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Procore

Correspondance

L’outil Correspondance vous permet d’envoyer des correspondances personnalisées aux collaborateurs, tels que les sous-traitants, les entrepreneurs et clients. L’outil fournit des modèles configurables pour les types de correspondance formelle et informelle qui peuvent être envoyés d’une partie à un autre. Un exemple de ce type de correspondance est une prolongation du temps.

  • Créer des types de correspondance personnalisés pour différents processus commerciaux
  • Créer et modifier des ensembles de champs pouvant être assignés aux types de correspondance
  • Créer des champs personnalisés et les assigner à un ou plusieurs ensembles de champs
  • Assigner un type de correspondance personnalisé à un ou plusieurs projets
  • Créer une correspondance générale

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 Conseil

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Autorisations de l'outil Correspondance
 
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Correspondance

 Important

AUTORISATIONS

   L'action est disponible sur l'application Web, iOS et/ou Android de Procore. Cliquez pour afficher l'article.

icon-mindtouch-table-check.png Les utilisateurs peuvent effectuer cette action avec ce niveau d'autorisation.

icon-mindtouch-table-check.png Les utilisateurs peuvent effectuer cette action avec ce niveau d'autorisation ET une ou plusieurs exigences supplémentaires, telles que des autorisations granulaires.

Quelles autorisations granulaires sont disponibles pour l'outil Correspondance du projet ?

Action Aucun Lecture seule Standard Admin Notes

Ajouter un élément lié à un document de correspondance

 Web  

   

icon-mindtouch-table-check-gp.png

 

icon-mindtouch-table-check.png

Les utilisateurs standard peuvent effectuer cette tâche pour les éléments de correspondance qu'ils ont créés.

Archiver un élément de correspondance

 Web   

     

icon-mindtouch-table-check.png

 

Modifier le statut d'un élément de correspondance que vous avez créé

 Web

 

icon-mindtouch-table-check-gp.png

  • Créer un élément
    (pour les éléments « ébauche »)
    OU
  • Modifier les éléments ouverts qu'ils créent 
    (pour les éléments « Ouvert »)

icon-mindtouch-table-check.png

icon-mindtouch-table-check.png

Les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Lecture seule » ont besoin des autorisations granulaires « Créer un élément » pour modifier le statut d'un élément « Ébauche » qu'ils ont créé. 

Les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Lecture seule » ont besoin des autorisations granulaires « Modifier les éléments ouverts qu'ils créent » pour modifier le statut d'un élément « Ouvert » qu'ils ont créé. 

Modifier le statut d'un élément de correspondance créé par quelqu'un d'autre 

 Web
      icon-mindtouch-table-check.png  

Remplir un élément de correspondance avec DocuSign®

 Web

      icon-mindtouch-table-check.png Autorisations Admin nécessaires sur le type de correspondance pour laquelle vous souhaitez initier, télécharger ou retirer un DocuSign®.

Configurer les paramètres avancés : Correspondance

 Web

      icon-mindtouch-table-check.png  

Créer un élément de correspondance                          

 Web     IOS     Android

 

icon-mindtouch-table-check-gp.png

+ Créer un élément 

icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png Sur un appareil mobile, cette action peut être effectuée hors ligne si l'élément a été précédemment affiché et mis en cache sur votre appareil mobile. Les tâches effectuées hors ligne sont synchronisées avec Procore lorsqu'une connexion réseau est rétablie. 

Créer et lier un nouvel élément de correspondance à partir d'une réponse de correspondance

 Web

 

icon-mindtouch-table-check-gp.png

+ Créer un élément 

icon-mindtouch-table-check-gp.png

+ Créer un élément 

icon-mindtouch-table-check.png

 

Il s'agit des niveaux d'autorisation nécessaires sur le type de correspondance utilisé pour créer le nouvel élément. 
Créer et lier une DDR à un élément de correspondance existant

 Web    
 

icon-mindtouch-table-check-gp.png

  • Créer un élément

icon-mindtouch-table-check-gp.png

  • Créer un élément

icon-mindtouch-table-check-gp.png

Tous les niveaux nécessitent des autorisations supplémentaires dans l'outil DDR du projet : 

Créer et lier une « ébauche » de DDR :
Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil DDR du projet.

Créez et associez une DDR « Ouverte » ou « Fermée » :  autorisations de niveau « Standard » dans l'outil DDR du projet aux autorisations granulaires « Agir en tant que gestionnaire de DDR » activées dans votre modèle d'autorisation. Ou autorisations de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet. 

Créer et lier un événement de changement à un élément de correspondance existant

 Web    
  icon-mindtouch-table-check-gp.png
  • Créer un élément
icon-mindtouch-table-check-gp.png
  • Créer un élément
icon-mindtouch-table-check-gp.png Tous les niveaux nécessitent des autorisations supplémentaires : autorisations de niveau

« Standard » ou supérieures dans l'outil « Événements de changement » du projet. 
Créer et lier un élément de correspondance à un élément de correspondance existant

 Web    
  icon-mindtouch-table-check-gp.png icon-mindtouch-table-check-gp.png

 
icon-mindtouch-table-check-gp.png

Tous les niveaux ont besoin d'autorisations supplémentaires dans le type de correspondance du nouvel élément :

Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance du nouvel élément avec les autorisations granulaires « Créer un élément » activées dans votre modèle d'autorisation. 

OU

Autorisations de niveau « Standard » ou supérieur sur le type de correspondance du nouvel élément.

Personnaliser l'affichage des colonnes dans l'outil Correspondance

 Web  
  icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png  

Modifier un élément de correspondance que vous avez créé  

 Web     IOS     Android

 

 

icon-mindtouch-table-check-gp.png

+Créer un élément (pour les éléments « Ébauche »)

OU

+ Modifier les éléments ouverts qu'ils ont créés (pour les éléments « ouverts »)

icon-mindtouch-table-check.png
 
icon-mindtouch-table-check.png

Affiche les autorisations nécessaires selon le type de correspondance de l'élément.


<br ] Sur un appareil mobile, cette action peut être effectuée hors ligne si l'élément a déjà été consulté et mis en cache sur votre appareil mobile. Les tâches effectuées hors ligne sont synchronisées avec Procore lorsqu'une connexion réseau est rétablie.

Modifier un élément de correspondance créé par quelqu'un d'autre 

 Web     IOS     Android

      icon-mindtouch-table-check.png Affiche les autorisations nécessaires selon le type de correspondance de l'élément.

Sur un appareil mobile, cette action peut être effectuée hors ligne si l'élément a été précédemment affiché et mis en cache sur votre appareil mobile. Les tâches effectuées hors ligne sont synchronisées avec Procore lorsqu'une connexion réseau est rétablie.
Exporter un élément de correspondance

 Web   
  icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png L'utilisateur doit avoir accès à un élément de correspondance pour cette tâche. Voir Afficher un élément de correspondance.
Exporter une liste d'éléments de correspondance

 Web   
  icon-mindtouch-table-check.png
(Exclut les correspondances marquées comme privées)
icon-mindtouch-table-check.png
(Exclut les correspondances marquées comme privées)
icon-mindtouch-table-check.png
 
En savoir plus sur Super privé pour explorer plus de restrictions sur les autorisations de niveau Admin.
Générer un code QR pour un document de correspondance

 Web   
  icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png L'utilisateur doit avoir accès à un élément de correspondance pour cette tâche. Voir Afficher un élément de correspondance.
Lier un document de correspondance sur votre couche personnelle sur un plan

 Web   
  icon-mindtouch-table-check-gp.png icon-mindtouch-table-check-gp.png icon-mindtouch-table-check-gp.png

Tous les niveaux nécessitent des autorisations supplémentaires :

autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Plans du projet.

Lier un document de correspondance et publier les annotations sur le plan 

 Web   
  icon-mindtouch-table-check-gp.png
  • Autorisations supplémentaires dans l'outil Plans
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  • Autorisations supplémentaires dans l'outil Plans
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  • Autorisations supplémentaires dans l'outil Plans

Autorisations supplémentaires nécessaires dans l'outil Plans :

autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Plans du projet.

Effectuer des actions en masse sur les éléments de correspondance

 Web   
   

 
icon-mindtouch-table-check.png  

Répondre à un élément de correspondance                   

 Web     IOS     Android

 

icon-mindtouch-table-check-gp.png

  • Répondre aux éléments sur lesquels ils se trouvent*

                  OU
     
  • Répondre aux éléments accessibles aux utilisateurs au sein de la même entreprise **

icon-mindtouch-table-check-gp.png

  • Répondre aux éléments sur lesquels ils se trouvent*

                  OU
     
  • Répondre aux éléments accessibles aux utilisateurs au sein de la même entreprise **
icon-mindtouch-table-check.png

Sur un appareil mobile, cette action peut être effectuée hors ligne. Les tâches effectuées hors ligne sont synchronisées avec Procore lorsqu'une connexion réseau est rétablie.

* En plus de cette autorisation granulaire, les utilisateurs doivent être le créateur de l'élément ou avoir été ajouté au champ « Personne assignée », au champ « Reçu de » ou à la liste « Distribution » de l'élément.

**En plus de cette autorisation granulaire, les utilisateurs doivent être associés à la même entreprise que le créateur de l'élément ou avoir été ajoutés au champ « Personne assignée », au champ « Reçu de » ou à la liste « Distribution ».

Accéder aux informations et actions du flux de travail
 

 Web

 

icon-mindtouch-table-check-gp.png

 

icon-mindtouch-table-check-gp.png

icon-mindtouch-table-check.png Pour en savoir plus sur l'outil Flux de travail, consultez À propos des flux de travail.
Numériser un code QR d'élément de correspondance              

 IOS   Android
  icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png L'utilisateur doit accéder à l'élément de correspondance pour cette tâche. Voir Afficher un élément de correspondance.

Rechercher, trier et filtrer les correspondances       

 Web     IOS     Android

  icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png icon-mindtouch-table-check.png Les utilisateurs peuvent effectuer ces actions pour chaque type de correspondance pour lequel ils disposent d'autorisations de lecture seule ou supérieures.  

<br / Sur un appareil mobile, cette action peut être effectuée hors ligne si l'élément a été précédemment affiché et mis en cache sur votre appareil mobile. Les tâches effectuées hors ligne sont synchronisées avec Procore lorsqu'une connexion réseau est rétablie.
Afficher un élément de correspondance                               

 Web     IOS     Android

  icon-mindtouch-table-check.png
  • Autorisations granulaires, en fonction du statut de l'élément et du paramètre de confidentialité
icon-mindtouch-table-check.png
  • Autorisations granulaires, en fonction du statut de l'élément et du paramètre de confidentialité
icon-mindtouch-table-check.png
  • Autorisations granulaires, en fonction du statut de l'élément et du paramètre de confidentialité

Les utilisateurs peuvent avoir besoin de rôles ou d'autorisations granulaires spécifiques pour afficher un élément en fonction de son statut et de son paramètre de confidentialité.  Développez la case Conseil sur Afficher un élément de correspondance pour en savoir plus. 

<br / Sur un appareil mobile, cette action peut être effectuée hors ligne si l'élément a été précédemment affiché et mis en cache sur votre appareil mobile. Les tâches effectuées hors ligne sont synchronisées avec Procore lorsqu'une connexion réseau est rétablie.

Niveau entreprise

Outil Admin

Le tableau suivant indique les autorisations d'utilisateur requises pour effectuer l'action utilisateur décrite.

Tâche Aucun Lecture seule Standard Admin
Appliquer des ensembles de champs configurables aux projets       icon-mindtouch-table-check.png
Créer de nouveaux champs personnalisés       icon-mindtouch-table-check.png
Créer de nouveaux ensembles de champs configurables       icon-mindtouch-table-check.png
Créer un type de correspondance       icon-mindtouch-table-check.png
Modifier un type de correspondance       icon-mindtouch-table-check.png
Modifier les champs personnalisés       icon-mindtouch-table-check.png
Modifier des ensembles de champs configurables       icon-mindtouch-table-check.png
Supprimer des ensembles de champs configurables des projets       icon-mindtouch-table-check.png

Vidéo de formation

 

Vous trouverez ci-dessous les changements importants apportés à l'outil Correspondance du projet. 

Changements récents

Nouvelles options de notification de correspondance pour la suppression d'utilisateurs et la modification d'ÉLÉMENTS (12/09/2024).

Pour améliorer la transparence et l'intégrité des données, l'outil Correspondance propose deux nouvelles options de notification : 1) « Élément mis à jour » ; envoie une notification aux rôles d'utilisateur activés dans la matrice d'e-mail de correspondance lorsqu'un e-mail « Ouvert » est envoyé ; L'élément de Correspondance est modifié et 2) « Suppression de l'utilisateur » ; envoie une notification à l'utilisateur supprimé des paramètres « Personne assignée », « Distribution » ou « Reçu de » d'un élément de correspondance. champs si le rôle utilisateur particulier associé à ces champs a cette notification activée dans la matrice d'e-mails de correspondance. Ces fonctionnalités sont disponibles pour tous les comptes via la configuration des paramètres d'un projet. Pour plus de détails sur les notifications par e-mail, voir Qui reçoit les e-mails de documents de correspondance et les notifications push ?

Améliorations de la mise en page des éléments, de l'icône de chargement et de la date de clôture (05/09/2024)

L'outil Correspondance apporte les trois améliorations suivantes lors de l'affichage d'un élément :

  • Disposition des champs paramétrables : les documents de correspondance s'affichent désormais dans une disposition à quatre colonnes au lieu de trois colonnes.  Ceci offre une expérience cohérente entre les outils Procore.

  • Bouton de chargement : auparavant, lorsque vous cliquiez sur les boutons « Enregistrer comme ébauche » ou « Créer et envoyer », les deux boutons affichaient un bouton de chargement, mais désormais seul le bouton sur lequel vous avez cliqué affiche un bouton de chargement. 

  • Date de clôture de l'élément : lorsqu'un élément de correspondance est fermé, la date apparaît désormais à côté du champ « Statut » sur la page d'affichage de l'élément. 

Améliorations des statuts personnalisés dans Correspondance (25/06/2024)

Les utilisateurs de Procore disposent de deux nouvelles options de mappage des statuts personnalisées pour les éléments de correspondance : « Fermé - Échec » et « Fermé - Réussi ». Les deux options ferment un élément, mais « Fermé - Réussi » entraîne un statut en vert et « Fermé - Échec » en rouge pour indiquer que le problème n'a pas été approuvé ou terminé. Deux catégories distinctes pour les éléments fermés permettent de générer des rapports plus détaillés.

En outre, les utilisateurs utilisant l'outil Flux de travail peuvent désormais associer un statut personnalisé de Correspondance au statut d'élément d'une étape du flux de travail. Par exemple, les statuts personnalisés mappés sur « Fermé - Réussi » seront disponibles pour les étapes de fin réussies et les statuts personnalisés mappés sur « Fermé - Échec » seront disponibles pour les étapes de fin infructueuses.  Cela améliore le suivi de la progression en permettant une plus grande précision dans l'association des statuts aux étapes du flux de travail. 

les statuts personnalisés utilisés dans les documents et les flux de travail de Correspondance ne peuvent pas être supprimés (25/06/2024)

Pour préserver l'intégrité des données, les statuts personnalisés utilisés dans un élément de correspondance ou un flux de travail de correspondance ne peuvent pas être supprimés. Voir Gérer les statuts personnalisés pour les types de correspondance.

La liaison d'éléments est désormais distincte de l'ensemble de champs de correspondance (17/06/2024)

L'outil Correspondance propose une nouvelle façon de lier une correspondance d'origine et une DDR source à un élément de correspondance. Au lieu de les ajouter lors de la création d'un élément, le nouveau bouton Lien de Procore aide les utilisateurs à sélectionner les éléments d'origine corrects. Les éléments d'origine apparaissent alors dans la section Liens de l'élément de correspondance. Ceci centralise toutes les liaisons et améliore l'expérience de l'utilisateur. Voir Lier un document de correspondance d'origine ou une DDR source à un document de correspondance existant

La création et la liaison de nouvelles correspondances, de DDR ou d'événements de changement à un document de correspondance fonctionnent toujours de la même manière et sont également accessibles via le nouveau bouton Lier.  Voir Créer et lier une DDR, un événement de changement ou un élément de correspondance différent à un élément de correspondance existant.

Le statut « Fermé » empêche les réponses (03/05/2024)

Les utilisateurs de Procore ne peuvent plus ajouter de réponses aux éléments de correspondance avec un statut « Fermé » ou un statut personnalisé mappé sur « Fermé ». Ceci réduit la possibilité d'informations manquées. 

Outil de correspondance inclus dans les packs de démarrage Procore (22/04/2024)

L'outil Correspondance fait désormais partie des packs de démarrage de Procore pour les clients nouveaux et existants ! Les clients du pack de démarrage de Correspondance peuvent créer 10 types de correspondance à partir de nos modèles prédéfinis. Voir Créer un nouveau type de correspondance et contactez votre point de contact Procore pour en savoir plus. 

Mises à jour visuelles des pages des documents de correspondance (10/08/2023)

Les utilisateurs de Procore voient désormais une conception modernisée lors de la visualisation et de la modification des éléments de correspondance dans l'outil Correspondance du projet. Ces mises à jour améliorent l'apparence et la disposition des champs dans les onglets Général, Éléments liés, E- mails, Historique des changements et Autorisations . Des mises à jour supplémentaires des onglets Éléments liés et E- mails simplifient les processus d'ajout d'éléments liés et de transmission d'informations récapitulatives sur un élément de correspondance par e-mail. Voir Correspondance : Mises à jour visuelles des pages d'éléments pour en savoir plus.

Icône de cadenas Orange ajoutée aux éléments « Super privés » dans la liste de correspondance (24/01/2023)

Procore a ajouté une nouvelle icône de cadenas orange aux éléments créés à l'aide des types de correspondance « Super privé » dans les onglets Liste et Archive de l'outil Correspondance du projet.