Distribuer et redistribuer un procès-verbal de réunion
Objectif
Distribuer le procès-verbal de réunion aux participants planifiés une fois la réunion terminée et le procès-verbal ajouté aux éléments.
Contexte
Lorsqu'une réunion est terminée et que vous y avez ajouté le procès-verbal, vous devez la convertir au mode procès-verbal (voir Convertir une réunion au mode procès-verbal). Une fois la réunion convertie, vous pouvez distribuer le procès-verbal par e-mail aux personnes répertoriées dans la liste des « Participants planifiés » de la réunion, y compris les membres des groupes de distribution. Si vous souhaitez redistribuer le procès-verbal ultérieurement, parce que vous l'avez mis à jour ou pour tout autre motif, vous avez également cette possibilité.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Réunions du projet avec l'autorisation granulaire « Distribuer la réunion » activée dans votre modèle d'autorisations.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
Conditions préalables
- Suivez les étapes décrites dans Convertir une réunion au mode procès-verbal.
Procédure
Distribuer un procès-verbal de réunion
- Accédez à l'outil Réunions du projet.
La page Ordres du jour/procès-verbaux de réunions s'ouvre. - Recherchez la réunion souhaitée dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher.
La réunion s'ouvre en mode d'affichage. - Cliquez sur Distribuer le procès-verbal.
Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le système envoie une version PDF du procès-verbal de réunion aux personnes nommées dans le champ « Participants planifiés ».
Redistribuer un procès-verbal de réunion
Si vous apportez des modifications ou si vous ajoutez des informations au procès-verbal de la réunion, vous pouvez redistribuer le procès-verbal de réunion afin que les participants puissent voir les modifications que vous avez apportées.
- Accédez à l'outil Réunions du projet.
La page Ordres du jour/procès-verbaux de réunions s'ouvre. - Recherchez la réunion souhaitée dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher.
La réunion s'ouvre en mode d'affichage. - Cliquez sur Redistribuer le procès-verbal.
Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le système envoie une version PDF du procès-verbal de réunion aux personnes nommées dans le champ « Participants planifiés ».