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Procore

Créer des contrats clients

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Version limitée
flag-us.png  L'outil Contrats clients est disponible en version limitée pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire de point de vue Procore pour les entreprises spécialisées. Pour en savoir plus, voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?

Objectif

Créer un (1) ou plusieurs contrats clients pour un projet Procore.

Contexte

Un contrat client est un accord formel et légal entre une entreprise spécialisée et une entreprise générale ou un client. Dans cette relation, l'entreprise spécialisée a un accord juridique avec une entreprise générale ou un client en amont.

Exemples

Quand créer un contrat unique ?

La plupart des clients Procore qui gèrent leurs projets de construction dans Procore créent un contrat pour un seul projet de construction. Par exemple, si vous êtes une entreprise spécialisée dans les travaux électriques, vous pouvez créer un contrat unique avec une entreprise générale pour les travaux que vous réalisez pour ce sous-traitant.

Quand créer plusieurs contrats ?

Si un projet a plusieurs sources de financement, plusieurs sources de financement et/ou plusieurs méthodes de livraison de projet, vous pouvez également choisir de créer des contrats clients multiples pour un même projet. Si vous choisissez de créer plusieurs contrats dans un seul projet Procore, il existe certaines limitations. Pour plus de détails, voir Y a-t-il des limitations du système lorsque les projets ont des contrats clients multiples ? Les raisons du choix de créer des contrats clients multiples incluent :

  • Sources de financement multiples. Un projet peut disposer de plusieurs EG ; chacun fournit un montant pour le financement du projet. Par exemple, une personne, une entreprise, une autorité publique, ou une combinaison de tous ces exemples. Voir « Configurer les paramètres : Contrats clients ».
  • Plusieurs étapes. Un projet peut être découpé en étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats distincts pour la pré-construction, le cours de la construction et l'entretien/la maintenance.
  • Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats distincts pour les fondations, la plomberie, le CVC, etc.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet.
      OU
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Contrats clients du projet avec l'autorisation granulaire « Créer des contrats clients » activée dans votre modèle d'autorisation.
  • Restrictions :
  • Avant de créer plusieurs contrats sur un projet, voir Y a-t-il des limitations système lorsque les projets ont plusieurs contrats client ?
  • Étant donné que les données du contrat sont sensibles, Procore n'envoie PAS de notifications automatiques par e-mail aux utilisateurs ou aux listes de distribution. Si vous devez envoyer un contrat à un autre utilisateur par e-mail, voir Envoyer un contrat client par e-mail.
  • Informations supplémentaires :
    • La plupart des entreprises générales utilisent l'outil Budget du projet pour gérer les coûts et les contrats de sous-traitance. L'accès à l'outil Budget est généralement limité pour que le client ou l'EG qui finance le projet ne puisse pas voir le budget. 
    • Vous pouvez ajouter plusieurs postes avec le même code de coût et les mêmes affectations de type de coût. Pour faire la distinction entre les postes, saisissez un résumé descriptif dans le champ Description.
    • Si vous ne souhaitez pas saisir de code de coût pour un poste, vous pouvez saisir « Aucun ».

Conditions préalables

Procédure

Avec les autorisations utilisateur adéquates, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats sur un projet Procore.

 Important
Avant de créer des plusieurs contrats, veuillez lire Y a-t-il des limitations du système lorsque des projets ont des contrats avec plusieurs clients ?
  1. Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
  2. Cliquez sur Créer.

    create-a-single-prime-contract.png
  3. Dans l'onglet Général, sous Informations générales, procédez comme suit :
    Remarques
    • Il n'y a pas de champs obligatoires lors de la création d'un nouveau contrat.
    • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l'entrée de données, Procore enregistre le contrat, vous répertorie comme son créateur et le place au statut Ébauche.
    • Signer avec DocuSign©
      Si vous avez activé l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît par défaut dans cette case. Si vous ne souhaitez PAS signer le contrat client avec DocuSign®, décochez la case.
    • Numéro de contrat
      Acceptez le numéro de contrat par défaut, saisissez un nouveau numéro pour ce contrat ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour ce contrat et les futurs contrats.
      Remarques
      • Si vous prévoyez de créer plusieurs contrats, Procore attribue les numéros des nouveaux contrats dans un ordre séquentiel. Par exemple : 1, 2, 3, et ainsi de suite.
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, saisissez n'importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue les numéros dans l'ordre séquentiel en utilisant votre schéma. Par exemple, saisissez PC-1, PC-01, ou PC-001.
    • Titre
      Saisissez un nom descriptif pour le contrat.
    • CG/client
      Sélectionnez l'entreprise générale ou le client dans la liste déroulante.
    • Architecte/Ingénieur
      Sélectionnez l'architecte responsable du projet dans la liste déroulante.
    • Sous-traitant
      Saisissez le nom de l'entreprise correspondant au sous-traitant principal qui gère le projet de construction. Si c'est vous qui configurez le contrat, il s'agit généralement du nom de votre entreprise.
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel du contrat. Vous avez le choix entre les options suivantes : Ébauche, Envoyé pour appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé et Résilié.
      Remarque :       Vous ne pouvez créer des ordres de changement et des factures que si le statut du contrat est Approuvé ou Terminé.
    • Exécution
      Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté.
    • Rendre visible seulement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
      Cochez cette case pour limiter la visibilité aux utilisateurs disposant de l'autorisation « Admin » et aux utilisateurs désignés dans la case « Autoriser ces utilisateurs à afficher les éléments de ventilation des coûts ».
    • Autoriser ces utilisateurs à afficher les éléments de ventilation des coûts
      Cochez cette case et sélectionnez dans la liste déroulante un (1) ou plusieurs utilisateurs disposant des autorisations de niveau Lecture seule ou Standard sur l'outil Contrats clients.
    • Retenue de garantie par défaut
      Saisissez un pourcentage représentant le montant de la retenue de garantie pour les postes de la VDC de votre contrat. Par exemple, saisissez 10 %.
    • Description
      Entrez une description plus détaillée de votre contrat.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les fichiers pertinents à votre contrat. Par exemple, il peut être judicieux de joindre une copie numérique de votre contrat signé.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    Remarque
    L'astérisque (*) ci-dessous indique un champ qui peut être configuré pour être affiché ou masqué dans votre environnement de projet. Ceci peut être réalisé par un administrateur sur la page Configurer les paramètres.
    • Date créée
      Affiche la date de création du contrat. Vous ne pouvez pas modifier cette date.
    • Date de début
      Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
    • Date d'achèvement approximative
      Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
    • Date d'achèvement substantielle*
      Sélectionnez la date d'achèvement substantielle du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
       Conseil
      Si le champ Date d'achèvement substantiel est configuré sur votre projet, Procore met automatiquement à jour la valeur de la colonne pour qu'elle corresponde à la Date d'achèvement substantiel révisée de chaque ordre de changement au contrat client (OCCC) après l'approbation de chaque ordre de changement.
    • Date d'achèvement réelle
      Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
    • Date du contrat*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date d'entrée en vigueur du contrat, c'est-à-dire de la date à laquelle le contrat prend effet. 
    • Date de réception du contrat signé
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle le contrat signé a été reçu.
    • Date d'exécution*
      Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. Elle représente la date à laquelle le contrat a été signé par toutes les parties.
    • Date d'émission*
      Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. Elle représente la date à laquelle le contrat a été délivré aux deux parties.
    • Date de retour
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. 
    • Date de la lettre d'intention
      Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
    • Date de la lettre d'approbation*
      Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans le contrôle du calendrier.
    • Date de fin de contrat
      Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. Une date de fin de contrat est une date à laquelle toutes les parties ont rempli les obligations et les conditions du contrat.
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Inclusions. Précisez toute inclusion convenue dans le contrat.
    • Exclusions. Précisez toute exclusion convenue dans le contrat.
  6. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer par e-mail.
    Remarque
    Si vous avez cliqué sur Créer plus tôt dans ce processus, les étiquettes des boutons Créer et Créer et envoyer par e-mail affichent Enregistrer et Enregistrer et envoyer par e-mail.

Répétez les étapes ci-dessus pour créer des contrats supplémentaires.