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Procore

Modifier les paramètres d'affichage

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Objectif

Modifier les collections d'un projet dans l'outil Gestion de documents au niveau projet.

Contexte

Une collection est un groupe de filtres enregistrés dans le panneau Vues enregistrées de l'outil Gestion de documents. Les collections assurent l'organisation des recherches enregistrées afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement la révision de document nécessaire dans leur contexte spécifique. Par exemple, les administrateurs peuvent configurer une collection pour les utilisateurs sur le chantier qui extrait automatiquement uniquement la dernière version publiée de chaque plan pour un lieu spécifique. Des révisions plus récentes de ces plans peuvent exister, mais les utilisateurs sur le chantier ne doivent travailler qu'à partir de versions approuvées (publiées). 

Procore fournit automatiquement deux collections de documents appelées « En cours de révision » et « Publié », et les administrateurs de projet peuvent créer des collections supplémentaires à l'aide de filtres. Au sein d'une collection, tout utilisateur peut créer un affichage enregistré qui réduit encore plus les résultats de la recherche.  Par exemple, un ingénieur électricien peut avoir besoin d'une vue enregistrée qui montre uniquement les plans électriques. En plaçant cet affichage enregistré dans la collection « Publié », l'ingénieur facilite l'accès à une liste dynamique de tous les plans électriques publiés du projet.

Dans ce tutoriel, découvrez comment configurer une collection de projet avec des attributs spécifiques (filtres) qui limitent les fichiers qui y apparaissent. 

2024-07-31_Explaining Collections for Admins.png

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Gestion de documents du projet.
  • Les projets peuvent avoir jusqu'à 10 collections personnalisées. 
  • Les nouveaux projets incluent automatiquement les collections et vues enregistrées suivantes, qui ne comptent pas dans les 10 collections personnalisées maximum du projet : 
    • Publié 1  (collection)
      • Tous les documents publiés 2 (vue enregistrée) 
      • Plans 3 (vue enregistrée)
      • Cahier des charges 3 (vue enregistrée)
    • Dans Révision 4 (collection)
      • Tous les documents en révision 4 (affichage enregistré)
      • Assigné à Moi 4 (vue enregistrée)
    • Tous les documents 4 (vue enregistrée) : situé en bas du panneau Vues enregistrées, répertorie tous les documents du projet sans filtre appliqué. Les vues enregistrées ne peuvent pas être créées à partir de là. 

1 Les administrateurs peuvent le renommer et modifier ou ajouter des filtres selon les besoins, mais ils ne peuvent pas le supprimer ni le cloner.

2  Ne peut pas être supprimé, cloné ou renommé, et les filtres sont ceux choisis pour la collection « Publié ».

3  Les administrateurs peuvent ajouter des filtres supplémentaires si nécessaire, mais ils ne peuvent pas supprimer, cloner ou renommer.

4 Ne peuvent pas être supprimés, renommés ou clonés, et les filtres ne peuvent en aucun cas être modifiés.

Voir Pourquoi ne puis-je pas modifier ou supprimer certaines vues enregistrées dans l'outil de gestion de documents ?

  • La première collection du panneau Vues enregistrées détermine quelle vue enregistrée s'ouvre automatiquement lorsque les utilisateurs ouvrent l'outil Gestion de documents. Voir Réorganiser les collections. 

Procédure

 Remarque  

Les paramètres de l'outil Gestion de documents peuvent également être gérés dans l'outil Admin du projet. Voir Configurer les paramètres de gestion des documents dans l'outil Admin.

  1. Accédez à l'outil Gestion de documents du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur l'onglet Vues . 
  4. Choisissez parmi les tâches suivantes :

Créer une collection

  1.  Cliquez sur Créer une collecte.
  2. Remplissez les champs suivants pour configurer la collecte :
    • Nom de la collection : donnez à votre collection un nom qui indique les types de documents que les utilisateurs peuvent y trouver. 
    • Description : ceci est visible lorsqu'un utilisateur clique sur l'info. icon-info3.png icône à côté du nom de la collection dans le fil d'Ariane au-dessus de la liste des documents. 
    • Affichage par défaut : définissez l'affichage par défaut de la collection : toutes les révisions d'un document s'affichent dans la liste ou uniquement la dernière révision. Chaque utilisateur peut changer manuellement d'affichage à tout moment lors de l'affichage d'une collection. Il est également possible d'afficher les révisions d'un document après avoir cliqué sur le document. 
    • Icône : choisissez une icône qui apparaît à gauche du nom de la collection dans le panneau Vues enregistrées. 
    • Sélectionner les attributs : choisissez une catégorie d'attribut, puis utilisez la liste déroulante pour sélectionner les attributs (filtres) que vous souhaitez appliquer à la collection.
      Par exemple, si vous souhaitez que la collection contienne uniquement des plans approuvés au stade pré-construction, sélectionnez les attributs suivants :
      • Étape > Pré-construction
      • Tapez > RD - Plan
      • Statut > AP - Approuvé

Remarque : si vous sélectionnez une catégorie d'attribut mais que vous ne souhaitez pas choisir d'attribut pour celle-ci, vous devez supprimer la catégorie d'attribut pour créer la collection.  

  1. Cliquez sur Créer.
    Votre nouvelle collection apparaît sur votre page Paramètres d'affichage et dans le panneau Vues enregistrées de l'onglet Documents.  

2024-04-29_Views Settings Page.png

Réorganiser les collections

  1.  Passez la souris sur la poignée icon-reorder-grip.png icône de la collection que vous souhaitez déplacer.
    Votre pointeur se transforme en icône de main. 
  2. Cliquez et faites glisser la collection vers le haut ou vers le bas pour la réorganiser. Relâchez la porte pour déposer la collection à son nouveau lieu.
    Remarque : la collection en haut de cette liste détermine quelle vue enregistrée charge automatiquement lorsque les utilisateurs ouvrent l'outil de gestion de documents. Dans l'outil, la première vue enregistrée dans une collection est toujours celle qui contient tous les documents de cette collection. Il s'agit de la vue enregistrée qui se charge automatiquement si cette collection est répertoriée en premier dans la page des paramètres « Vues » de l'administrateur. 

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