Ajouter un élément de réunion

Objectif

Ajouter des éléments de réunion à une réunion.

Contexte

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
• Informations supplémentaires :
  • Les éléments de réunion sont automatiquement numérotés dans l'ordre de leur création.
  • Si vous souhaitez organiser les éléments de réunion dans une catégorie spécifique, vous devez d'abord créer la catégorie. Voir Créer une catégorie de réunion. Si vous ne créez pas ou ne spécifiez pas de catégorie pour un élément de réunion, il est placé par défaut dans la zone « Éléments non classés ».

Procédure

1. Accédez à l'outil Réunions du projet.
2. Choisissez parmi ces options :
   • Si vous n'avez pas encore créé de réunion, cliquez sur Créer une réunion. Voir Créer une réunion.
     OU
   • Si vous souhaitez ajouter des éléments de réunion à une réunion existante, recherchez la réunion souhaitée dans la liste. Cliquez ensuite sur Modifier.
     La réunion passe en mode édition.
3. Si vous souhaitez créer des catégories pour regrouper les éléments à l'ordre du jour, suivez les étapes décrites dans Créer une catégorie de réunion. Cliquez ensuite sur Ajouter un élément.
   
   
   
   La fenêtre « Ajouter un élément de réunion » s'ouvre.
4. Dans la fenêtre « Ajouter une réunion », procédez comme suit :
   
   
   

   • Titre : saisissez un titre de réunion descriptif.

   • Devoir : saisissez le nom de la personne responsable de remplir l'élément. Lorsque vous commencez à taper, le système recherche dans l'annuaire du projet la personne qui correspond à votre entrée. Pour être assignée à un élément de réunion, la personne doit être ajoutée à l'annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet .

     Remarque : des notifications par e-mail ne sont pas envoyées à la personne assignée d'un élément de réunion. Cependant, l'élément apparaîtra dans sa liste Mes éléments ouverts sur la page d'accueil du projet. Voir Afficher Mes éléments ouverts dans l'outil Portefeuille.

   • Date d'échéance : utilisez le contrôle du calendrier pour spécifier la date d'échéance de l'élément de réunion.

   • Statut : définissez le statut à « Ouvert », « En attente » ou « Fermé ». Ceci permet aux responsables désignés dans le champ Assignation de savoir s'ils doivent ou non effectuer une action supplémentaire. Le paramètre par défaut pour un nouvel élément de réunion est « Ouvert ».

   • Priorité : définissez la priorité à « Élevée », « Moyenne » ou « Faible ». La définition de la priorité d'un élément de réunion donne aux parties responsables une meilleure idée des éléments qui doivent être traités en premier, et des éléments qui peuvent être traités en dernier et/ou renvoyés à une réunion de suivi.

   • Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre élément de réunion. Si vous créez un élément de réunion dans une catégorie spécifique, le système affichera cette catégorie par défaut. Les autres sélections s'affichent par ordre alphabétique. Si vous n'avez pas encore nommé une catégorie, la sélection « Non classé » s'affiche par défaut.

   • Description : saisissez une description de l'élément de réunion fournissant plus de détails que le titre.

   • Pièces jointes. Ajoutez tous les fichiers pertinents. Les options suivantes sont disponibles :

     • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et choisissez ensuite l'option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
       OU
     • À l'aide d'un glisser-déposer, déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la case grise Glisser et déposer le(s) fichier(s).
5. Choisissez parmi ces options :
   • Si vous souhaitez enregistrer l'élément, cliquez sur Enregistrer.
     OU
   • Si vous souhaitez enregistrer l'élément et créer immédiatement l'élément de réunion suivant, cliquez sur Enregistrer et créer un autre.
     Remarque : la colonne Origine de la réunion indique le numéro de la réunion dans lequel l'élément a été créé.

Prochaines étapes

• Distribuer un ordre du jour de réunion

Voir aussi

• Ajouter un commentaire à un élément de réunion