Démarrer un flux de travail dans l'outil Gestion de documents

Démarrer un flux de travail sur les documents chargés

1. Téléchargez des documents si nécessaire. Voir Charger des documents dans l’outil Gestion documentaire.

2. Cliquez sur l’onglet Chargements.

3. Remplissez les champs obligatoires pour les documents. Voir Informations complètes pour les Documents dans l’outil Gestion documentaire.

4. Cliquez sur le menu déroulant Flux de travail affecté pour sélectionner un flux de travail pour les documents.
   Conseil ! Vous pouvez affecter un flux de travail à plusieurs documents à l’aide de la fonction de modification en masse.

5. Cliquez sur Appliquer si vous modifiez à partir du panneau « Modifier les attributs du document ».
   Ceci applique le flux de travail aux documents, mais ne démarre pas le flux de travail. 

6. Cliquez sur Soumettre.
   Les documents sont alors envoyés à la première étape du flux de travail. Les personnes assignées de l’étape actuelle recevront une notification e-mail.
   Remarque : Le bouton Soumettre n’est pas disponible pour les documents pour lesquels il manque des champs obligatoires. Voir l’étape 3.

Appliquer un nouveau modèle de flux de travail aux documents

Redémarrez, réappliquez ou appliquez un flux de travail supplémentaire à un document ou à un groupe de documents à tout moment de leur cycle de vie. Les modifications apportées au flux de travail d'un document deviennent une partie horodatée de son historique de flux de travail.

1. Cliquez sur l’onglet Documents.

2. Sélectionnez un ou plusieurs documents auxquels appliquer un nouveau modèle de flux de travail.
   Remarque : Si vous sélectionnez un document avec une flux de travail terminée, vous pouvez l’envoyer via un flux de travail processus d'approbation supplémentaire.

3. Cliquez sur l’icône flux de travail  qui apparaît en haut de la liste.

4. Sélectionnez Appliquer un nouveau flux de travail.

5. Sélectionnez le modèle de flux de travail souhaité dans la liste.
   Remarque : La sélection du même modèle de flux de travail que celui déjà appliqué à un document relancera le flux de travail de ce document.

6. Gérer les conflits de flux de travail : si vous appliquez un flux de travail à un document qui a déjà une révision antérieure dans un flux de travail actif :

   1. Passez en revue la fenêtre contextuelle modale Alerte de flux de travail.

   2. Choisissez de résoudre le conflit en sélectionnant la révision actuelle et en fournissant un motif de résiliation pour la précédente.

   3. Si vous ne souhaitez pas mettre fin au flux de travail existant, cliquez sur Ne pas résoudre le conflit pour exclure ce document de l’action en masse.

7. Cliquez sur Appliquer.

8. Cliquez à nouveau sur Appliquer après avoir accusé réception que les flux de travail en cours seront terminés afin d’appliquer le nouveau modèle de flux de travail.
   Les documents sont alors envoyés à la première étape du flux de travail nouvellement appliqué. Les personnes assignées de l’étape actuelle recevront une notification par e-mail.

9. Revenez à l’onglet Documents si vous souhaitez voir les documents auxquels la modification a été appliquée.
   Remarque : Le flux de travail actuel d’un document est répertorié dans la colonne « Flux de travail affecté ». Utilisez les paramètres  du tableau pour afficher cette colonne, selon vos besoins.