Premiers pas avec la gestion de documents - Distribution de documents avec l’outil Correspondance
Vue d'ensemble
Contexte
Avec autant de façons de partager des documents et des communications par voie numérique, il peut être difficile de conserver un enregistrement clair des communications d’un projet. Joindre manuellement des documents et les envoyer par e-mail en dehors de Procore augmente le risque de référencer des révisions obsolètes et rend difficile la recherche et la référence aux communications en cas de besoin.
L’outil Correspondance de Procore sert d’endroit central pour partager des documents de projet et maintenir un enregistrement formel des communications. Les fichiers de gestion de documents peuvent être directement joints et liés dans un document de correspondance à partir du Web ou d’un appareil mobile, ce qui permet d’accéder facilement aux documents ainsi qu’un historique clair de la communication.
Comment ça marche ?
Lorsque vous avez besoin de distribuer ou de discuter de tout ce qui concerne vos documents, vous pouvez utiliser l’outil Correspondance de Procore pour joindre et partager des documents à partir de l’outil de gestion de documents. Par exemple, vous pouvez créer un type de correspondance pour les transmissions afin de partager des lots de plans approuvés.
Le partage de documents par le biais d’un document de correspondance permet de garantir qu’un système d’enregistrement formel est conservé via Procore. Les fichiers joints (et non les copies) sont liés directement à partir de l’outil Gestion de documents, ce qui signifie que l’historique complet, le contexte et les autorisations des documents sont préservés.
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Meilleures pratiques
Avant de configurer les modèles de correspondance pour votre projet, tenez compte des points suivants :
- De quels types de communications formelles sur les documents de construction votre équipe de projet a-t-elle besoin, et quand peut-être devra-t-elle les envoyer ?
- Connaissez-vous l’outil Correspondance ? Si oui, comment l’utilisez-vous aujourd’hui et comment cela pourrait-il changer une fois que vous commencerez à utiliser l’outil de gestion de documents ?
- Qui doit envoyer et gérer les communications ?
- Tenez compte des autorisations requises pour l'outil Correspondance : autorisations de niveau « Standard » ou supérieures selon le type de correspondance de l'élément. OU Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.
Exemple
Prenons l’exemple de M’s Mechanical, un sous-traitant en mécanique qui a obtenu l’approbation d’un ensemble de dessins d’atelier mécaniques. Il est crucial pour eux de distribuer ces informations à leur équipe sur le terrain. Cela garantit que tous les membres du projet sont bien informés du dernier plan publié et peuvent travailler avec le lot de plans le plus récent.
Pour ce faire, M’s Mechanical créera un nouveau type de correspondance dans l’outil Admin au niveau entreprise pour les transmissions. Après avoir saisi les détails, ils assigneront ce type de correspondance au projet.
Dans l’outil Correspondance, ils créent un nouvel élément de correspondance et sélectionnent le type de transmission. Ils rempliront les informations nécessaires et joindront les dessins d’atelier mécaniques approuvés.
Une fois la correspondance créée et émise, ces plans nouvellement approuvés seront rapidement distribués, par e-mail, à chaque membre de l’équipe de projet disposant des autorisations de gestion de documents appropriées. Par exemple, les personnes assignées à la correspondance doivent avoir accès aux dessins d’atelier mécaniques approuvés pour pouvoir accéder aux documents joints.
Leçon suivante : Distribution de documents avec correspondance - Configurer
Configurez-le
Maintenant que vous avez appris à distribuer des documents via l’outil Correspondance, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
Remarque :
- Si vous avez déjà configuré l’outil Correspondance pour votre projet dans Procore, vous pouvez ignorer les deux premiers éléments d’action.
- L’outil Correspondance ne s’affiche pas dans un projet tant qu’au moins un type de correspondance n’a pas été créé et qu’un ensemble de champs pour au moins un type de correspondance n’a pas été appliqué au projet.
1. Créez un type de correspondance
Sur la page Correspondance de l’outil Admin au niveau entreprise (sous Paramètres des outils), créez un type de correspondance.
2. Créer et appliquer un ensemble de champs de correspondance à un projet
Dans l’onglet « Ensembles de champs » de la page Correspondance, dans l’outil Admin au niveau entreprise, créez un nouvel ensemble de champs ou modifiez-en un existant. Dans le lien « Projets assignés » de l’ensemble de champs, choisissez les projets auxquels vous souhaitez appliquer l’ensemble de champs de correspondance.
3. Créer un document de correspondance
Dans l’outil Correspondance du projet, créez un ou plusieurs éléments de correspondance que vous utiliserez pour partager des fichiers à partir de l’outil Gestion de documents.
