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Démarrer un flux de travail dans l'outil Gestion de documents

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Objectif

Démarrer, redémarrer ou appliquer un flux de travail différent pour un ou plusieurs documents dans l'outil Gestion des documents d'un projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Gestion de documents.
      ET
    • Pour lancer un flux de travail, vous avez besoin de l'une des autorisations suivantes :
    • Pour relancer un flux de travail, appliquer un autre modèle de flux de travail ou envoyer des éléments via un flux de travail supplémentaire, vous devez disposer de l'autorisation suivante :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil de gestion des documents.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Gestion des documents du projet.
  2. Voici les options offertes :

Démarrer un flux de travail sur les documents chargés

  1. Chargez des documents si nécessaire. Voir Charger des documents dans l’outil Gestion des documents.
  2. Cliquez sur l' tabChargements .
  3. Remplissez les champs obligatoires pour les documents. Voir Terminer les informations pour les documents dans l’outil Gestion des documents.
  4. Cliquez sur le menu déroulant Flux de travail assigné pour sélectionner un flux de travail pour les documents. 
    Conseil ! Vous pouvez affecter un flux de travail à plusieurs documents à l'aide de la fonction de modification par lot. 
  5. Cliquez sur Appliquer si vous modifiez à partir du panneau « Modifier les attributs du document ». 
    Ceci applique le flux de travail au(x) document(s), mais ne démarre pas le flux de travail. 
    2024-07-10_subpar Start workflow for uploaded docs.png
  6. Cliquez sur Soumettre.
    Ceci envoie les documents à la première étape du flux de travail. Les personnes assignées à l'étape actuelle recevront une notification par e-mail.
    Remarque : le bouton Soumettre n'est pas disponible pour les documents pour lesquels il manque des champs obligatoires. Voir l'étape 3. 
    Submit button Uploads Tab_2024-04-23_16-05-03.png

Appliquer un nouveau modèle de flux de travail aux documents

Redémarrez, réappliquez ou appliquez un flux de travail supplémentaire à un document ou à un groupe de documents à tout moment de leur cycle de vie. Les modifications apportées au flux de travail d'un document deviennent une partie horodatée de son historique de flux de travail.

  1. Cliquez sur l'onglet Documents .
  2. Sélectionnez un ou plusieurs documents auxquels appliquer un nouveau modèle de flux de travail.
    Remarque : si vous sélectionnez un document avec un flux de travail terminé, vous pouvez l'envoyer via un processus d'approbation de flux de travail supplémentaire.
  3. Cliquez sur le flux de travail icon-workflow-pdm.png icône qui apparaît en haut de la liste. 
  4. Sélectionnez Appliquer le nouveau flux de travail. 
  5. Sélectionnez le modèle de flux de travail nécessaire dans la liste. 
    Remarque : la sélection du même modèle de flux de travail qui est déjà appliqué à un document redémarrera le flux de travail pour ce document. 
  6. Cliquez sur Appliquer.
  7. Cliquez à nouveau sur Appliquer après avoir reconnu que les flux de travail en cours seront terminés afin d'appliquer le nouveau modèle de flux de travail. 
    Les documents sont ainsi envoyés à la première étape du flux de travail nouvellement appliqué. Les personnes assignées à l'étape actuelle recevront une notification par e-mail.
  8. Revenez à l'onglet Documents si vous souhaitez voir les documents auxquels la modification est appliquée. 
    Remarque : le flux de travail actuel d'un document est répertorié dans la colonne « Flux de travail assigné ». Utiliser les paramètres du tableau icon-ag-grid-table-filter-menu.png pour afficher cette colonne, si nécessaire.