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Procore

Préparer les données à synchroniser entre planifications des ressources et Procore

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Objectif

Préparer les données à synchroniser entre la planification des ressources et d’autres outils Procore.

Contexte

Lors de la configuration de la planification des ressources, les clients doivent d’abord choisir comment ils souhaitent ajouter des informations à la planification des ressources. Voir Quelles intégrations sont disponibles pour la planification des ressources. Après avoir choisi comment importer les informations dans la planification des ressources, vous pouvez choisir de synchroniser les données des personnes et du projet afin que les informations restent synchronisées dans la planification des ressources et d’autres outils Procore :

  • Les personnes répertoriées dans la liste des personnesse synchronisent de manière unidirectionnelle entre la planification des ressources et l’annuaire de l’entreprise dans Procore.
  • Les projets se synchronisent de manière unidirectionnelle entre la liste des projets dans la planification des ressources et l’outil Portefeuille dans Procore.

Les données sur les personnes mises à jour dans la planification des ressources sont synchronisées au moment d’une modification et généralement mises à jour dans l’outil Annuaire de l’entreprise en moins d’une minute. Pour les données de projet, si Planification des ressources est votre système d’enregistrement, les informations mises à jour dans la liste des projets sont immédiatement synchronisées avec l’outil Portefeuille. Si l’outil Portefeuille est votre système d’enregistrement, les données mises à jour dans l’outil Portefeuille sont synchronisées une fois par heure avec la liste des projets dans la planification des ressources.

Procédure

  1. Travaillez avec l’équipe de votre compte Procore pour identifier votre ou vos systèmes d’enregistrement dans lesquels vous ajouterez et gérerez des personnes et des projets. Voir Quelles intégrations sont disponibles pour la planification des ressources ?
  2. Travaillez avec l’équipe de votre compte Procore pour déterminer si vous souhaitez que toutes les personnes soient synchronisées ou si vous souhaitez que seuls les utilisateurs (personnes marquées comme « Utilisateurs » ou « Les deux » dans la planification des ressources) soient synchronisés.
  3. Identifiez si des personnes existent actuellement à la fois dans planifications des ressources et dans l’annuaire de Procore et mettez à jour leurs informations afin que leurs enregistrements d’utilisateurs puissent être liés. ​​​​​S’il existe des personnes dans les deux systèmes, procédez comme suit afin que les données puissent être liées entre planifications des ressources et Procore :
    Remarque

    Il est important que les données soient nettoyées au préalable, sinon des enregistrements en double peuvent être créés.

    Si tous les champs ci-dessous ne correspondent pas, il y a de fortes chances que la synchronisation soit interrompue et ne puisse pas être reliée, créant ainsi des enregistrements en double.

    Les personnes inactives ne sont pas synchronisées dans cette configuration initiale. Cependant, une fois ce processus de configuration initiale terminé, les enregistrements des personnes désactivées seront synchronisés entre planifications des ressources et Procore.

    1. Révisez vos champs de données de personnes entre la liste des personnes dans la planification des ressources et l’annuaire de votre entreprise dans Procore (utilisateurs et contacts). Les champs suivants doivent correspondre entre la liste des personnes et l’annuaire de votre entreprise Procore avant d’activer la synchronisation des personnes :
      • Prénom
      • Nom
      • Adresse électronique
      • ID de l'employé
      • Cochez la case « Est un employé » pour les utilisateurs dans l’annuaire Procore.
    2. Assurez-vous que les utilisateurs de l’annuaire de l’entreprise Procore que vous souhaitez gérer dans la planification des ressources sont des « utilisateurs » ou des « deux » dans votre liste de personnes de la planification des ressources. Si les utilisateurs figurent dans l’annuaire de l’entreprise, mais pas encore dans la liste des personnes, procédez comme suit :
      1. Accédez à l’annuaire de l’entreprise.
      2. Recherchez l’utilisateur qui doit être ajouté dans la planification des ressources et cliquez sur Modifier.
      3. Assurez-vous que la case Est un employé est cochée. 
      4. Mettez à jour l’autorisation de l’utilisateur pour avoir un accès en lecture seule ou supérieur à l’outil Planification des ressources.
      5. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
      6. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
      7. Cliquez sur Nouveau.
      8. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
        • Prénom. Le prénom de la personne.
        • Nom de famille. Le nom de famille de la personne.
        • Courriel. Adresse e-mail de la personne.
          Note: Celle-ci doit correspondre à l’adresse e-mail figurant dans l’annuaire de l’entreprise.
        • Tapez. Sélectionnez Utilisateur ou Les deux.
        • Autorisation. Sélectionnez le niveau d’autorisation de l’utilisateur. 
        • Groupe. Le groupe de la personne. Voir Configurer des groupes pour la planification des ressources.
      9. Cliquez sur Enregistrer.
    3. Assurez-vous que les contacts de votre annuaire d’entreprise Procore que vous souhaitez gérer dans la planification des ressources sont des personnes « assignables » dans votre liste de personnes de la planification des ressources.
      Note: Ignorez cette étape si vous avez choisi de synchroniser uniquement les utilisateurs.
      1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
      2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes.
      3. Cliquez sur Nouveau.
      4. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
        • Prénom. Le prénom de la personne.
        • Nom de famille. Le nom de famille de la personne.
        • Numéro d’identification de l’employé. L’identifiant de l’employé de la personne.
          Note: Celui-ci doit correspondre à l’identifiant de l’employé dans l’annuaire de l’entreprise.
        • Tapez. Sélectionnez Assignable.
        • Groupe. Le groupe de la personne. Voir Configurer des groupes pour la planification des ressources.
      5. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Par défaut, les projets sont synchronisés entre l’outil Portefeuille de Procore et la planification des ressources. Si vous préférez que les données du projet proviennent de la planification des ressources, veuillez en discuter avec votre point de contact Procore.
  5. Contactez votre point de contact Procore pour lancer la synchronisation des données. Cela peut se faire par e-mail ou en envoyant support@procore.com par e-mail. 
  6. L’équipe de votre compte Procore exécutera un processus de liaison de données unique qui garantira que les données existantes des employés sont liées entre Procore et planifications des ressources. 
  7. Procore lancera la synchronisation des données entre planifications des ressources et Procore.
  8. À l’avenir, tous les nouveaux projets dans votre système d’enregistrement seront synchronisés entre planifications des ressources et Procore.
  9. À l’avenir, toutes les nouvelles personnes seront gérées dans la liste des personnes de la Planification des ressources et resteront synchronisées entre la Planification des ressources dans Procore. Voir Ajouter des personnes à la planification des ressources.
    Remarque
    • Gérez tous les employés via la planification des ressources pour vous assurer que votre liste de personnes et votre annuaire de l’entreprise sont toujours synchronisés et éviter de maintenir deux listes.
    • Les personnes sont synchronisées avec l’annuaire de l’entreprise Procore une fois chaque synchronisation horaire des données terminée. 
    • Si vous ajoutez un utilisateur à l’annuaire de l’entreprise dans Procore, les données ne seront pas synchronisées. La synchronisation des données est unidirectionnelle entre la liste des personnes et l’annuaire de l’entreprise.