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Procore

Créer un élément de correspondance

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Objectif

Créer une correspondance générale à l'aide de l'outil Correspondance.

Contexte

Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer un élément de correspondance basé sur un type de correspondance spécifique, tel qu'une correspondance générale. Cet article utilise la correspondance générale comme type de correspondance pour le tutoriel de création d'un élément de correspondance, mais vous pouvez remplacer le nom « Correspondance générale » tout au long de ce tutoriel par tout autre type de correspondance que vous créez pour apprendre à créer un autre type d'élément de correspondance. En outre, vous pouvez définir une correspondance comme privée pour limiter le nombre de collaborateurs qui y ont accès.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieur sur le type de correspondance de l'élément.
      OU
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur + Créer et dans la liste déroulante, sélectionnez Correspondance générale.
  3. Sur la page Nouvelle correspondance générale , remplissez le formulaire avec les informations souhaitées.
    Remarque : un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Numéro : il s'agit du numéro unique permettant d'identifier ce document de correspondance. Le préfixe et le numéro s'affichent pour la correspondance dans la vue de liste, lorsqu'ils sont liés à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre lieu où le document de correspondance est répertorié.
    • *Statut : sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Fermé : la correspondance a été fermée.
      • Ouvert : la correspondance est ouverte.
      • Statut personnalisé : Vous pouvez sélectionner un statut personnalisé. Voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance.
        Remarque : vous ne pouvez pas sélectionner les éléments avec le statut Ébauche.
    • Objet : l'objet est un titre du document de correspondance qui s'affichera pour la correspondance dans la vue de liste, lorsqu'il est lié à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre lieu où le document de correspondance est répertorié. 
    • Privé(e) : sélectionnez Privé(e)  pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées sont visibles uniquement par le créateur de la correspondance, l'utilisateur répertorié dans Reçu de, les utilisateurs répertoriés dans Personnes assignées, les utilisateurs répertoriés dans Distribution et les utilisateurs des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise ou projet.
      Remarque
      • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'élément peuvent également consulter les éléments privés si l'autorisation granulaire « Afficher les éléments privés accessibles aux utilisateurs au sein d'une même entreprise » est activée pour le type de correspondance générale.
      • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les éléments de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » au niveau entreprise ou projet, garantissant ainsi qu'ils ne pourront pas afficher les éléments privés ni y répondre à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans la correspondance. (Si votre entreprise est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut.)
      • Vous pouvez toujours voir qui dispose des autorisations pour accéder aux éléments privés via l'onglet « Autorisations » lors de l'affichage d'un élément de correspondance.
    • Personnes assignées : attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l'équipe du projet parmi les utilisateurs du l'annuaire. Ajoutez à la liste de distribution des utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur. En fonction du niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.
    • Date d'échéance : saisissez ou sélectionnez dans le calendrier une date d'échéance de la réponse.
    • Reçu de : ajoutez dans ce champ la personne qui a envoyé le document de correspondance .
    • Membre de distribution : ajoutez les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau Lecture seule ou supérieure à la liste de distribution. Selon le niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance, de la même manière que le champ « CC » d'un e-mail.
    • *Impact sur le planning : indiquez si l'objet de ce document de correspondance affecte ou affectera le planning.
      • « Oui » : le planning est impacté de manière connue. 
      • « Oui (inconnu) » : Oui, le planning est impacté mais les détails ou l'étendue de l'impact ne sont pas encore connus. 
      • « Non » : le planning n'est pas affecté.
      • « À déterminer » : à déterminer. Vous ne savez pas si le planning sera impacté ou non. 
      • « N/A » : le planning n'est pas pertinent pour cet envoi de correspondance. 
    • Sous-projet : sélectionnez un sous-projet à connecter à l'élément de correspondance. 
    • Code de coût : sélectionnez un code de coût à assigner à l'élément de correspondance. 
    • Métiers : sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'élément de correspondance.
    • Lieu : sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante. 
      Remarque : si Procore est configuré pour permettre aux utilisateurs de créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur Ajouter . Nouveau lieu en bas de la liste. 
    • Correspondance d'origine : sélectionnez un document de correspondance existant à lier à ce nouveau document de correspondance. Les sections Liens des deux documents de correspondance comprendront des liens entre eux après la création de ce document de correspondance.
    • DDR source : sélectionnez une DDR existante à lier à ce nouveau document de correspondance. La section Liens de ce document de correspondance comprendra un lien vers la DDR après la création de ce document de correspondance.
    • Description : fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.
    • Pièces jointes : joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication sur cette correspondance générale. Le maximum de pièces jointes pour chaque élément de correspondance est de 2 500 fichiers. Les pièces jointes incluses dans l'élément Réponses à la correspondance ne sont pas comptabilisées dans ce maximum. 
  4. Cliquez sur l'un de ces boutons :
    • Enregistrer comme ébauche : si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version provisoire qui pourra être diffusée ultérieurement aux utilisateurs figurant sur la correspondance générale, cliquez sur ce bouton.
      OU
    • Créer et envoyer : si vous souhaitez envoyer cette correspondance aux utilisateurs répertoriés dans la correspondance générale qui en seront informés par e-mail, cliquez sur ce bouton.