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Procore

Modifier le statut d'un élément de correspondance

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Objectif

Modifier le statut d'un élément de correspondance.

Contexte

Lorsque vous modifiez un élément de correspondance, vous pouvez changer son statut. Si les éléments associés à la correspondance ont été complétés et que vous souhaitez la fermer, choisissez le statut Fermé. 

Éléments à prendre en compte

  • Required User Permissions:
    • To edit any correspondence item:
      • 'Admin' level permissions on the item's correspondence type.
    • To edit a 'Draft' correspondence item that you created:
      • 'Standard' level permissions on the item's correspondence type.
        OR
      • 'Read Only' level permissions on the item's correspondence type with the 'Create Item' granular permission enabled on your permissions template.
    • To edit an 'Open' correspondence item that you created: 
  • Additional Information:
    • If Procore was asked to enable the 'non-editable' setting at the company level, only 'Draft' correspondence items are editable, regardless of user permissions. Consider creating and linking a new item instead. 
    • If you have been assigned or associated to a correspondence item and you want to add a response to the item, see Respond to a Correspondence Item.
    • If a workflow is applied to the item, and the item is issued, the following fields are auto-populated with the workflow information: Status, Due Date, Assignees, and Distribution Member. Also, the 'Post Response and Change Status' button is no longer available unless 'Responses' are enabled on the fieldset. 
    • Email notification information:  
      • Editing an 'Open' correspondence item results in an email notification to the item's creator and anyone in the 'Assignee', 'Distribution Member', or 'Received From' fields, if an admin has enabled 'Updated Item' email notifications for the correspondence type. 
      • Email notifications are sent for all correspondence items until their status is changed to 'Closed'. 
      • See Who receives correspondence item emails and push notifications? for more details. 
Remarque
  • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'élément peuvent également consulter les éléments privés si l'autorisation granulaire « Afficher les éléments privés accessibles aux utilisateurs au sein d'une même entreprise » est activée pour le type de correspondance générale.
  • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les éléments de correspondance privée soient masqués des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Admin » au niveau entreprise ou projet, afin qu’ils n’aient pas la possibilité d’afficher ou de répondre aux éléments privés à moins qu’ils ne soient spécifiquement inclus dans le document de correspondance. (Si votre entreprise est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut).
  • Vous pouvez toujours voir qui dispose des autorisations pour accéder aux éléments privés via l'onglet « Autorisations » lors de l'affichage d'un élément de correspondance.

Procédure

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet. 
  2. Localisez l'élément de correspondance dont vous souhaitez modifier le statut. 
  3. Cliquez sur Modifier. 
    Note: S’il n’y a pas de bouton « Modifier », il a été demandé à Procore d’activer le paramètre « Non modifiable » au niveau entreprise afin de garantir la fiabilité des enregistrements de communication pour tous les éléments « Ouvert » et « Fermé » dans l’outil Correspondance. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément.  
  4. Sélectionnez un statut dans la liste Statuts :
    • Ébauche : indique que l'élément de correspondance est en mode ébauche et n'a pas été émis. 
    • Ouvert : la correspondance est ouverte.
    • Fermé avec succès : la correspondance est fermée et a réussi. 
    • Fermé sans succès : la correspondance est fermée et a échoué ou n'a pas été approuvée. 
    • Statut personnalisé : vous pouvez sélectionner un statut personnalisé si un statut a été créé. Voir Gérer les statuts personnalisés pour les types de correspondance.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Voir aussi