondance « Instruction du client » de Procore ? Contraintes (CON) Cela permet d'identifier les contraintes (une condition, un organisme ou une force qui entrave la progression vers un objectif ou un but). Quelles sont les configurations par défaut des champs pour le type de correspondance de modèle "Contraintes" de Procore ? Avis d'alerte précoce (AAP) Cela permet aux parties de signaler rapidement tout ce qui pourrait retarder les travaux ou augmenter les coûts, dès qu'elles en ont connaissance. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Avis d'alerte précoce » de Procore ? Prolongation de délai (EOT) Succédant à l'avis de retard, il s'agit d'une communication en amont de l'entrepreneur au maître d'ouvrage ou du sous-traitant à l'entrepreneur identifiant l'événement pertinent qui a causé le retard. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Prolongation du délai » de Procore ? Correspondance générale (CG) Cela peut être utilisé lorsqu'une communication ne correspond pas à un type spécifique. Quelles sont les configurations des ensembles de champs par défaut pour le type de correspondance du modèle « Correspondance générale » de Procore ? Enseignements tirés (ET) Il s'agit d'une identification et d'une évaluation des enseignements que l'on peut tirer d'un projet et qui pourraient être appliquées à d'autres projets. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Enseignements tirés » de Procore ? Lettres (L) Il s'agit d'une communication formelle. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Lettres » de Procore ? Lettres d'engagement (LE) Elles peuvent être utilisées à diverses fins, mais le plus souvent elles sont utilisées dans le cadre d'un appel d'offres pour informer un client de votre intention de soumissionner pour un projet. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Lettres d'engagement » de Procore ? Demande de matériel (DM) De nombreuses entreprises émettent des demandes de matériel (ou d'achat) avant l'établissement d'un bon de commande afin d'informer les parties responsables de l'équipement ou du matériel nécessaire à la réalisation d'un projet. Les parties responsables confirment généralement la disponibilité des articles demandés dans les délais requis par le projet. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Demande de matériel » de Procore ? Plan d'atténuation (PA) Cela permet d'identifier et d'affecter des plans pour faire face aux événements inattendus (risques) qui surviennent sur un projet et qui pourraient avoir un impact négatif sur les dates de livraison initialement prévues et/ou sur les coûts du projet. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Plan d'atténuation » de Procore ? Avis de retard (AR) Précurseur de l'avis de prolongation de délai, il est utilisé pour présenter une réclamation visant à prolonger la date d'achèvement ou à recouvrer les coûts d'un projet. La plupart des contrats comportent des clauses relatives aux retards ou aux avis de réclamation qui précisent les conditions de leur présentation. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Avis de retard » de Procore ? Ordre d'exécution (OE) Une lettre de notification du maître d'ouvrage adressée à l'entrepreneur indiquant la date à laquelle l'entrepreneur peut commencer les travaux du projet. Cette date marque le début de la période d'exécution du contrat. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Ordre d'exécution » de Procore ? Notification de forfait (NF) Notification proactive à l'entrepreneur responsable des travaux qui ne sont pas exécutés conformément aux attentes, indiquant un montant qui sera imposé à l'entrepreneur responsable si le problème n'est pas résolu à la date d'échéance fixée. Il s'agit de l'étape précédant un événement de modification ou un ordre de modification. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Notification de forfait » de Procore ? Demande de permis (DP) Utilisé comme méthode d'identification et de suivi du statut des permis de projet. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Demande de permis » de Procore ? Demande de projet (DP) Utilisé comme méthode de suivi pour tous les projets potentiels qui pourraient être envisagés, dont beaucoup nécessitent un examen formel et un processus d'approbation, avant que le projet ne soit financé. Quelles sont les configurations par défaut des ensembles de champs pour le type de correspondance de modèle « Demande de projet » de Procore ? Identification des risques (IR) Permet d'identifier, de quantifier et d'attribuer les risques du projet (événements inattendus qui pourraient avoir un impact négatif sur les dates et les coûts de livraison initialement prévus). Quelles sont les configurations par défaut des champs pour le type de correspondance du modèle « Identification des risques » de Procore ? Directives du site (DS) Il s'agit d'une directive formelle généralement envoyée aux parties prenantes du projet pour étendre la portée du travail ou pour acheter ou tester de nouveaux matériaux pour le projet. Elle peut également être utilisée pour traiter les problèmes de défauts et les travaux de reprise. Quelles sont les configurations des ensembles de champs par défaut pour le type de correspondance du modèle « Directives du site » de Procore ? Transmission (T) Il s'agit d'un enregistrement de preuve pour la transmission des informations du projet telles que les fichiers, les échantillons et autres documents de construction. Les transmissions indiquent quels éléments ont été envoyés, quand ils ont été envoyés et à qui ils ont été envoyés.
Remarque : si ce type n'apparaît pas dans la liste, votre entreprise a peut-être déjà un type de correspondance configuré personnalisé appelé « Transmission ».
Quelles sont les configurations d'ensemble de champs par défaut pour le type de correspondance du modèle « Transmission » de Procore ? - Facultatif : Cochez la case Les éléments sont privés par défaut si vous souhaitez que tous les éléments créés sous ce type de correspondance soient privés par défaut.
- Facultatif : cochez la case Envoyer des rappels par e-mail pour les éléments en retard si vous souhaitez que Procore envoie des rappels automatiques par e-mail aux personnes assignées lorsqu'un élément auquel elles sont assignées est en retard. L'activation ou la désactivation de cette fonctionnalité affecte tous les projets qui utilisent ce type de correspondance. Il s'agit d'une fonctionnalité globale qui ne peut pas être configurée pour un seul projet.
- Cliquez sur Ajouter.
Cela crée un ensemble de champs configurables pour le type de correspondance du modèle qui peut être appliqué aux projets existants, défini comme ensemble de champs par défaut pour le type de correspondance sur les nouveaux projets, ou modifié.