Ajouter un élément de réunion
Objectif
Ajouter des éléments de réunion à une réunion.
Contexte
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
- Informations supplémentaires :
- Les éléments de réunion sont automatiquement numérotés dans l'ordre de leur création.
- Si vous souhaitez organiser les éléments de réunion dans une catégorie spécifique, vous devez d'abord créer la catégorie. Voir Créer une catégorie de réunion. Si vous ne créez pas ou ne spécifiez pas de catégorie pour un élément de réunion, il est placé par défaut dans la zone « Éléments non classés ».
Procédure
- Accédez à l'outil Réunions du projet.
- Choisissez parmi ces options :
- Si vous n'avez pas encore créé de réunion, cliquez sur Créer une réunion. Voir Créer une réunion.
OU - Si vous souhaitez ajouter des éléments de réunion à une réunion existante, recherchez la réunion souhaitée dans la liste. Cliquez ensuite sur Modifier.
La réunion passe en mode édition.
- Si vous n'avez pas encore créé de réunion, cliquez sur Créer une réunion. Voir Créer une réunion.
- Si vous souhaitez créer des catégories pour regrouper les éléments à l'ordre du jour, suivez les étapes décrites dans Créer une catégorie de réunion. Cliquez ensuite sur Ajouter un élément.
La fenêtre « Ajouter un élément de réunion » s'ouvre. - Dans la fenêtre « Ajouter une réunion », procédez comme suit :
- Afficher Mes éléments ouverts dans l'outil Portefeuille. Remarque : des notifications par e-mail ne sont pas envoyées à la personne assignée d'un élément de réunion. Cependant, l'élément apparaîtra dans sa liste Mes éléments ouverts sur la page d'accueil du projet. Voir
- Choisissez parmi ces options :
- Si vous souhaitez enregistrer l'élément, cliquez sur Enregistrer.
OU - Si vous souhaitez enregistrer l'élément et créer immédiatement l'élément de réunion suivant, cliquez sur Enregistrer et créer un autre.
Remarque : la colonne Origine de la réunion indique le numéro de la réunion dans lequel l'élément a été créé.
- Si vous souhaitez enregistrer l'élément, cliquez sur Enregistrer.