Ajouter des personnes à la planification des ressources
Objectif
Ajouter des personnes pour la planification des ressources.
Contexte
Pour les projets utilisant les outils Planification des ressources et Suivi des ressources, vous pouvez gérer votre ressource à l’aide de la liste des personnes dans Planification des ressources. Les personnes que vous ajoutez ici peuvent être utilisées pour les affectations de ressources, ainsi que dans les Feuilles horaires du projetoutils Équipes et Feuilles horaires.
Vous avez trois options lorsque vous créez des personnes dans la planification des ressources : « Utilisateur », « Assignable » ou « Les deux ».
Remarque
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Les deux
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Utilisateur
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Assignable
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Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises
- Pour les projets utilisant les outils Planification des ressources et Suivi des ressources, les utilisateurs et les contacts DOIVENT être ajoutés à l’aide de la liste des personnes dans la Planification des ressources. Les personnes ajoutées à l’annuaire de l’entreprise ne seront PAS disponibles pour la planification des ressources.
- Lorsque vous ajoutez des « utilisateurs » ou « les deux » dans la planification des ressources, vous devez également leur envoyer une invitation depuis l’annuaire de l’entreprise afin qu’ils puissent définir leur mot de passe dans Procore. Voir les instructions ci-dessous.
- Si les synchronisations de données sont activées :
- Les personnes ajoutées dans la planification des ressources sont automatiquement ajoutées à l’annuaire de l’entreprise en tant qu’utilisateurs ou contacts.
- Vous pouvez choisir de synchroniser toutes les personnes ou uniquement les utilisateurs (personnes ajoutées dans la planification des ressources en tant qu'« utilisateur » ou « les deux »).
- Les personnes ajoutées dans la planification des ressources en tant qu’utilisateur ou « les deux » sont créées en tant qu’utilisateurs dans l’annuaire de l’entreprise et sont ajoutées en tant qu’employés de votre entreprise.
- Les personnes ajoutées en tant qu'« assignables » sont créées en tant que contacts dans l’annuaire de l’entreprise.
- Pour voir quelles informations sont ajoutées à l’annuaire de l’entreprise, voir Quelles informations sur les personnes sont synchronisées entre la planification des ressources et l’annuaire de l’entreprise Procore ?
- La liste des personnes vous permet d’ajouter des champs supplémentaires relatifs à vos utilisateurs et contacts qui n’apparaissent pas dans l’annuaire de l’entreprise.
Conditions préalables
Procédure
L’ajout de personnes à la planification des ressources est un processus en deux étapes. La deuxième étape du processus diffère selon que les synchronisations de données sont activées ou non. Pour ajouter des personnes, vous devez :
- Ajouter des personnes à la planification des ressources
- Ajouter des personnes à l’annuaire de l’entreprise Procore. Ce processus diffère selon que les synchronisations de données sont :
Ajouter des personnes à la planification des ressources
- Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
- Cliquez sur Personnes et Liste des personnes dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Nouveau.
- Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
- Prénom. Saisissez le prénom de la personne.
- Nom. Saisissez le nom de famille de la personne.
- Titre du poste. Sélectionnez le titre du poste de la personne dans la liste déroulante.
- Messagerie électronique. Saisissez l’adresse e-mail de la personne.
Remarque: si vous créez un utilisateur, l’adresse e-mail est requise. - Téléphone. Saisissez le numéro de téléphone de la personne.
- ID de l’employé #. Saisissez le numéro d’identification de l’employé de la personne.
- Type. Sélectionnez si la personne doit être un « utilisateur », « assignable » ou « les deux ».
- Utilisateur. Un « Utilisateur » est une personne qui peut se connecter à Procore. Les utilisateurs seuls ne peuvent PAS être assignés en tant que ressources pour les projets de planification des ressources.
- Assignable. Une personne « assignable » est une personne à qui l’on peut confier une affectation de ressources, mais qui ne peut pas se connecter à la planification des ressources.
- Les deux. Une personne qui est « Les deux » peut se connecter à Procore et se voir confier une affectation de ressources.
- Activez les SMS. Sélectionnez si la personne doit recevoir des messages SMS (Short Message Service) de Procore concernant ses affectations de ressources. Voir Qu’est-ce qu’une alerte d’affectation dans la planification des ressources ?
Notes:- Des frais de messagerie et de transmission de données peuvent s’appliquer.
- Si vous activez les notifications par SMS, un numéro de téléphone est requis.
- Activer l’e-mail. Indiquez si la personne doit recevoir des e-mails de Procore concernant ses affectations de ressources. Voir Qu’est-ce qu’une alerte d’affectation dans la planification des ressources ?
Remarque: l’adresse e-mail de la personne est requise lorsque vous sélectionnez Activer l’e-mail. - Niveau d’autorisation. Sélectionnez le niveau d’autorisation de la personne pour l’outil Planification des ressources. Voir Créer des modèles d’autorisation pour la planification des ressources
Note: Ce champ est obligatoire si la personne est ajoutée en tant qu'« Utilisateur » ou « Les deux ». - Groupe. Sélectionnez l’accès de la personne aux groupes dans l’outil Planification des ressources.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Optionnel: Ajoutez des informations supplémentaires sur la personne sur sa page de détails. Voir Modifier des personnes dans la planification des ressources.
Ajouter des personnes à l’annuaire de l’entreprise Procore
L’ajout de personnes à Procore est différent selon que les synchronisations de données entre Procore et Planification des ressources sont activées ou non. Suivez les instructions ci-dessous en fonction de votre configuration de synchronisation de données :
Ajout de personnes avec les synchronisations de données activées
Si les synchronisations de données sont activées, les personnes « Utilisateurs » ou « Les deux » sont automatiquement ajoutées à l’annuaire de l’entreprise toutes les heures. Une fois cette synchronisation terminée, vous devez envoyer une invitation depuis l’annuaire de l’entreprise afin que l’utilisateur puisse définir son mot de passe dans Procore.
Sinon, si vous avez effectué un chargement de données unique pour la planification des ressources, vous devez inviter vos utilisateurs dans Procore afin qu’ils puissent définir leur mot de passe dans Procore.
- Accédez à l’outil Annuaire de l’entreprise une fois que planifications des ressources et Procore se sont synchronisés.
- Cliquez sur Utilisateurs.
- Localisez la personne que vous souhaitez inviter.
- Dans la colonne « Invitation » tout à droite, choisissez l'option appropriée :
- Si l'utilisateur n'a PAS été invité à Procore, cliquez sur Inviter.
OU - Si l’utilisateur a déjà été invité à Procore, cliquez sur Réinviter.
Procore envoie à la personne une invitation à Procore en utilisant son adresse e-mail dans l’annuaire de l’entreprise.- Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le système a envoyé un e-mail de bienvenue à cette personne.
- Si c'est la première fois que vous invitez cette personne à rejoindre Procore, l'étiquette du bouton passe de « Inviter » à « Réinviter ».
- Si vous avez déjà invité cette personne à rejoindre Procore, l'étiquette du bouton indiquera toujours « Réinviter ».
- Si l'utilisateur n'a PAS été invité à Procore, cliquez sur Inviter.
Une fois qu’un utilisateur a accepté son invitation et défini un mot de passe, il peut se connecter à Procore et accéder à la planification des ressources.
Ajouter des personnes avec les synchronisations de données désactivées
Si les synchronisations de données sont désactivées, les utilisateurs sont gérés séparément dans planifications des ressources et Procore. Pour accéder à la planification des ressources, les utilisateurs doivent disposer de mots de passe définis dans les deux systèmes pour la même adresse e-mail. Ces étapes permettent d’ajouter le nouvel utilisateur de la planification des ressources à l’annuaire de l’entreprise dans Procore.
- Accédez à l'outil Annuaire au niveau entreprise.
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
- Saisissez les données suivantes :
- Prénom. Saisissez le prénom du nouvel utilisateur.
- Nom de famille. Saisissez le nom de famille du nouvel utilisateur.
- Adresse e-mail. Saisissez l’adresse e-mail du nouvel utilisateur.
Note: Cette adresse électronique doit correspondre à l’adresse électronique ajoutée à la planification des ressources. - Modèle d’autorisations de projet (par défaut). Sélectionnez l’une des options dans la liste déroulante.
Note: Pour en savoir plus sur les modèles d’autorisation de projet, consultez Gérer les modèles d’autorisation de projet. - Modèle d’autorisations de l’entreprise. Sélectionnez l’une des options dans la liste déroulante.
Important
Pour accéder à l’outil Planification des ressources, les utilisateurs doivent également disposer d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures pour l’outil Planification des ressources. Pour ce faire, créez et appliquez des modèles d’autorisations dans l’outil Autorisations de Procore, et appliquez-les ici. Voir Créer un modèle d’autorisation de l’entreprise
- Cliquez sur Créer.
Vous êtes redirigé vers le profil de l’utilisateur dans l’annuaire au niveau entreprise où vous pouvez mettre à jour les informations de l’entreprise, les informations personnelles et d’autres paramètres du projet comme décrit ci-dessous. - Cochez la case Est un employé de [Nom du client].
- Repérez la section « Modèles d’autorisation de l’entreprise » et activez les autorisations Prêt uniquement ou supérieures pour l’outil Planification des ressources.
- Optionnel: Mettez à jour toute information supplémentaire pour la personne que vous ajoutez.
- Cliquez sur Enregistrer et envoyer l’invitation à Procore.
Une fois qu’un utilisateur a accepté son invitation et défini un mot de passe, il peut se connecter à Procore et accéder à planifications des ressources.