Configurer les paramètres : Contrats clients

Objectif

Configurer les paramètres avancés de l'outil Contrats clients du projet. 

Contexte

Lors de la configuration d'un projet Procore, un utilisateur disposant de l'autorisation « Admin » dans l'outil Contrats clients va d'abord configurer les paramètres pour les utilisateurs de l'outil en suivant les étapes ci-dessous. Comme les utilisateurs peuvent créer un contrat principal ou plusieurs contrats clients sur un même projet (voir Créer des contrats clients), les paramètres répertoriés ci-dessous sont appliqués globalement à tous les contrats clients du projet :

• Configuration du contrat. Définir le nombre de niveaux d'ordre de changement principaux pour le projet vous donne la possibilité d'accorder aux utilisateurs une autorisation « Standard » sur l'outil Contrats clients, le privilège de créer des ordres de changement potentiels et la capacité de choisir si vous souhaitez rendre la ventilation des coûts (VDC) modifiable. 
• Distributions par défaut. Spécifiez les utilisateurs à inclure par défaut dans les notifications par e-mail envoyées depuis l'outil Contrats clients. 
• Sources de financement. Énumérez toutes les sources de financement liées au contrat client. Une source de financement peut inclure des fonds fédéraux, étatiques et locaux, des obligations, des subventions, des recettes fiscales, des prêts, des programmes, etc.

Vous pouvez également configurer des paramètres personnalisés à appliquer à tout contrat client créé par vos utilisateurs dans un projet unique. Pour en savoir plus, voir Modifier les Paramètres avancés pour un contrat client.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet.
• Informations supplémentaires :
  • Des paramètres supplémentaires sont disponibles pour le contrat client d'un projet dans l'onglet Paramètres avancés de l'outil. Voir Modifier les paramètres avancés pour un contrat client.

Conditions préalables

• Déterminez le nombre de niveaux d'ordre de changement que vous souhaitez appliquer au projet. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement dans l'outil Finances ?

Procédure

1. Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres .
3. Sous Configuration du contrat , procédez comme suit :
   
   1. Nombre de niveaux d'ordre de changement au contrat client
      Sélectionnez une option dans la liste déroulante pour définir la façon dont les ordres de changement seront gérés sur le projet :

       Important

      Ce paramètre ne peut pas être modifié après la création du premier ordre de changement sur le projet.
      • 1. Une configuration d'ordre de changement à un (1) niveau exige que les utilisateurs créent uniquement des ordres de changement au contrat client. Voir Créer un ordre de changement au contrat client.
      • 2 . Une configuration d'ordre de changement à deux (2) niveaux permet aux utilisateurs de créer un ordre de changement potentiel (voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat client ) qui peut ensuite être regroupé dans un ordre de changement au contrat client et envoyé à un utilisateur pour approbation. Il s'agit du paramètre par défaut pour les projets Procore. Il s'agit du paramètre par défaut.

        Remarques

        • Une configuration d'ordre de changement à trois (3) niveaux est également disponible. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Project Financials ?
        • Si le processus de facturation de votre entreprise ou de votre projet ne vous oblige PAS à regrouper tous les ordres de changement approuvés pour le mois en un seul ordre de changement combiné pour la signature finale, Procore recommande de configurer le paramètre de configuration des ordres de changement à deux niveaux dans l'outil Contrats client. 
   2. Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des OCP
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs disposant d'autorisations « Standard » de créer un OCP dans l'onglet Ordres de changement d'un contrat client.
      Remarque : Si vous décochez la case, seuls les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » pourront créer un OCP via l'onglet Ordres de changement d'un contrat client.
   3. Activer la ventilation des coûts toujours modifiable
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs disposant d'autorisations de modification d'ajouter, de mettre à jour et de supprimer des postes de la ventilation des coûts lorsque le contrat a un statut quelconque. Décochez la case pour empêcher les utilisateurs de modifier la ventilation des coûts. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?

      Remarque

      Pour les utilisateurs de Procore qui activent le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » , sachez que ce paramètre n'est PAS actuellement pris en charge lorsque votre projet est configuré pour utiliser l'un des outils Intégrations ERP de Procore. Gardez à l'esprit que seul un certain nombre de systèmes ERP intégrés prennent en charge une synchronisation unidirectionnelle entre le système ERP intégré et l'outil Contrats principaux de Procore. Il n'est PAS recommandé de mettre à jour les postes d'un contrat principal lorsque ses données sont synchronisées avec un système ERP intégré.
4. Sous Dates de contrat, les utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Admin de l'entreprise peuvent cliquer sur le lien page Ensembles de champs des contrats dans l'outil Admin de l'entreprise dans la bannière d'information BLEUE illustrée ci-dessous.

   Remarque

   La section « Dates de contrat » a été déplacée vers l'onglet « Ensemble de champs » dans l'outil « Admin » au niveau Entreprise. Pour savoir comment créer des ensembles de champs, voir Créer de nouveaux ensembles de champs configurables.
5. Sous Distributions par défaut, sélectionnez une personne dans chaque liste déroulante.
   • Contrat client
     Sélectionnez les distributions par défaut à inclure dans la communication concernant le contrat client. Il peut s'agir de personnes qui doivent revoir le contrat client avant qu'il ne soit approuvé.
   • Ordre de changement au contrat client
     Sélectionnez les distributions par défaut à inclure dans les communications sur les ordres de changement.
   • Demande d'ordre de changement au contrat client
     Sélectionnez les distributions par défaut à inclure dans les communications relatives aux demandes d'ordre de changement.                
   • Ordre de changement potentiel au contrat client
     Sélectionnez les distributions par défaut à inclure dans la communication sur les ordres de changement potentiels.
6. Cliquez sur Mettre à jour.
7. Sous Sources de financement, créez une liste de sources de financement pour votre projet. Une source de financement peut inclure des fonds fédéraux, étatiques et locaux, des obligations, des subventions, des recettes fiscales, des prêts, des programmes, etc. Voir Créer des contrats clients. 
   
   1. Nom. Saisissez le nom d'une source de financement dans la zone.
   2. Description. Saisissez une description de la source de financement dans la zone.
   3. Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter le poste.
8. Cliquez sur Mettre à jour.

Étape suivante

• Créer des contrats clients

Voir aussi

• Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ?
• Modifier les paramètres avancés d'un contrat client