Ajouter un procès-verbal de réunion

Objectif

Ajouter un procès-verbal à une réunion.

Contexte

Lorsqu'une réunion est en cours, vous pouvez la faire passer du mode ordre du jour au mode procès-verbal. Au cours de votre réunion, vous pouvez enregistrer un procès-verbal officiel pour suivre les éléments discutés et les décisions prises. 

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
    OU
  • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Réunions du projet avec l'autorisation granulaire « Gérer les éléments de la réunion » activée dans votre modèle d'autorisations.

Conditions préalables

• Pour enregistrer un procès-verbal, la réunion doit être en mode « Procès-verbal ». Pour déterminer dans quel mode se trouve votre réunion, accédez à la page Ordre du jour/Procès-verbal de la réunion et consultez la colonne « État ». Pour convertir une réunion du mode ordre du jour en mode procès-verbal, voir Convertir en procès-verbal. 
• La réunion doit comporter un ou plusieurs éléments à l'ordre du jour (c'est-à-dire des éléments de réunion). Voir Ajouter un élément de réunion. Pour déterminer si une réunion comporte des éléments à l'ordre du jour, accédez à la page Ordres du jour/procès-verbaux de réunion, puis recherchez un numéro dans la colonne « Numéro d'éléments ».
  
  

Procédure

1. Accédez à l'outil Réunions du projet.
2. Recherchez la réunion souhaitée dans la liste. Ensuite, selon le mode dans lequel se trouve la réunion, vous disposez des options suivantes :
   • Si la réunion est en mode ordre du jour, cliquez sur Afficher. Cliquez ensuite sur Convertir en procès-verbal.
     OU
   • Si la réunion est en mode procès-verbal, cliquez sur Modifier ou sur Afficher.
3. Faites défiler jusqu'à la catégorie contenant l'élément auquel vous souhaitez ajouter un procès-verbal.
4. Dans la section « Procès-verbal officiel documenté de la réunion » de cet élément, cliquez dans le champ (modifier). 
   
   
   
   Dans la section qui s'ouvre, vous pouvez saisir le procès-verbal de la réunion.
   
   
    
5. Saisissez toute information pertinente sur le procès-verbal de réunion.
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque élément de réunion.

Prochaines étapes

• Distribuer un procès-verbal de réunion

Voir aussi

• Convertir une réunion au mode procès-verbal