Guide de l’utilisateur des matériaux (avec données financières)

Ajouter les informations de base

Mettez à jour les informations de base comme suit :

• Numéro de contrat
  Pour numéroter vos contrats, choisissez parmi ces options :
  • Si vous numérotez vos contrats en utilisant un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement une numérotation consécutive par ordre croissant.

    Exemple

    Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive par ordre croissant de Procore :

    • Si le contrat précédent était 1, les contrats suivants seront 2, 3, et ainsi de suite.
    • Si le contrat précédent était PC-0001, les contrats suivants seront PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
    • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les contrats suivants seront DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, et ainsi de suite.
  • Si vous ne numérotez PAS vos contrats en utilisant la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque bon de commande. Pour ce faire, écrasez l'entrée existante dans la case Numéroter. Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.

    Remarques

    • Pour les entreprises utilisant l’outil Intégrations ERP, votre système ERP intégré peut imposer une limite maximale de caractères. Voir Quelle est la longueur maximale de caractères pour le « Numéro (#) » d’un engagement ? Important! Lorsqu’un engagement est exporté vers Intégration par Ryvit, il doit avoir un numéro unique.
    • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation des engagements de votre projet. pour en savoir plus, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?
• Entreprise sous-traitante
  Sélectionnez l'entreprise responsable de l'exécution du bon de commande (par exemple, American Construction Co.).
  Remarques :
  • Pour apparaître dans cette liste en tant que sélection, ajoutez l'entreprise à l'annuaire du projet. Pour plus de détails, voir Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ou Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Annuaire au niveau projet (Procore Imports).
•  
• Titre
  Saisissez un nom descriptif pour le contrat.

  Remarques

  • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, sachez que certains systèmes ERP intégrés imposent des limites de caractères dans le champ « Titre » lorsque des données exportées depuis Procore sont importées dans leur système.
  • Pour plus de détails sur les limites de caractères, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour le « titre » d'un engagement ?

• Facultatif : Signer avec DocuSign®
  Déplacez ce curseur vers la droite pour collecter les signatures avec l'intégration Procore + DocuSign®. Pour savoir comment activer l'intégration dans Procore, voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore.

Mettre à jour les informations générales

Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :

• Statut
  Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un autre statut, choisissez l'une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent :

  Remarque

  Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut de votre contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
• Exécuté
  Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement valable qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.

  Remarques

  • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu'ils modifient le statut du bon de commande à « Approuvé » ou « Terminé ».
  • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus métier unique de votre projet
• Retenue de garantie par défaut
  Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage servant de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur de l'article, saisissez 10 %.

  Remarques

  • Le montant de la « retenue de garantie par défaut » défini sur le bon de commande n'affectera que le montant de la première facture. La modification de cette valeur après la création de la première facture de sous-traitant n'affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures suivantes.
  • Afin de définir ou de débloquer le montant de la retenue de garantie sur une facture ultérieure, suivez les étapes de Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Ensuite, utilisez l'un de ces outils Procore pour définir ou débloquer la retenue de garantie sur cette facture :
    • Engagements. Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant. 
    • Facturation. Définir ou débloquer une retenue de garantie sur une facture de sous-traitant. Si vous souhaitez configurer des règles de retenue de garantie qui ajustent automatiquement les montants retenus sur vos factures de sous-traitant, voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d'un engagement.
• Facturer à
  Entrez les coordonnées professionnelles de la personne qui paie la commande. Procore utilise ces informations pour remplir automatiquement l'adresse de facturation sur toutes les factures créées pour cette commande.
• Assigné à
  Saisissez le nom de la personne assignée au bon de commande.
• Conditions de paiement
  Entrez les conditions de paiement. Par exemple, Net 30, Net 45, etc.
• Expédier à
  Entrez les coordonnées de l'entreprise pour la destination de l'envoi. Procore utilise ces informations pour remplir automatiquement l'adresse de livraison sur toutes les factures créées pour cette commande. N'oubliez pas que cette adresse peut être différente de l'adresse de facturation. Par exemple, vous pouvez choisir de faire livrer la commande directement sur le chantier ou dans un lieu de stockage hors site.
• Expédier par
  Entrez la méthode d'expédition de la commande. Par exemple, Air, International, Océan, Camion, Train, etc.

  Remarque

  Le champ « Expédier par » est un champ de texte libre, il vous permet de saisir la méthode d'expédition, le transporteur et/ou le numéro de suivi appropriés pour la commande.
• Description
  Entrez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte.

Mettre à jour la confidentialité du contrat

L'utilisation du paramètre de confidentialité n'autorise que les administrateurs du projet et les utilisateurs non-administrateurs sélectionnés. Pour modifier les autorisations d'accès du contrat, procédez comme suit :

1. Cochez ou décochez la case « Privé ». Procore active ce paramètre par défaut. 
2. Sélectionnez un employé de « l'entreprise sous-traitante » dans la liste déroulante Contact de facturation.

Mettre à jour les dates du contrat

Pour mettre à jour le contrat avec les dates importantes, procédez comme suit :

• Date de réception du bon de commande signé
  Sélectionnez la date à laquelle le bon de commande exécuté a été reçu.
• Contrat
  Sélectionnez la date du contrat pour la commande.
• Livraison
  Sélectionnez la date de livraison prévue ou réelle de la commande.
• Émis le
  Sélectionnez la date à laquelle la commande a été émise par votre entreprise.

Mettre à jour la ventilation des coûts

Il existe deux (2) méthodes pour mettre à jour la ventilation des coûts du bon de commande :

• Ajouter des postes à la ventilation des coûts
• Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV

Joindre des fichiers

Pour ajouter des pièces jointes au contrat :

1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
2. Cliquez sur Joindre des fichiers. 
3. Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l'emplacement où sont stockés les fichiers à charger. Les options suivantes s'offrent à vous :
   • Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir l'explorateur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir. 
   • Photos. Si l'outil Photos est actif sur le projet, choisissez l'emplacement dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
   • Plans. Si l'outil Plans est actif sur le projet, choisissez le secteur dans la liste Sélectionner le secteur, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
   • Formulaires. Si l'outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner le modèle, puis recherchez le ou les fichiers à charger. 
   • Documents. Si l'outil Documents est actif sur le projet, rendez-vous sur le dossier où le ou les fichiers à charger sont stockés, puis mettez-les en surbrillance. 
4. Cliquez sur Joindre.
   
   
   
   Un indicateur de progression vous indique le statut d'avancement du téléchargement.
5. Cliquez sur l'icône (X) Fermer de la boîte de dialogue Joindre des fichiers.  

Enregistrer le contrat

Pour enregistrer le contrat, cliquez sur l'un (1) de ces boutons :

• Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat et revenir à l'onglet « Général » en mode visualisation. 
  OU
• Compléter avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour lancer l'intégration Procore + DocuSign® et préparer l'enveloppe pour la signature. Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.
  OU
• Annuler.

Créer un ordre de changement de l'engagement

Si vous avez créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance et que vous devez modifier les conditions de cet élément, suivez les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement de l'engagement.

1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
2. Sous Contrats , recherchez l'engagement. Cliquez ensuite sur Modifier .
3. Cliquez sur Créer un OC de l'engagement.

   Remarques

   Si l'outil Événements de changement est activé sur votre projet, le bouton Créer un OC de l'engagement n'est pas disponible. Suivez ces étapes à la place :

   • Tout d'abord, cliquez sur Créer un événement de changement.
   • Ensuite, suivez les étapes décrites dans Créer un événement de changement.
   • Ensuite, suivez les étapes décrites dans Créer un ordre de changement de l’engagement à partir d’un événement de changement.
   
   
   
4. Dans l'onglet Général, procédez comme suit :
   • Signer avec DocuSign®
     Si vous avez activé l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, décochez la case.
   • Numéro
     Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d'ordres de changement déjà créés. Par défaut, le numéro est automatiquement incrémenté de un. 

      Conseil

     Comment Procore assigne-t-il des numéros aux ordres de changement d'engagement ? pour en savoir plus, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?
   • Révision
   • Affiche le numéro de révision de l'ordre de changement. Lorsqu'un ordre de changement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un ordre de changement peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur. 
   • Date de création.
     Ce champ se remplit automatiquement avec la date à laquelle vous créez l'ordre de changement de l'engagement. La date ne peut pas être modifiée.
   • Créé par
     Se remplit automatiquement avec le nom de l'utilisateur qui crée l'ordre de changement.
   • Entreprise sous-traitante
     Se remplit automatiquement avec le nom du sous-traitant ou du fournisseur figurant sur le contrat de sous-traitance. Ce champ est uniquement disponible pour les contrats de sous-traitance.
   • Contrat
     Se remplit automatiquement avec le nom du contrat pour lequel l'ordre de changement est créé. Ce champ n'est disponible que pour les contrats de sous-traitance.
   • Titre
     Saisissez un nom pour l'ordre de changement. La limite maximale de caractères est de 255 caractères. 

      Important

     Si vous utilisez un système ERP intégré, le nombre maximal de caractères pour le champ « Titre » d'un engagement est différent pour chaque système. Pour obtenir une liste des systèmes et de leurs limites, voir Quel est le nombre maximal de caractères pour un « titre » d'engagement ?
   • Statut
     Sélectionnez un statut pour l'ordre de changement. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ?
   • Privé.
     Cochez cette case pour rendre l'ordre de changement visible uniquement aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements.
   • Motif du changement.
     Sélectionnez l'un de ces motifs pour l'ordre de changement potentiel : demande du client, développement de la conception, allocation, condition existante ou forfait. Pour savoir comment configurer les motifs du changement, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
   • Méthode comptable
     Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat.
   • Date d'échéance
     Sélectionnez une date d'échéance d'ici laquelle l'ordre de changement doit être approuvé.
   • Date de facturation
     Sélectionnez la date à laquelle l'ordre de changement a été facturé. 
   • Réviseur désigné
     Sélectionnez l'utilisateur du projet Procore dans votre organisation qui sera responsable d'approuver ou de rejeter cet ordre de changement ultérieurement. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement de l'engagement .

      Important

     • Le réviseur désigné peut soumettre une réponse d'approbation ou de rejet uniquement lorsque le statut d'un ordre de changement est En attente – En révision . 
     • Pour envoyer une notification par e-mail au réviseur désigné afin de l'informer qu'un ordre de changement est en attente de réponse, choisissez parmi ces options :
       • Vous pouvez transmettre l'ordre de changement au contrat principal au « réviseur désigné » par e-mail. Voir Transférer un ordre de changement à un utilisateur du projet par e-mail . 
         OU
       • L'ordre de changement en attente sera également répertorié dans la zone « Mes éléments ouverts » de la page d'accueil du projet. L'utilisateur peut consulter cette page à tout moment.
     • Une fois que le réviseur désigné a soumis une réponse d'approbation ou de rejet, le champ Réviseur (directement sous le champ Réviseur désigné) indique la date et l'heure de la réponse de cet utilisateur. Le champ Réviseur n'est visible que par le Réviseur désigné.
   • Demande reçue de
     Sélectionnez dans l'annuaire du projet un utilisateur au nom duquel vous soumettez l'ordre de changement. 
   • Descriptif
     Saisissez une description détaillée de l'ordre de changement.

     Remarques

     • Si vous exportez l’ordre de changement vers Sage 300 CRE® et Intégration par Procore, les entrées de plus de mille (1000) caractères seront tronquées lors de l’exportation. 
     • Si vous exportez l'ordre de changement vers un autre système ERP intégré, vous pouvez saisir un nombre illimité de caractères dans Procore.
   • Impact sur le planning
     Si vous la connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés au planning actuel du projet si l'ordre de changement était approuvé.

      En version bêta

     Note aux utilisateurs participant au programme bêta limité « Réalisation estimée du sous-traitant ». Lorsqu'un utilisateur passe un ordre de changement au statut « Approuvé » et qu'il inclut une valeur dans le champ « Impact sur le planning » de l'ordre de changement, Procore met automatiquement à jour le champ « Date d'achèvement estimée » du contrat d'engagement en fonction du nombre de jours entrés. Pour en savoir plus sur ce programme, voir Engagements : (Bêta) Date d'achèvement estimée du sous-traitant.
   • Lieu
     Utilisez le menu déroulant lieu pour sélectionner un lieu où l'élément a un impact. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un lieu à plusieurs niveaux. Voir Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément. Ce lieu peut être aussi général que l'emplacement du site au premier niveau ou aussi spécifique que l'endroit du chantier où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
   • Référence
     Indiquez tout autre outil, matériau ou document lié à l'ordre de changement.
   • Exécuté
     Cochez cette case si l'ordre de changement a déjà été exécuté.
   • Changement de champ
     Cochez cette case si l'ordre de changement nécessite un changement de champ.
   • Payé en totalité
     Cochez cette case si le coût est déjà couvert dans le budget.
   • Pièces jointes
     Sélectionnez et ajoutez tout document pertinent.
5. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer par e-mail pour envoyer l'ordre de changement à tous les utilisateurs répertoriés comme « Réviseurs ». 

Ajouter une ventilation des coûts (VDC) à l'ordre de changement

Si des coûts sont associés à l’ordre de changement, ajoutez des postes à la ventilation des coûts de l’ordre de changement. 

1. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Cliquez sur Ajouter une ligne.
   • Poste du contrat principal
     Sélectionnez un poste dans la liste déroulante. Si aucun poste ne convient, sélectionnez Non budgétisé . 
   • Modifier le poste d'événement
     Sélectionnez un poste d'événement de changement dans la liste déroulante. 
   • Sous-projets
     Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet, sélectionnez-en un dans la liste. Voir Activer les sous-projets sur les projets pour SDP .
   • Code budgétaire
     Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans SDP de Procore ? 
   • Descriptif
     Saisissez une description pour le nouvel ordre de changement. 
   • Montant du coût
     Saisissez un montant dans la case. 
   • Facultatif : codes fiscaux
     Si vous utilisez des codes fiscaux avec ce projet, sélectionnez un code fiscal à utiliser pour le poste.

      Conseil

     Vous ne voyez pas le champ Codes fiscaux ?Ce champ n'apparaît que lorsque la fonction de codes fiscaux est activée sur le projet Procore. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet ?
4. Cliquez sur Ajouter.
5. Répétez ces étapes pour chaque poste.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Créer un envoi à partir du bouton « Créer »

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Ajoutez à votre liste les matériaux qui doivent être ajustés. Voir Ajouter des matériaux à la liste.
3. Cliquez sur Créer et sélectionnez Reçu.
4. Optionnel: Sélectionnez un bon de commande.
   Remarque : sélectionnez cette option si vous avez commandé des matériaux via l’outil Engagements.
5. Saisissez les informations « Fournisseur ».
6. Saisissez la « Date de réception ».
7. Cliquez dans n’importe quel champ du tableau « Itinéraire » pour effectuer des ajustements en fonction des informations de votre envoi.
8. Optionnel: Saisissez des notes.
9. Sous « Postes », cliquez sur le champ de quantité pour chaque poste et saisissez la quantité de l’article à ajuster.
   
10. Cliquez sur Créer le document.
11. Facultatif: sur l’envoi, mettez à jour le « Statut du document » sur Débloqué si l’envoi est en transit.
    

Créer un envoi à partir d’une commande

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Contrôle .
3. Cliquez sur le sous-onglet Commandes.
4. Cliquez sur le numéro de commande pour lequel vous souhaitez créer un envoi.
5. Cochez les cases des articles de l’envoi.
   
   OU
   Cochez la case dans l’en-tête « Postes du document » pour sélectionner tous les articles de la commande.
   
6. Dans l’en-tête « Postes de documents », cliquez sur l’icône hamburger  et sélectionnez Créer un envoi.
   
7. Saisissez les informations relatives à l’envoi :
   • Facultatif : Numéro/Nom de l’envoi. Saisissez le numéro d’expédition ou laissez-le vide pour générer automatiquement un numéro d’expédition.
   • Facultatif : Destination. Saisissez la destination par défaut assignée à tous les postes de l’envoi. Les postes individuels peuvent être mis à jour ultérieurement ou sur le reçu lors de la réception de la commande. Voir Mettre à jour un envoi.
   • Date d’expédition. Saisissez la date à laquelle les articles ont été expédiés.
   • Temps de transit estimé (jours). Indiquez le nombre de jours pendant lesquels l’envoi devrait être en transit avant son arrivée.
   • Type de référence de l’envoi. Saisissez le type de référence de l’un des éléments suivants 
     • Autre/Aucun(e)
     • Avis
     • Libération
     • Connaissement
     • Liste de colisage
   • Facultatif : numéro de référence. Saisissez le numéro de référence de l’envoi.
   • Facultatif : Remarques. Saisissez des notes.
8. Cliquez sur Créer.
9. Facultatif : charger des pièces jointes aux matériaux
10. Facultatif: sur l’envoi, mettez à jour le « Statut du document » sur Débloqué si l’envoi est en transit.
    

Créer un reçu à partir du bouton Créer

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Ajoutez à votre liste les matériaux qui doivent être ajustés. Voir Ajouter des matériaux à la liste.
3. Cliquez sur Créer et sélectionnez Reçu.
4. Saisissez les informations « Fournisseur ».
5. Saisissez la « Date de réception ».
6. Sélectionnez le « Type de référence » pour le reçu.
7. Saisissez le « numéro de référence » du reçu.
8. Sélectionnez « Inspecté par nom » pour la personne qui a inspecté les matériaux reçus.
9. Sélectionnez « Reçu par nom » pour la personne qui a reçu les documents.
10. Optionnel: Saisissez des notes.
11. Sous « Postes », cliquez sur le champ de quantité pour chaque poste et saisissez la quantité de l’article à ajuster.
    
12. Cliquez sur Créer le document.
13. Sous « Postes de document », révisez les postes.
    1. Vérifiez la date de réception. Si vous devez apporter une modification, voir Mettre à jour la date de réception du matériel.
    2. Révisez la quantité.
    3. Saisissez l’emplacement de stockage pour chaque poste :
       • Mettre à jour un poste individuel :
         1. Cliquez sur le champ Lieu de l’élément et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
            
       • Mettre à jour des postes par lot :
         1. Cochez la case de chaque poste.
         2. Sous « Emplacement de stockage », sélectionnez l’emplacement dans le menu déroulant.
            
         3. Cliquez sur Définir la sélection pour définir l’emplacement des éléments sélectionnés.
            OU
            Cliquez sur Définir tout pour définir l’emplacement de tous les postes.
       • Ajouter des matériaux à un conteneur :
         1. Suivez les étapes pour ajouter des matériaux à un conteneur.
    4. Si les matériaux reçus sont inacceptables, excédentaires, courts ou endommagés (UOSD), suivez les étapes pour créer un défaut UOSD.
    5. Mettez à jour le statut des matériaux acceptables. 
       • Mettre à jour un poste individuel :
         1. Cliquez sur le champ « Statut » de l’élément et sélectionnez Vérifié > Acceptable dans le menu déroulant.
            
       • Mettre à jour des postes par lot :
         1. Cochez la case de chaque poste.
         2. Sous « Statut/Condition », sélectionnez Vérifié > Acceptable dans le menu déroulant.
            
         3. Cliquez sur Définir la sélection pour définir le statut des éléments sélectionnés.
            OU
            Cliquez sur Définir tout pour définir le statut de tous les postes.
    6. Si un poste remplace un défaut, suivez les étapes pour associer des postes à un défaut.
14. Facultatif : chargez des pièces jointes aux matériaux.

Créer un reçu à partir d’une commande

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Contrôle .
3. Cliquez sur le sous-onglet Commandes.
4. Cliquez sur le numéro de commande pour lequel vous souhaitez créer un reçu.
5. Cochez les cases des éléments sur le reçu.
   
   OU
6. Cochez la case dans l’en-tête « Postes du document » pour sélectionner tous les articles de la commande.
   
7. Dans l’en-tête « Postes de documents », cliquez sur l’icône hamburger  et sélectionnez Créer un reçu.
   
8. Saisissez les informations du reçu.
9. Cliquez sur Créer.
10. Sous « Postes de document », révisez les postes.
    1. Vérifiez la date de réception. Si vous devez apporter une modification, voir Mettre à jour la date de réception du matériel.
    2. Révisez la quantité.
    3. Saisissez l’emplacement de stockage pour chaque poste :
       • Mettre à jour un poste individuel :
         1. Cliquez sur le champ Lieu de l’élément et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
            
       • Mettre à jour des postes par lot :
         1. Cochez la case de chaque poste.
         2. Sous « Emplacement de stockage », sélectionnez l’emplacement dans le menu déroulant.
            
         3. Cliquez sur Définir la sélection pour définir l’emplacement des éléments sélectionnés.
            OU
            Cliquez sur Définir tout pour définir l’emplacement de tous les postes.
       • Ajouter des matériaux à un conteneur :
         1. Suivez les étapes pour ajouter des matériaux à un conteneur.
    4. Si les matériaux reçus sont inacceptables, excédentaires, courts ou endommagés (UOSD), suivez les étapes pour créer un défaut UOSD.
    5. Si les matériaux indiqués sur le reçu arrivent dans un envoi distinct, cliquez sur le champ « Statut » de l’article et sélectionnez Zéro expédié.
       Note: Cela mettra à jour la quantité de ce poste à 0.
    6. Mettez à jour le statut des matériaux acceptables. 
       • Mettre à jour un poste individuel :
         1. Cliquez sur le champ « Statut » de l’élément et sélectionnez Vérifié > Acceptable dans le menu déroulant.
            
       • Mettre à jour des postes par lot :
         1. Cochez la case de chaque poste.
         2. Sous « Statut/Condition », sélectionnez Vérifié > Acceptable dans le menu déroulant.
            
         3. Cliquez sur Définir la sélection pour définir le statut des éléments sélectionnés.
            OU
            Cliquez sur Définir tout pour définir le statut de tous les postes.
    7. Si un poste remplace un défaut, suivez les étapes pour associer des postes à un défaut.
11. Facultatif : chargez des pièces jointes aux matériaux.

Créer un reçu à partir d’un envoi

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Contrôle .
3. Cliquez sur le sous-onglet Expéditions.
4. Cliquez sur l’envoi pour lequel vous souhaitez créer un reçu.
5. Cochez les cases des articles sur le reçu
   
   OU
   Cochez la case dans l’en-tête « Postes du document » pour sélectionner tous les articles de la commande.
6. 
7. Dans l’en-tête « Postes de documents », cliquez sur l’icône hamburger  et sélectionnez Recevoir.
   
   Note: Le « Statut du document » de l’envoi doit être défini sur Débloqué.
8. Saisissez les informations du reçu.
9. Cliquez sur Créer.
10. Sous « Postes de document », révisez les postes.
    1. Vérifiez la date de réception. Si vous devez apporter une modification, voir Mettre à jour la date de réception du matériel.
    2. Révisez la quantité.
    3. Saisissez l’emplacement de stockage pour chaque poste :
       • Mettre à jour un poste individuel :
         1. Cliquez sur le champ Lieu et sélectionnez le lieu dans le menu déroulant.
            
       • Mettre à jour des postes par lot :
         1. Cochez la case de chaque poste.
         2. Sous « Emplacement de stockage », sélectionnez l’emplacement dans le menu déroulant.
            
         3. Cliquez sur Définir la sélection pour définir l’emplacement des éléments sélectionnés.
            OU
            Cliquez sur Définir tout pour définir l’emplacement de tous les postes.
       • Ajouter des matériaux à un conteneur :
         1. Suivez les étapes pour ajouter des matériaux à un conteneur.
    4. Si les matériaux reçus sont incorrects, endommagés, excédentaires ou insuffisants, suivez les étapes pour créer un défaut.
    5. Si les matériaux indiqués sur le reçu arrivent dans un envoi distinct, cliquez sur le champ « Statut » de l’article et sélectionnez Zéro expédié.
       Note: Cela mettra à jour la quantité de ce poste à 0.
    6. Mettez à jour le statut des matériaux acceptables. 
       • Mettre à jour un poste individuel :
         1. Cliquez sur le champ « Statut » de l’élément et sélectionnez Vérifié > Acceptable dans le menu déroulant.
            
       • Mettre à jour des postes par lot :
         1. Cochez la case de chaque poste.
         2. Sous « Statut/Condition », sélectionnez Vérifié > Acceptable dans le menu déroulant.
            
         3. Cliquez sur Définir la sélection pour définir le statut des éléments sélectionnés.
            OU
            Cliquez sur Définir tout pour définir le statut de tous les postes.
    7. Si un poste remplace un défaut, suivez les étapes pour associer des postes à un défaut.
11. Facultatif : chargez des pièces jointes aux matériaux.

Créer un UOSD pour les matériaux endommagés

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Contrôle .
3. Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
4. Cliquez sur le numéro de reçu.

    Conseil

   Définissez les emplacements de stockage pour tous les éléments avant de créer l’UOSD/le défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement de stockage. Voir Créer un reçu.

5. Pour le poste de matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Vérifié > endommagé.
   

   Remarque

   Cette action crée deux sous-lignes, l’une pour les matériaux endommagés (#.2) et l’autre pour les matériaux acceptables (#.1). Si vous avez plusieurs types de défauts, vous pouvez ajouter d’autres sous-lignes pour suivre avec précision la quantité et l’état.
6. Dans la sous-ligne #.2, complétez les informations suivantes pour les matériaux endommagés :
   1. Saisissez la quantité de matériaux endommagés.
   2. Saisissez l’emplacement où les matériaux endommagés sont stockés.
   3. Optionnel: Saisissez des notes.
   4. Cliquez sur Enregistrer.
7. Pour les autres documents, examinez et entrez les informations dans la sous-ligne #.1.
   1. Saisissez la quantité de matériaux.
   2. Sélectionnez le « Statut/Condition ».
   3. Saisissez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
   4. Optionnel: Saisissez des notes.
   5. Optionnel: Joignez des photos en suivant ces étapes :
      1. Cliquez sur l’icône du curseur pour le poste et sélectionnez Photo/Documents.
      2. Cliquez sur Ajouter des fichiers et sélectionnez un fichier.
         OR
         Glisser-déposer des fichiers dans la fenêtre modale des pièces jointes.
      3. Cliquez sur Charger.
   6. Cliquez sur Enregistrer.
8. Optionnel: Pour créer des sous-lignes supplémentaires, cliquez sur l’icône Ajouter une sous-ligne  . Saisissez les informations relatives aux sous-lignes, puis cliquez sur Enregistrer.

    Conseil

   Cliquez sur la sous-ligne #.1 avant d’ajouter des sous-lignes supplémentaires pour vous assurer que la quantité du nouveau défaut UOSD est séparée de la quantité acceptable. Les nouvelles sous-lignes prendront la quantité de la sous-ligne sélectionnée, sauf en cas de création d’un dépassement.

Créer un UOSD pour un dépassement

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Contrôle .
3. Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
4. Cliquez sur le numéro de reçu.

    Conseil

   Définissez les emplacements de stockage pour tous les éléments avant de créer l’UOSD/le défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement de stockage. Voir Créer un reçu.

5. Pour le poste de matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Dépassement.
   

   Remarque

   Cette action crée deux sous-lignes, l’une pour la quantité excédentaire de matériaux (#.1.2) et l’autre pour les matériaux acceptables (#.1.1). Si vous avez plusieurs types de défauts, vous pouvez ajouter d’autres sous-lignes pour suivre avec précision la quantité et l’état.
6. Dans la sous-ligne 1.2, complétez les informations suivantes pour les matériaux supplémentaires :
   1. Saisissez la quantité de matériaux supplémentaires.
   2. Saisissez l’emplacement où les matériaux supplémentaires sont stockés.
   3. Saisissez des notes.
   4. Cliquez sur Enregistrer.
7. Pour les autres matières, inscrivez les renseignements de la sous-ligne 1.1.
   1. Saisissez la quantité de matériaux.
   2. Sélectionnez le « Statut/Condition ».
   3. Saisissez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
   4. Saisissez des notes.
   5. Cliquez sur Enregistrer.

Créer un UOSD pour un court métrage

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Contrôle .
3. Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
4. Cliquez sur le numéro de reçu.

    Conseil

   Définissez les emplacements de stockage pour tous les éléments avant de créer l’UOSD/le défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement de stockage. Voir Créer un reçu.

5. Pour le poste de matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Court.
   

   Remarque

   Cette action crée deux sous-lignes, l’une pour la quantité courte (#.1.2) et l’autre pour les matériaux acceptables (#.1.1). Si vous avez plusieurs types de défauts, vous pouvez ajouter d’autres sous-lignes pour suivre avec précision la quantité et l’état.
6. Dans la sous-ligne 1.2, complétez les informations suivantes pour les documents courts :
   1. Saisissez la quantité de matériaux qui était attendue, mais qui n’était pas incluse dans l’envoi.
   2. Saisissez des notes.
   3. Cliquez sur Enregistrer.
7. Pour les autres matériaux, entrez les informations de la sous-ligne 1.1.
   Note: La quantité est automatiquement mise à jour au montant que vous avez reçu, en tenant compte de la quantité courte.
   1. Sélectionnez le « Statut/Condition ».
   2. Saisissez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
   3. Saisissez des notes.
   4. Cliquez sur Enregistrer.

Créer un UOSD pour les matériaux non valides

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Contrôle .
3. Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
4. Cliquez sur le numéro de reçu.

    Conseil

   Définissez les emplacements de stockage pour tous les éléments avant de créer l’UOSD/le défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement de stockage. Voir Créer un reçu.

5. Pour le poste de matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Vérifié comme inacceptable.
   
6. Saisissez la quantité de matériaux qui ne sont pas acceptables.
7. Saisissez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
8. Saisissez des notes.
9. Cliquez sur Enregistrer.
10. Optionnel: Pour créer des sous-lignes supplémentaires, cliquez sur l’icône Ajouter une sous-ligne  . Saisissez les informations relatives aux sous-lignes, puis cliquez sur Enregistrer.

Créer une demande de matériaux à partir du bouton Créer

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Ajoutez des matériaux à votre liste active. Voir Ajouter des matériaux à la liste.
3. Cliquez sur Créer et sélectionnez Demander.
4. Optionnel: Remplissez le formulaire :
   • Demandé par. Saisissez le nom du demandeur.
     Note: S’il est laissé vide, ce champ sera par défaut attribué à l’utilisateur qui crée la demande.
   • Date limite requise. Saisissez la date à laquelle les matériaux sont requis.
     Note: S’il n’est pas renseigné, ce champ sera par défaut le jour en cours.
   • Mode d’emploi. Saisissez les directives qui s’imposent.
   • Lot de travaux. Saisissez les informations sur le lot de travaux.
   • Remarques. Saisissez des notes.
5. Sous « Postes », cliquez sur le champ de quantité pour chaque poste et saisissez la quantité que vous demandez.
   OU
   Sous le formulaire, cochez la case si vous souhaitez définir par défaut la quantité de poste sur la quantité de ressources disponibles.
6. Optionnel: Cochez la case si vous souhaitez effacer la liste (active) après la création du document.
7. Cliquez sur Créer le document.

Créer une demande de matériaux à partir d’un document de besoins

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Contrôle .
3. Cliquez sur le sous-onglet Besoins.
4. Cliquez sur le nom du document pour lequel vous souhaitez créer une demande.
5. Cochez les cases correspondant aux éléments individuels dans le document sur les besoins.
   OU
   Cochez la case à côté du menu hamburger pour sélectionner tous les éléments du document de besoins.
   
6. Dans l’en-tête « Postes de documents », cliquez sur le menu hamburger  et sélectionnez Créer une demande de retrait.
   
7. Optionnel: Remplissez le formulaire :
   • Demandé par. Saisissez le nom du demandeur.
     Note: S’il est laissé vide, ce champ sera par défaut attribué à l’utilisateur qui crée la demande.
   • Instructions. Saisissez les directives pour la demande.
   • Date limite requise. Saisissez la date à laquelle les matériaux sont requis.
     Note: S’il n’est pas renseigné, ce champ sera par défaut le jour en cours.
   • Mode d’emploi. Saisissez les directives qui s’imposent.
   • Lot de travaux. Saisissez les informations sur le lot de travaux.
   • Remarques. Saisissez des notes.
8. Cliquez sur Créer.

Prochaines étapes

• Approuver une demande de matériaux

Voir aussi

• Distribuer des documents pour la remise

Émettre des documents à partir d’une demande ou d’un défaut de l’UOSD

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Contrôle.
3. Cliquez sur le sous-onglet Émission.
4. Cliquez sur le numéro du ticket d’émission.
5. Optionnel: Si les matériaux se trouvent à plusieurs endroits ou si vous souhaitez assigner la tâche de prélèvement à plus d’une personne, vous pouvez diviser les billets par emplacement :
   1. Sous « Billets de prélèvement », cliquez sur l’icône  du curseur pour le billet de prélèvement.
      
   2. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Diviser par lieux d’inventaire pour diviser par emplacement exact.
      • Fractionner par emplacements d’inventaire principaux pour diviser par emplacement supérieur dans la hiérarchie.
   3. Cochez la case du ticket de prélèvement pour filtrer les « Postes du document » par lieu.
   4. Optionnel: Pour assigner un ticket de prélèvement à un employé, voir Assigner un billet de prélèvement.
6. Sous « Postes de documents », saisissez la quantité du poste qui a été prélevé dans l’inventaire.
   OU
   Cliquez sur Quantité prélevée pour le poste afin de marquer les matériaux prélevés dans le stock.
7. Dans la section « Choisir des billets », cliquez sur « Statut » et sélectionnez Remise à la personne ou Remise au projet.
8. Remplissez le formulaire.
9. Cliquez sur le champ de signature et écrivez votre signature, confirmant la remise.
10. Cliquez sur Accepter.
    Note: Une fois que tous les éléments ont été entièrement sélectionnés, le « Statut du document » du billet émis est automatiquement mis à jour sur « Traité ».

Distribuer directement des documents

1. Accédez à l’outil Matériaux du projet.
2. Ajoutez des matériaux à votre liste active. Voir Ajouter des matériaux à la liste.
3. Cliquez sur Créer et sélectionnez Problème.
4. Remplissez le formulaire :
   • Facultatif : Numéro/Nom de l’envoi. Saisissez le numéro d’expédition ou laissez-le vide pour générer automatiquement un numéro d’expédition.
   • Demandé par. Saisissez le nom du demandeur.
   • Demandé par. Saisissez le nom du demandeur.
   • Facultatif : Instructions. Saisissez les directives qui s’imposent.
   • Facultatif : Lot de travaux. Saisissez les informations sur le lot de travaux.
   • Facultatif : Remarques. Saisissez des notes.
5. Sous « Postes », cliquez sur le champ de quantité pour chaque poste et saisissez la quantité que vous demandez.
6. Optionnel: Cochez la case si vous souhaitez effacer la liste (active) après la création du document.
7. Cliquez sur Créer le document.
8. Sous « Postes de documents », saisissez la quantité de postes prélevés sur le poste qui a été prélevé dans l’inventaire.
   OR
   Cliquez sur l’icône en forme de flèche dans le champ « Quantité prélevée » pour marquer la quantité totale de matériaux prélevés dans l’inventaire.
9. Sous l’en-tête « Choisir des billets », repérez la colonne « Statut ».
10. Dans la section « Choisir des billets », cliquez sur « Statut » et sélectionnez Remise à la personne ou Remise au projet.
11. Remplissez le formulaire.
12. Cliquez sur le champ de signature et écrivez votre signature, confirmant la remise.
13. Cliquez sur Accepter.
    Note: Une fois que tous les éléments ont été entièrement sélectionnés, le « Statut du document » du billet émis est automatiquement mis à jour sur « Traité ».

Recevoir du fournisseur

1. Suivez les étapes pour associer les postes d’un reçu à un UOSD/defect.
2. Suivez les étapes de Créer un ajustement des matériaux pour retirer les matériaux endommagés/inacceptables de l’inventaire.
   Note: Si vous avez reçu des matériaux pour résoudre un USOD/défaut court, ne créez pas d’ajustement. L’état de résolution ajuste de manière appropriée votre inventaire.
3. Mettez à jour le « Statut de résolution » sur Résolu > reçu du fournisseur.
   

Retour au fournisseur

1. Cochez la case du poste.
2. Dans l’en-tête « Postes de documents », cliquez sur l’icône en forme de hamburger  et sélectionnez Envoyer les éléments sélectionnés au fournisseur.
3. Saisissez les informations dans le formulaire et cliquez sur Créer un ticket d’émission.
4. Suivez les étapes pour distribuer les documents pour la remise.
5. Mettez à jour le « Statut de résolution » sur Résolu > retour au fournisseur.
   Note: Vous ne pouvez définir ce statut qu’une fois que les matériaux ont été retournés au fournisseur et que le billet d’émission a été marqué comme « Terminé ».