Envoyer un ordre de changement potentiel pour un contrat client par e-mail

Objectif

Envoyer un ordre de changement potentiel (OCP) par e-mail à un utilisateur Procore pour un contrat client.

Contexte

Un ordre de changement potentiel décrit les changements qui pourraient devoir être apportés aux exigences et aux montants actuels du contrat. Après avoir créé un OCP, suivez les étapes ci-dessous pour envoyer l'OCP à un autre utilisateur de Procore par e-mail. En règle générale, le destinataire de cet e-mail est la personne responsable de l'approbation de l'OCP. Ainsi, ce destinataire peut répondre à l'e-mail par un message confirmant que l'ordre de changement potentiel est approuvé ou rejeté. Toutes les réponses par e-mail à ce message sont capturées et stockées dans l'onglet E-mails de l'ordre de changement.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet.
• Informations supplémentaires :
  • Les destinataires ajoutés au champ « À » doivent avoir un compte utilisateur Procore dans l'annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
  • Vous pouvez envoyer l'e-mail à un ou plusieurs utilisateurs ou aux membres d'un groupe de distribution. Voir Ajouter un groupe de distribution à l'annuaire du projet.

Conditions préalables

• L'outil Contrats clients du projet doit être configuré pour les ordres de changement à 2 ou 3 niveaux. Voir Configurer le nombre de niveaux d'ordre de changement du contrat client et Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement dans Finances ?
• L'OCP que vous souhaitez envoyer par e-mail doit exister. Voir Créer un ordre de changement potentiel au contrat client.

Procédure

1. Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
2. Recherchez le contrat client contenant l'OCP que vous souhaitez envoyer par e-mail. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
3. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
4. Cliquez sur Afficher pour ouvrir l'OCP que vous souhaitez envoyer par e-mail.
5. Cliquez sur E-mail.
   
6. Procédez comme suit :
   • À
     Saisissez le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez transférer l'ordre de changement.
   • CC
     Saisissez les noms des utilisateurs qui souhaitent recevoir une copie de l'e-mail.
   • Privé
     Cochez cette case pour que seuls les utilisateurs qui disposent des autorisations « Admin » ou qui sont inclus dans la distribution électronique puissent afficher l'e-mail.
   • Objet
     Vérifiez l'objet. Procore remplit automatiquement ce champ avec les données de l'ordre de changement, mais vous pouvez le modifier.
   • Pièces jointes
     Joignez tout document ou fichier pertinent.
   • Message
     Saisissez un message dans le champ.
7. Cliquez sur Envoyer.
   Toute réponse au message apparaît dans l'onglet E-mails dans l'ordre de changement.

Voir aussi

• Créer un ordre de changement potentiel client