Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil Gestion de documents

Si vous avez été chargé de réviser un document dans le cadre d’un flux de travail, vous pouvez afficher le document, accéder à des options telles que les annotations et saisir votre réponse. Voir Répondre à un flux de travail personnalisé. Pour plus d’informations sur les flux de travail dans l’outil Gestion de documents, voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion de documents.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Vous avez besoin des deux :

    • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil de gestion de documents.

    • Ajouté en tant que personne assignée pour une étape du flux de travail. Voir Comment les autorisations fonctionnent-elles dans l’outil de gestion de documents ?

• Informations supplémentaires :

  • Tous les utilisateurs autorisés à afficher un document peuvent afficher ce document, qu'il soit associé ou non à un flux de travail. Cependant, seules les personnes assignées à une étape du flux de travail verront le panneau Flux de travail.

1. Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.

2. Assurez-vous d’être dans l’onglet Documents .

3. Cliquez sur la vue enregistrée intitulée Qui m’a été assignée et qui se trouve dans la collection « En révision ».
   Note: Vous pouvez également accéder à ces documents à partir d’autres vues enregistrées, telles que « Tous les documents » en bas.

4. Cliquez sur le document que vous souhaitez réviser.

5. Dans la visionneuse, cliquez sur l’icône flux de travail .
   Un panneau Flux de travail s’ouvre.

6. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des annotations, utilisez les outils de la barre d’outils d’annotation. Voir Ajouter des annotations dans l’outil de gestion de documents.

7. Optionnel: Si vous disposez de l’autorisation granulaire « Peut être un gestionnaire de flux de travail », vous pouvez cliquer sur l’icône points de suspension verticaux pour accéder aux actions suivantes :

   • Gérer les personnes assignées: si vous avez besoin que d’autres personnes révisent le document à cette étape du flux de travail, vous pouvez inviter d’autres personnes assignées. Renseignez les informations pour inviter d’autres personnes assignées.

   • Redémarrer le flux de travail: si le flux de travail doit être redémarré, vous pouvez le rétablir au début. Cliquez sur Redémarrer pour confirmer.
     Note: Cela nécessitera la répétition de toutes les étapes précédemment effectuées et supprimera les commentaires et pièces jointes antérieurs. Toutes les personnes assignées ajoutées aux étapes du flux de travail après la création de l’élément seront également supprimées. Le nouveau flux de travail utilisera le modèle et la configuration les plus récents.

   • Si vous devez appliquer un autre modèle de flux de travail, voir Démarrer un flux de travail dans l’outil Gestion de documents.

   • Afficher le modèle de flux de travail: cliquez pour voir un diagramme du modèle de flux de travail. Les détails sont affichés dans le panneau latéral.

8. Une fois que vous avez révisé le document et que vous êtes prêt à ajouter votre réponse, cliquez sur Répondre.
   Note: Si vous souhaitez soumettre la même réponse pour plusieurs documents, reportez-vous à la section Réponse groupée.

9. Saisissez votre réponse :

   • Réponse: sélectionnez une réponse dans le menu déroulant.

   • Pièces jointes: si vous souhaitez ajouter des pièces jointes à votre réponse :

     • Cliquez sur Charger des fichiers ou Joindre à partir du projet. Vous pouvez également glisser-déposer des fichiers de votre ordinateur vers la zone.

     • Sélectionnez un ou plusieurs fichiers et cliquez sur Joindre.

   • Motif de la réponse: si nécessaire, saisissez des commentaires pour expliquer votre réponse.

10. Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre réponse, cliquez sur Envoyer.

     Conseil

    Une fois que vous aurez soumis votre réponse, votre nom n’apparaîtra plus dans la colonne « Personne assignée en attente » dans la vue de liste Gestion des documents. Cela confirme que votre action pour l’étape actuelle du flux de travail est terminée