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Procore

Créer un élément de correspondance

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Objectif

Créer une correspondance générale à l'aide de l'outil Correspondance.

Contexte

Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer un élément de correspondance basé sur un type de correspondance spécifique, tel qu'une correspondance générale. Cet article utilise la correspondance générale comme type de correspondance pour le tutoriel de création d'un élément de correspondance, mais vous pouvez remplacer le nom « Correspondance générale » tout au long de ce tutoriel par tout autre type de correspondance que vous créez pour apprendre à créer un autre type d'élément de correspondance. En outre, vous pouvez définir une correspondance comme privée pour limiter le nombre de collaborateurs qui y ont accès.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieur sur le type de correspondance de l'élément.
      OU
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.
  • Différences pour les éléments auxquels un flux de travail est appliqué, une fois créés et émis :
    • « Statut » : champ en lecture seule qui se remplit automatiquement avec les informations du flux de travail.
    • « Date d’échéance » : champ en lecture seule qui se remplit automatiquement avec les dates déterminées par le flux de travail et dont le nom a été changé en « Date d’échéance de l’étape actuelle ».
    • « Personnes assignées » : champ en lecture seule qui se remplit automatiquement avec l’utilisateur affecté à l’étape en cours, tel que déterminé par le flux de travail. Le nom du champ devient « Personne assignée de l’étape actuelle », mais le champ « Personnes assignées » reste un champ unique à déclarer répertoriant toutes les personnes assignées du flux de travail. 
    • « Membre de la distribution » : tous les membres de la distribution du modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés une fois le flux de travail lancé. La sélection manuelle de membres de distribution supplémentaires est autorisée sur le document de correspondance, et ceux-ci peuvent être supprimés si vous le souhaitez. Les notifications ne sont envoyées qu’aux membres de la liste de distribution du flux de travail, et non à la liste de distribution des documents de correspondance.

Conditions préalables

Procédure

  1. Accédez à l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur + Créer et dans la liste déroulante, sélectionnez Correspondance générale.
  3. Sur la page Nouvelle correspondance générale , remplissez le formulaire avec les informations souhaitées.
    Remarque : un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Numéro : il s'agit du numéro unique permettant d'identifier ce document de correspondance. Le préfixe et le numéro s'affichent pour la correspondance dans la vue de liste, lorsqu'ils sont liés à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre lieu où le document de correspondance est répertorié.
    • *Statut : sélectionnez l’une des options suivantes :
      Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, le modèle de flux de travail contrôle le statut une fois le document créé et émis. 
      • Ouvert : la correspondance est ouverte.
      • Fermé avec succès : la correspondance est fermée et a réussi. 
      • Fermé sans succès : la correspondance est fermée et a échoué ou n'a pas été approuvée. 
      • Statut personnalisé : vous pouvez sélectionner un statut personnalisé si un statut a été créé. Voir Gérer les statuts personnalisés pour les types de correspondance.
    • Objet : l'objet est un titre du document de correspondance qui s'affichera pour la correspondance dans la vue de liste, lorsqu'il est lié à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre lieu où le document de correspondance est répertorié. 
    • Privé(e) : sélectionnez Privé(e)  pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées sont visibles uniquement par le créateur de la correspondance, l'utilisateur répertorié dans Reçu de, les utilisateurs répertoriés dans Personnes assignées, les utilisateurs répertoriés dans Distribution et les utilisateurs des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise ou projet.
      Remarque
      • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'élément peuvent également consulter les éléments privés si l'autorisation granulaire « Afficher les éléments privés accessibles aux utilisateurs au sein d'une même entreprise » est activée pour le type de correspondance générale.
      • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les éléments de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » au niveau entreprise ou projet, garantissant ainsi qu'ils ne pourront pas afficher les éléments privés ni y répondre à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans la correspondance. (Si votre entreprise est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut.)
      • Vous pouvez toujours voir qui dispose des autorisations pour accéder aux éléments privés via l'onglet « Autorisations » lors de l'affichage d'un élément de correspondance.
    • Cessionnaires: Attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet parmi les utilisateurs de l’annuaire. Ajoutez des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction de son niveau d’autorisation, l’utilisateur peut répondre à la correspondance.
      Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, ce champ est remplacé par « Personne assignée à l’étape actuelle » et est en lecture seule. 
    • Échéance:  Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la réponse sera due.
      Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, ce champ devient « Date d’échéance de l’étape actuelle » et est en lecture seule.
    • Réception de : ajoutez la personne à l'origine de l'élément de correspondance.  
    • Membre de la distribution : Ajoutez des utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution. En fonction du niveau d’autorisation de l’utilisateur, il peut répondre à la correspondance, de la même manière que le champ « CC » d’un e-mail.
      Note: Si un flux de travail est appliqué, une fois que le document de correspondance est émis, tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés. Ajoutez (ou supprimez) manuellement des membres de distribution supplémentaires sur le document de correspondance pour leur donner accès au document. Cependant, les notifications ne sont envoyées qu’aux membres de la liste de distribution du flux de travail, et non à la liste de distribution des documents de correspondance.
    • *Impact sur le planning : indiquez si l'objet de ce document de correspondance affecte ou affectera le planning.
      • « Oui » : le planning est impacté de manière connue. 
      • « Oui (inconnu) » : Oui, le planning est impacté mais les détails ou l'étendue de l'impact ne sont pas encore connus. 
      • « Non » : le planning n'est pas affecté.
      • « À déterminer » : à déterminer. Vous ne savez pas si le planning sera impacté ou non. 
      • « N/A » : le planning n'est pas pertinent pour cet envoi de correspondance. 
    • Sous-projet : sélectionnez un sous-projet à connecter à l'élément de correspondance. 
    • Code de coût : sélectionnez un code de coût à assigner à l'élément de correspondance. 
    • Métiers : sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'élément de correspondance.
    • Lieu : sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante. 
      Remarque : si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur Ajouter . Nouveau lieu en bas de la liste. 
    • Description : fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.
    • Pièces jointes : joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication sur cette correspondance générale. Le maximum de pièces jointes pour chaque élément de correspondance est de 2 500 fichiers. Les pièces jointes incluses dans l'élément Réponses à la correspondance ne sont pas comptabilisées dans ce maximum. Voir Quels types et formats de fichiers sont pris en charge dans la visionneuse de pièces jointes unifiée ?
  4. Cliquez sur l'un de ces boutons :
    • Enregistrer comme ébauche : si vous souhaitez enregistrer votre travail dans une version provisoire qui pourra être diffusée ultérieurement aux utilisateurs figurant sur la correspondance générale, cliquez sur ce bouton.
      OU
    • Créer et émettre : Si vous souhaitez envoyer cette correspondance aux utilisateurs répertoriés dans la correspondance générale qui seront informés par e-mail, cliquez sur ce bouton.
      Note: Si un flux de travail est appliqué au document de correspondance, il vous est demandé de confirmer que la création du document déclenche automatiquement le début du flux de travail attribué.