Objectif
Modifier le statut d'un élément de correspondance.
Contexte
Lorsque vous modifiez un élément de correspondance, vous pouvez changer son statut. Si les éléments associés à la correspondance ont été complétés et que vous souhaitez la fermer, choisissez le statut Fermé.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour modifier tout document de correspondance :
- Autorisations de niveau « Admin » sur le type de correspondance.
- Pour modifier une « ébauche » de document de correspondance que vous avez créé :
- Autorisations de niveau « Standard » sur le type de correspondance.
OU
- Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.
- Pour modifier un document de correspondance « ouvert » que vous avez créé :
- Informations supplémentaires :
- Si l’on a demandé à Procore d’activer le paramètre « Non modifiable » au niveau entreprise, seuls les éléments de correspondance « Ébauche » sont modifiables, quelles que soient les autorisations de l’utilisateur. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément .
- Si vous avez été assigné ou associé à un document de correspondance et que vous souhaitez ajouter une réponse à ce document, voir Répondre à un document de correspondance.
- Si un flux de travail est appliqué à l’élément et que l’élément est émis, ces différences existent :
- « Statut » : champ en lecture seule qui se remplit automatiquement avec les informations du flux de travail.
- « Date d’échéance » : champ en lecture seule qui se remplit automatiquement avec les dates déterminées par le flux de travail et dont le nom a été changé en « Date d’échéance de l’étape actuelle ».
- « Personnes assignées » : champ en lecture seule qui se remplit automatiquement avec l’utilisateur affecté à l’étape en cours, tel que déterminé par le flux de travail. Le nom du champ devient « Personne assignée de l’étape actuelle », mais le champ « Personnes assignées » reste un champ unique à déclarer répertoriant toutes les personnes assignées du flux de travail.
- « Membre de la distribution » : tous les membres de la distribution du modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés une fois le flux de travail lancé. La sélection manuelle de membres de distribution supplémentaires est autorisée sur le document de correspondance, et ceux-ci peuvent être supprimés si vous le souhaitez. Les notifications ne sont envoyées qu’aux membres de la liste de distribution du flux de travail, et non à la liste de distribution des documents de correspondance.
- 'Bouton « Publier la réponse et modifier le statut » : n’est plus disponible que si les « Réponses » sont activées dans l’ensemble de champs.
- Informations de notification par e-mail :
- La modification d'un élément de correspondance « Ouvert » entraîne l'envoi d'une notification par e-mail au créateur de l'élément et à toute personne renseignée dans les champs « Personne assignée », « Membre de la distribution » ou « Reçu de », si un administrateur a activé les notifications par e-mail « Élément mis à jour » pour la correspondance. tapez.
- Des notifications par e-mail sont envoyées pour tous les éléments de correspondance jusqu'à ce que leur statut passe à « Fermé ».
- Voir Qui reçoit les e-mails de documents de correspondance et les notifications push ? pour plus de détails.
Remarque
- Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'élément peuvent également consulter les éléments privés si l'autorisation granulaire « Afficher les éléments privés accessibles aux utilisateurs au sein d'une même entreprise » est activée pour le type de correspondance générale.
- Contactez votre Point de contact Procore si vous souhaitez que les éléments de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » au niveau entreprise ou projet, garantissant ainsi qu'ils ne pourront pas afficher les éléments privés ni y répondre à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans la correspondance. (Si votre entreprise est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut.)
- Vous pouvez toujours voir qui dispose des autorisations pour accéder aux éléments privés via l'onglet « Autorisations » lors de l'affichage d'un élément de correspondance.
Procédure
- Naviguez vers l'outil Correspondance du projet.
- Localisez l'élément de correspondance dont vous souhaitez modifier le statut.
- Cliquez sur Modifier.
Note: S’il n’y a pas de bouton « Modifier », il a été demandé à Procore d’activer le paramètre « Non modifiable » au niveau entreprise afin de garantir la fiabilité des enregistrements de communication pour tous les éléments « Ouvert » et « Fermé » dans l’outil Correspondance. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément.
- Sélectionnez un statut dans la liste Statuts :
- Ébauche : indique que l'élément de correspondance est en mode ébauche et n'a pas été émis.
- Ouvert : la correspondance est ouverte.
- Fermé avec succès : la correspondance est fermée et a réussi.
- Fermé sans succès : la correspondance est fermée et a échoué ou n'a pas été approuvée.
- Statut personnalisé : vous pouvez sélectionner un statut personnalisé si un statut a été créé. Voir Gérer les statuts personnalisés pour les types de correspondance.
- Cliquez sur Enregistrer.
