Modifier une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents

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Objectif

Modifier un affichage enregistré dans l'outil Gestion de documents du projet.

Contexte

Un affichage enregistré est un ensemble enregistré de filtres de recherche permettant un accès rapide aux documents dans l'outil Gestion de documents. Les vues enregistrées organisent visuellement vos documents tout en répondant aux besoins d'un contexte particulier, comme la vue enregistrée « Plans électriques publiés » pour les électriciens qui souhaitent uniquement voir les dernières versions approuvées d'un type de document spécifique. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées ne nécessitent pas que les utilisateurs spécifient un emplacement de chargement ; ils absorbent automatiquement les révisions passées, présentes et futures du même document.

Les administrateurs peuvent créer des vues enregistrées pour toutes les personnes présentes sur le projet et les utilisateurs individuels peuvent créer des vues enregistrées qui ne sont visibles que par eux. Chaque vue enregistrée est conservée dans une collection, qui est une catégorie parent avec son propre ensemble de filtres déterminés par les administrateurs du projet.

Les filtres d'une collection déterminent les filtres qui peuvent être choisis pour toute vue enregistrée qu'elle contient. Par exemple, lors de la création d'une vue enregistrée « Électrique » dans la collection « En cours de révision », la collection filtre déjà tous les documents, à l'exception de ceux dont le statut est IR-En cours de révision , de sorte que la vue enregistrée n'a besoin que d'ajouter le filtre « Électrique » à partir de le menu déroulant des disciplines. Un utilisateur ne peut pas ajouter le statut DR-Ébauche , car la collection « En révision » les exclut. En d'autres termes, les collections et les vues enregistrées ont une relation parent-enfant. Les vues enregistrées (enfants) adoptent les filtres de leur collection (parent).

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Pour modifier votre propre vue enregistrée, autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Gestion de documents
- Pour modifier une vue enregistrée du projet, autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Gestion de documents.
Information supplémentaire :
- Les vues enregistrées qui ont été créées pour « Tout le monde dans le projet » ne peuvent pas être remplacées par des vues personnelles.

Procédure

Accédez à l'outil Gestion des documents du projet.
Assurez-vous d'être dans l'onglet Documents .
Dans le panneau Vues enregistrées, cliquez sur la vue que vous souhaitez mettre à jour.
Remarque : si le panneau des vues enregistrées est masqué, cliquez sur le bouton Afficher les vues enregistrées. icône en haut du tableau.
Les actions suivantes sont disponibles :
- Mettre à jour les filtres d'affichage enregistrés
- Modifier le nom ou la description d'une vue enregistrée

Mettre à jour les filtres d'affichage enregistrés

Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez apporter des modifications aux documents qui apparaissent dans une vue enregistrée que vous avez créée. Vous pouvez également modifier les filtres d'une vue enregistrée créée par un administrateur, mais pour enregistrer vos nouveaux filtres, vous devez créer une nouvelle vue enregistrée.

Cliquez sur le nom de la vue enregistrée.
Depuis Plus de filtres Dans le menu, ajoutez ou supprimez des filtres pour modifier les documents qui s'affichent dans l'affichage.
- Une fois qu'une modification est apportée, un bouton « Mettre à jour » apparaît à côté du nom de la vue enregistrée. Le bouton « Créer » s'active si vous souhaitez plutôt créer une toute nouvelle vue enregistrée .
- Si vous ne voyez pas le bouton « Mettre à jour », la vue enregistrée n'a pas été créée par vous et vous ne pouvez pas la modifier.
- Voir Rechercher et filtrer des documents pour en savoir plus sur le filtrage, y compris l'emplacement du filtre Dernière révision/Toutes les révisions.
Cliquez sur Mettre à jour à côté du nom de la vue enregistrée. Les modifications sont automatiquement appliquées à la vue enregistrée.

Modifier le nom ou la description d'une vue enregistrée

Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez modifier le nom ou la description d'une vue enregistrée. Vous pouvez également modifier un affichage enregistré pour qu'il soit visible par tout le monde sur le projet si vous disposez des autorisations « Admin » dans l'outil Gestion de documents.

Dans la section « Vues enregistrées », cliquez sur les points de suspension verticaux à côté de la vue enregistrée dont vous souhaitez modifier les détails.
Remarque : vous devez être le créateur de la vue enregistrée ou un administrateur du projet pour voir cette icône et modifier les détails d'une vue enregistrée.
Cliquez sur Modifier le nom et la description.
La fenêtre « Mettre à jour l'affichage enregistré » s'ouvre.
Mettez à jour les champs Nom et Description si nécessaire.
Remarque : si vous disposez des autorisations « Admin » dans l'outil Gestion de documents, vous pouvez également choisir de modifier votre affichage enregistré personnel en un affichage visible par tous les membres du projet en sélectionnant « Tout le monde dans le projet » dans le champ « Afficher l'accès ». Cependant, les vues du projet ne peuvent pas être reconverties en vues personnelles.
Cliquez sur Mettre à jour.