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Procore

Envoyer un contrat client par e-mail

Version limitée
flag-us.png flag-canada.png  L'outil Contrats client est disponible en version limitée pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore for Specialty Contractors. Pour en savoir plus, consultez Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l'application Web Procore ?

Objectif

Envoyer un contrat client par e-mail à d'autres utilisateurs de Procore pour révision et/ou approbation.

Contexte

Après avoir créé un ou plusieurs contrats clients, vous devrez peut-être partager ces informations avec d'autres personnes. Les autres outils Procore envoient des notifications automatiques par e-mail aux membres d'un groupe de distribution ou d'une liste lorsque des éléments sont créés, mis à jour ou approuvés, mais un contrat client contient des données financières sensibles qui doivent être protégées. C'est pourquoi les contrats clients doivent être explicitement envoyés aux particuliers.  

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour envoyer un contrat client par e-mail, vous devez disposer des autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Contrats clients du projet.
    • Pour être nommé en tant que destinataire dans le champ À ou CC, vous devez disposer d'un compte utilisateur dans l'annuaire du projet.
      Remarque : Tous les destinataires nommés dans le champ À ou CC peuvent afficher les données de votre contrat client dans le PDF joint à l'e-mail. 
    • Pour accéder à un contrat en cliquant sur le lien « Afficher ce contrat » ou « Afficher en ligne » dans l'e-mail :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet. 
        OU
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Contrats clients du projet ET votre nom doit être répertorié sous « Rendre visible seulement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants ».
  • Restrictions :
    • Contrairement aux autres outils Procore, qui envoient des notifications automatiques par e-mail aux listes ou aux groupes de distribution, l'outil Contrats clients vous oblige à suivre les étapes ci-dessous.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
  2. Recherchez le contrat client avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  3. Cliquez sur Envoyer le contrat par e-mail.
    email-prime-contract.png
  4. Remplissez les champs suivants :
    • À
      Commencez à taper dans ce champ pour sélectionner les destinataires principaux au sein d'une liste d'utilisateurs figurant dans l'annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
      Mise en garde
      Votre contrat client contient-il des pièces jointes que vous souhaitez masquer aux destinataires de l'e-mail ? Si votre équipe de projet a ajouté des pièces jointes au contrat client que vous envoyez par e-mail, assurez-vous de passer en revue toutes les pièces jointes pour être sûr de vouloir autoriser les destinataire à les voir. Ils auront la possibilité de télécharger ces pièces jointes. Pour savoir comment ces pièces jointes ont été ajoutées, voir « Créer des contrats clients » et « Modifier un contrat client ».
    • CC
      Commencez à taper dans ce champ pour sélectionner les destinataires secondaires au sein d'une liste d'utilisateurs figurant dans l'annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
    • Privé
      Cochez cette case si vous souhaitez empêcher les destinataires qui n'ont pas reçu l'autorisation « Admin » dans l'outil Contrats clients d'accéder au contrat client dans l'application Web de Procore.
      Remarque : Tous les destinataires nommés dans le champ À ou CC conservent la possibilité de cliquer sur Afficher le PDF.
    • Objet
      Ce champ se remplit automatiquement d'après le nom du contrat client, mais vous pouvez le modifier.
    • Pièces jointes
      Joignez tout fichier ou document connexe.
    • Message
      Incluez un message pour les destinataires. 
  5. Cliquez sur Envoyer.