Créer un planning d'inspection
Objectif
Planifier une inspection à effectuer ultérieurement.
Contexte
Les inspections peuvent souvent être planifiées et, dans certains cas, avoir lieu régulièrement. Lors de la planification des inspections, vous pouvez créer des plannings récurrents d'un modèle de projet d'inspection existant. Vous pouvez également planifier une seule instance d'inspection pour une date ultérieure.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Inspections au niveau projet.
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Inspections avec les autorisations granulaires « Créer/Modifier les plannings d' Inspection » . Voir Accorder des autorisations granulaires dans un modèle d'autorisations de projet.
Remarque : les utilisateurs de niveaux « Lecture seule » et « Standard » ne peuvent pas planifier une inspection tant qu'un modèle inspection au niveau entreprise n'est pas ajouté au projet.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Inspections au niveau projet.
- Informations supplémentaires :
- Les plannings sont regroupés par modèle.
- Vous pouvez définir le nombre de jours avant la date d'échéance pendant lesquels l'instance d'inspection doit être créée.
- Les dates d'échéance des inspections respectent les jours ouvrables si elles sont configurées.
- Les modifications apportées au type, au métier et à la description doivent être effectuées dans le modèle d' Inspection .
Conditions préalables
Procédure
- Accédez à l'outil Inspections au niveau projet.
- Cliquez sur +Créer.
Remarque : si votre entreprise n'a pas encore configuré de modèles d'inspection au niveau Entreprise, vous devrez d'abord créer un modèle d'inspection avant que ce bouton ne soit actif.
- Sélectionnez Planning d'inspection .
- Sélectionnez un modèle d'inspection par défaut dans votre liste de modèles du menu déroulant.
Remarque : vous ne pouvez pas utiliser un modèle que vous n'avez pas encore ajouté à votre projet. Voir Ajouter un modèle d'inspection à votre projet. - Saisissez les informations sur le planning :
- Nom : le nom du planning d'inspection.
- Fréquence: fréquence à laquelle vous souhaitez que le planning soit créé.
Note: L’option « Mensuel » définira la fréquence pour qu’elle se produise le même jour de chaque mois, par exemple, le deuxième mardi. - Date d'échéance de la première inspection : date d'échéance de la première inspection.
- Jours de création avant la date d'échéance : combien de jours avant la date d'échéance d'une inspection pour créer l'inspection.
- Fin par : date à laquelle aucune autre inspection ne doit être créée.
Remarque : cette option n'apparaît que pour les fréquences autres que « Une fois ».
- Remplissez les champs spécifiques à votre projet :
- Nom : le nom de l'inspection est défini dans le modèle au niveau entreprise et ne peut pas être modifié au niveau projet. Faites référence au numéro, au lieu ou à la date sur la page du registre pour différencier vos inspections.
- Statut : par défaut, le champ de statut sera défini sur « Ouvert ». Vous pouvez modifier ceci en fonction de vos besoins.
Remarque : le statut d'une inspection doit être défini sur « Ouvert » lorsque quelqu'un commence à effectuer l'inspection. Il doit rester ouvert jusqu'à ce qu'il n'y ait plus d'éléments défectueux sur l'inspection. À ce stade, vous devez changer le statut en « Fermé » pour indiquer qu'aucune autre action n'est nécessaire. - Lieu : utilisez le menu déroulant lieu pour sélectionner un lieu où l' élémenta un impact. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un lieu à plusieurs niveaux à un élément. Ce lieu peut être aussi général que celui du site au premier niveau ou aussi spécifique que l'endroit du chantier où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
- Distribution : ajoutez les utilisateurs « Standard » et « Lecture seule » à la liste de distribution pour leur donner accès à la vue d'une inspection privée dans le projet.
Remarque : ceci n'enverra pas de notifications par e-mail. - Privé(e) : cochez la case à côté de Privé(e) pour masquer l'inspection à tous, à l'exception du « Point de contact », des « personne(s) assignée(s) », des membres ajoutés à la liste de distribution de l'inspection et des utilisateurs de niveau « Admin » sur l'outil d'inspections du projet.
- Section du cahier des charges : référez-vous aux documents contractuels spécifiques ou à la section du cahier des charges qui est liée à l'inspection en choisissant dans le menu déroulant.
Remarque : si l'outil Cahier des charges est activé sur le projet, les sélections de ce menu sont remplies avec les sections du cahier des charges de cet outil, et elles s'afficheront sous forme de lien lors de l'enregistrement de l'inspection. Si l'outil Cahier des charges est désactivé sur le projet, les sélections de ce menu sont remplies avec les valeurs de l'outil Admin du projet.
Remarque : cliquez sur le X à côté de l'élément que vous avez sélectionné pour supprimer le champ. - Personne(s) assignée(s) : sélectionnez les personnes qui effectuent l'inspection. Par défaut, Procore remplira ce champ avec le nom du créateur.
- Entrepreneur responsable : sélectionnez l'entreprise qui a effectué les travaux à inspecter. Si vous avez sélectionné un point de contact avant ceci, vous ne pourrez choisir que l'entrepreneur auquel le point de contact est associé.
Remarque : si aucune entreprise contractante n'a été ajoutée à l'annuaire, le menu déroulant « Point de contact » apparaîtra vide. Vous devrez aller dans votre annuaire au niveau projet pour ajouter un entrepreneur et lui associer un contact avant de pouvoir remplir ce champ.
Remarque : cliquez sur le X à côté de l'élément que vous avez sélectionné pour supprimer le champ. - Point de contact : sélectionnez la personne du groupe du point de contact qui a effectué le travail à inspecter. Si vous avez sélectionné un « entrepreneur responsable » avant cela, vous ne pourrez choisir que l'entreprise à laquelle le point de contact est associé.
Remarque : si vous avez ajouté à votre annuaire un entrepreneur auquel aucun contact n'est associé, le menu déroulant « Point de contact » apparaîtra vide. Vous devrez accéder à votre annuaire au niveau projet pour associer un contact à votre entreprise contractante responsable avant de pouvoir ajouter dans ce champ. Seuls les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Observations peuvent être répertoriés comme « point de contact » de l'inspection.
Remarque : cliquez sur le X à côté de l'élément que vous avez sélectionné pour supprimer le champ. - Pièces jointes : joignez tous les fichiers pertinents de votre ordinateur, de l'outil Photos du projet, de l'outil Plans du projet, de l'outil Formulaires du projet ou de l'outil Documents au niveau projet à votre inspection pour que ceux qui effectuent l'inspection puissent s'y référer.
Remarque : voir Ajouter une photo à une inspection afin qu'elle soit renseignée dans l'outil Photos .
- Cliquez sur Créer.
- Facultatif : sous Aperçu des éléments d'inspection, passez en revue les éléments d'inspection et leurs options de réponse.
- Cliquez sur Créer.