Envoyer par e-mail une facture EG/client à partir de l'outil Contrats clients
Version limitée
L'outil Contrats client est disponible en version limitée pour les clients de Procore aux États-Unis et au Canada qui ont implémenté le dictionnaire de points de vue Procore for Specialty Contractors. Pour en savoir plus, consultez Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l'application Web Procore ?Objectif
Envoyer par e-mail une facture EG/client à une entreprise générale ou à un client comme demande de paiement.
Contexte
Si vous gérez un projet de construction dans votre compte Procore en tant qu'entreprise spécialisée, vous pouvez envoyer une copie de l'onglet Détail de la facture EG à une entreprise générale ou un client. Notez bien qu'en suivant les étapes ci-dessous, vous envoyez seulement une copie PDF de l'onglet Détail. Vous n'envoyez PAS une copie de l'onglet PDF configurable.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet.
- Informations supplémentaires :
- Vous pouvez également accéder à la facture dans l'outil Facturation du projet. Voir Envoyer par e-mail une factureEG/client à partir de l'outil Contrats Clients.
Conditions préalables
Procédure
- Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
- Dans le tableau, recherchez le contrat.
- Cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir.
- Cliquez sur l’onglet Factures
- Recherchez la facture à envoyer dans le tableau.
- Cliquez sur le lien Nº de facture pour l’ouvrir.
- Cliquez sur Envoyer la facture par e-mail .
Ceci lance la fenêtre « Transférer la facture nº [N°] pour [contrat ou financement] # [Nº] – Début de la période de facturation – Fin de la période de facturation] » dans l’onglet E-mails de la facture.Remarques
- Le bouton Envoyer la facture par e -mail envoie une copie de l'onglet « Détail » de la facture aux destinataires désignés.
- Les données de l'onglet « PDF configurable » de la facture ne sont PAS fournies avec cet e-mail.
- Remplissez les champs suivants :
- À. Saisissez le nom de la personne à qui vous demandez le paiement.
- CC . Saisissez les noms des personnes que vous souhaitez voir en copie dans le fil d'e-mails. Votre nom apparaît dans ce champ par défaut.
- CCI. Saisissez les noms des personnes que vous souhaitez copier sur le fil de messagerie.
- Privé(e). Cochez cette case si vous souhaitez que la facture ne soit disponible que pour l'administrateur des factures et les personnes nommées dans les champs À/CC.
- Objet. Le numéro de la facture s'affiche dans ce champ.
- Pièces jointes. Joignez tout document ou fichier associé.
- Message. Incluez un message supplémentaire concernant la facture.
- Cliquez sur Envoyer .
Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît pour confirmer que le message sortant a été créé et ajouté à la file d'attente des e-mails sortants de Procore.
Remarques
- Un enregistrement de votre message sortant est enregistré dans l'onglet « E-mails » de la facture.
- Tous les messages envoyés à l'adresse « De » dans votre message sortant sont automatiquement enregistrés dans l'onglet « E-mails » de la facture. Ceci offre aux destinataires de vos messages la possibilité d'utiliser la fonction de réponse dans leur programme de messagerie. Il enregistre également les réponses écrites d'approbation ou de rejet de votre collaborateur.