Créer une observation à partir d'une inspection

Objectif

Créer une observation à partir d'une inspection.

Contexte

Vous pouvez créer une observation à partir d'une inspection si une tâche est défectueuse ou nécessite un travail de suivi à effectuer par le point de contact de l'inspection. Si cette option est activée, vous pouvez être invité à créer une observation automatiquement après avoir marqué un élément d'inspection comme ayant échoué. Voir Configurer les paramètres avancés : inspections au niveau projet.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau Standard ou Admin dans l'outil Inspections au niveau Projet.
    ET
  • Autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Observations du projet.
• Informations supplémentaires :
  • Lorsque vous créez une observation à partir d'une inspection, il y aura un champ appelé Origine qui fournira un lien vers l'inspection à partir de laquelle l'observation a été créée.
  • Vous pouvez également créer une observation à partir de l'outil Observations.
  • Si vous créez une observation à partir d'une inspection, l'élément ne sera pas envoyé automatiquement. Si une observation est en attendre d'envoi, vous verrez une bannière Action requise en haut de la page de l'outil Observations. Vous pouvez envoyer l'élément directement à partir de cette bannière.

Conditions préalables

• Pour afficher le bouton Créer une observation, vous devez ajouter l'outil Observations à votre projet. Contactez votre Point de contact Procore pour demander l'ajout d'Observations au compte Procore de votre entreprise.
• L'inspection doit avoir le statut « Ouvert ».
  Remarque: un statut « Fermé » ou « En révision » n'affichera pas l'option de créer une observation. 

Procédure

1. Accédez à l'outil Inspections au niveau projet.
2. Cliquez sur Afficher à côté de l'inspection à partir de laquelle vous souhaitez créer une observation.
3. Faites défiler jusqu'à la tâche d'inspection appropriée et cliquez sur Activité.
4. Cliquez sur le plus et sélectionnez Créer une observation .
   Remarque : vous pouvez être invité à créer une observation automatiquement lorsque vous marquez un élément d'inspection comme Échec. Voir Configurer les paramètres avancés : Inspections au niveau projet .
5. Créez votre observation en remplissant les informations dans la fenêtre.
   • Type : choisissez le type qui catégorise le mieux l'observation. Le type vous aidera à filtrer et à signaler en fonction du type d'observation. Cela n'aura aucun effet sur les champs qui apparaîtront lors de la création d'une observation. Voir À quoi servent les types d'observation par défaut ?
   • ​Statut : définissez le statut de l'observation.
     • Initié : lorsque vous créez l'observation, elle est définie sur « initiée ». Cela signifie que l'observation a été établie dans Procore et attend la réponse de la personne assignée.
     • Prêt pour révision : une fois que la personne assignée a agi suite à l'observation (que ce soit en corrigeant la lacune, en réglant le problème de sécurité, etc.), elle répond à l'observation en passant le statut à « Prêt pour révision ». Ceci informe le créateur par e-mail que l'observation est prête à être révisée par le créateur.
     • Non accepté : une fois que le créateur a révisé l'œuvre, il peut la marquer comme « Non accepté ». Cela signifie que le créateur a considéré que le travail n'était pas résolu. L'observation est renvoyée devant le tribunal de la personne assignée.
     • Fermé : une fois que le créateur a révisé l'œuvre, il peut la marquer comme « Fermé ». Cela signifie que le créateur a considéré le travail comme résolu et approuvé, et a fermé l'élément.
   • Titre : Titre de l'observation pour annoncer le thème général. Celui-ci sera automatiquement renseigné avec le nom de la tâche d'inspection.
     Important : le titre de l'observation ne peut pas dépasser 255 caractères.
   • Priorité : sélectionnez la priorité de cet élément. Cela ne changera pas comment ni où l'observation s'affichera. Cependant, il indiquera à la partie responsable l'urgence de l'élément.
   • Numéro : le numéro de l'observation sera automatiquement renseigné avec le numéro suivant en fonction du nombre d'observations que vous et votre équipe avez créées dans Procore. Vous pouvez le modifier si nécessaire.
   • Métier : sélectionnez le métier pertinent pour cette observation. Il indique quel métier est impliqué dans la résolution de l'observation. Les métiers sont définis dans l'onglet Admin au niveau entreprise sous la configuration du métier. Voir Ajouter ou supprimer des métiers .
   • Lieu: sélectionnez le lieu où l'observation se trouve. Celui-ci sera automatiquement renseigné avec le lieu de l'inspection. Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément ?
   • Section du cahier des charges : sélectionnez la section du cahier des charges associée à cette observation. Si l'inspection est associée à une section du cahier des charges, celle-ci est automatiquement renseignée dans l'observation.
   • Personne assignée : sélectionnez l'utilisateur qui effectuera le travail requis à partir de l'observation. Celui-ci sera automatiquement renseigné avec le « point de contact » de l'inspection.
     Remarque : si la personne désignée comme point de contact lors de l'inspection dispose d'une autorisation de niveau « Standard » ou supérieure, le nom de cette personne sera pré-rempli comme champ Personne assignée dans la nouvelle observation. Si la personne assignée comme point de contact lors de l'inspection dispose d'autorisations « Lecture seule » ou inférieures, le champ Personne assignée sera vide sur la nouvelle observation.
   • Distribution : ajoutez à la liste de distribution des personnes dont vous souhaitez recevoir des e-mails de mise à jour lorsque le statut de l'observation change ou lorsqu'une personne laisse un commentaire.
     Remarque : si vous souhaitez que des personnes figurent toujours sur la liste de distribution pour les observations, vous pouvez les ajouter à la liste de distribution par défaut dans les paramètres de configuration.
   • Date d'échéance : sélectionnez dans le calendrier une date d'échéance de l'observation.
     Remarque : le champ « Date d'échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié sur la page Configurer les paramètres de l'outil Observations. Voir Configurer les paramètres avancés : observations . La date d'échéance respecte également les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet .
   • Privé (e ) : cochez la case si vous souhaitez que cette observation soit visible par les utilisateurs Admin de l'observation, la personne assignée et les personnes de la liste de distribution.
   • Description : ajoutez une description de l'observation détaillant les informations pertinentes nécessaires pour signaler ou terminer le travail.
   • Pièces jointes : joignez des informations pertinentes comme une photo ou un document de garantie en cliquant sur Joindre des fichiers pour sélectionner un fichier dans Procore ou votre ordinateur local, ou en faisant un glisser-déposer dans la zone grise.
   • Danger : sélectionnez un danger associé à l'observation. 
   • Condition de contribution : sélectionnez une condition de contribution associée à l'observation. 
   • Comportement contributif : sélectionnez un comportement contributif associé à l'observation. 
6. Cliquez sur Créer.
7. L'observation apparaît désormais dans le fil d'activité de la tâche d'inspection et dans le registre des observations de l'outil Observations. Voir Afficher le fil d'activité des éléments dans une inspection .
   Remarque : un lien vers l'inspection à partir de laquelle l'observation a été créée apparaît dans le champ Origine de l'observation.

Voir aussi

• Créer une observation 
• A quoi servent les types d'observation par défaut ?