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Procore

Envoyer une facture du maître d'ouvrage par e-mail

Objectif

Envoyer une facture au maître d'ouvrage du projet pour demander le paiement.

Contexte

Après avoir créé une facture, vous pouvez l'envoyer au maître d'ouvrage par e-mail. Si le maître d'ouvrage répond à cet e-mail, la réponse apparaît dans l'onglet E-mails de la facture.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
      Remarques
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Informations supplémentaires :
    • Cliquez sur le bouton Envoyer la facture par e-mail pour envoyer une copie PDF de l'onglet Détail aux destinataires. L'onglet PDF configurable n'est PAS inclus dans l'e-mail sortant.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Maître d'ouvrage, puis sur le contrat principal sur lequel vous souhaitez travailler.
  3. Cliquez sur l'onglet Factures.
  4. Cliquez sur Afficher à côté de la facture à envoyer par e-mail.
  5. Cliquez sur Envoyer la facture par e-mail.
    email-invoice.png
    Remarque
    Le bouton Envoyer la facture par e-mail permet d'envoyer une copie PDF de l'onglet Détail aux destinataires. L'onglet PDF configurable n'est PAS inclus dans l'e-mail sortant.
  6. Remplissez les champs suivants :
    • À. Saisissez les noms de tous les destinataires. Il s'agit généralement d'un maître d'ouvrage à qui vous demandez un paiement.
    • CC. Saisissez les noms des destinataires auxquels vous souhaitez envoyer une copie de l'e-mail.
    • Privé(e). Cochez cette case pour limiter l'accès à l'e-mail de facturation aux destinataires. Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Admin » sont toujours autorisés à accéder à l'e-mail de facturation.
    • Objet. Ce champ se remplit automatiquement avec le numéro de la facture.
    • Pièces jointes. Joignez tout document ou fichier associé.
    • Message. Incluez tout message concernant la facture que vous souhaitez envoyer aux destinataires.
  7. Cliquez sur Envoyer.
    Une bannière JAUNE « Communication créée » apparaît. Procore envoie une copie de l'onglet Détails sous forme de pièce jointe PDF au(x) destinataire(s) désigné(s) sous forme de message électronique. Un enregistrement du message sortant est enregistré dans l'onglet « E-mails » de la facture. Toutes les réponses à l'e-mail doivent être envoyées à l'adresse « À » et sont également enregistrées dans l'onglet « E-mails ».

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des factures de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de gestion des factures de construction. .