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Procore

Remplir un élément de correspondance avec DocuSign®

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Pour terminer le processus de signature électronique d'un document de correspondance grâce à l'intégration de DocuSign® dans Procore.

Contexte

Si vous disposez d'un compte DocuSign© , vous pouvez envoyer un document de correspondance à DocuSign© pour recueillir des signatures à son sujet. Vous pouvez ainsi demander des signatures à toute personne disposant d'une adresse électronique. Cette personne peut ensuite recevoir, vérifier et renvoyer ses signatures en ligne, à tout moment et à partir de tout appareil connecté à Internet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » sur le type de correspondance pour laquelle vous souhaitez initier la signature DocuSign©  , télécharger un DocuSign© terminé ou retirer un DocuSign© terminé. 
  • Informations supplémentaires :
    • Une fois connecté à votre compte  DocuSign® à partir de Procore, vous n'aurez PAS besoin de vous reconnecter jusqu'à ce que le jeton de connexion n'expire. Après expiration, la bannière « Ré-Authentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières DocuSign® dans Procore ?

Procédure

Remplir un élément de correspondance avec DocuSign®

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Liste.
  3. Cliquez sur Afficher à côté de l'élément de correspondance concerné. 
  4. Cliquez sur les points de suspension verticaux icon-ellipsis-options-menu.png , puis cliquez sur Signer avec DocuSign.

    Ceci lance DocuSign©. 

Se connecter à DocuSign®

Préparer l'enveloppe DocuSign® 

Une fois que vous êtes connecté à DocuSign®, la page « Charger un document et ajouter un destinataire d'enveloppe » apparaît. Effectuez les étapes suivantes :

Ajouter des documents à l'enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l'enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF du document de correspondance sélectionné est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l'enveloppe ». 

Vous avez la possibilité d'ajouter d'autres documents comme suit :

  • Facultatif : chargez des documents en effectuant l'une des opérations suivantes :

    correspondence-add-documents.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l'enveloppe » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com. 
    • Charger
    • Utiliser un modèle
    • Obtenir depuis le cloud

Ajouter des destinataires à l'enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l'enveloppe :

  1. Dans la section « Ajouter des documents à l'enveloppe », saisissez un nom et une adresse e-mail dans le bloc Destinataire.
  2. Facultatif : pour ajouter d'autres destinataires, cliquez sur le bouton Ajouter un destinataire et saisissez un nom et une adresse e-mail.
  3. Facultatif : continuez à ajouter autant de destinataires que nécessaire. 
    correspondence-add-recipients.png

Ajouter un message à tous les destinataires

Placer les champs de signature et envoyer l'enveloppe

Ensuite, placez les champs de signature du PDF. Chaque champ de signature correspond au titulaire autorisé de la signature tel que désigné dans la correspondance. Ces champs correspondent également aux destinataires figurant sur l'enveloppe DocuSign® .

  1. Sous « Champs standard », faites glisser et déposez le champ « Signature » à la position souhaitée sur le PDF.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu du site support.docusign.com. 
  2. Facultatif : Pour prévisualiser l'enveloppe en tant que destinataire, cliquez sur Aperçu. Cliquez ensuite sur l'icône de fermeture (x) dans le coin supérieur droit pour fermer l'aperçu. 
  3. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l'enveloppe pour signature, cliquez sur Envoyer. 
    DocuSign® envoie l'enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite passer à l'étape suivante.

Retirer ou télécharger le fichier après avoir reçu des signatures

Une fois que tous les destinataires ont signé le document, l'élément de correspondance affiche un message « Signature terminée » en haut, ainsi que les options pour « Retirer » ou « Télécharger » l'élément signé. 

Voir également