Demander une importation de liste de réserves

Télécharger le modèle d'importation de la liste de réserves

1. Téléchargez le modèle d'importation de la liste de réserves : import-punch-list.xlsx

Formater le modèle d'importation de la liste de réserves

1. Complétez le modèle d'importation.
2. Suggestions pour accélérer l'importation des livrables :
   • Données de colonne requises :
     • Important : pour éviter les erreurs d'importation, n'ajoutez pas de lignes vides, de colonnes vides ou de nouvelles colonnes de données, et ne supprimez pas la ligne d'en-tête du modèle d'importation de contact.
     • La première ligne du tableau doit inclure l'en-tête, qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de contacts de votre entreprise dans Procore.
       • Les en-têtes suivants sont obligatoires et un astérisque (*) indique que des données sont requises dans la ligne : Nom de l'élément*, N° d'élément de réserve*, Type d'élément de réserve, Date d'échéance, Lieu, Code de coût, Impact sur le planning, Jours d'impact sur le planning, Impact financier, Montant de l'impact financier, Priorité, Référence, Création par*, Description, Assigné et Commentaires.
     • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
     • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
     • Le processus d'importation échouera si vous modifiez l'ordre de l'en-tête de colonnes dans le modèle.
   • Données de ligne requises :
     • Important : il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas être vides.
     • Chaque ligne du tableau correspond à un élément de la liste de réserves. Chaque enregistrement requiert au moins la valeur du nom d'élément. Les autres colonnes et cellules d'une ligne peuvent rester vides.
     • Chaque ligne du tableau correspond à un poste de la liste de réserves.
   • Taille maximale du fichier : 
     • La taille de fichier maximale pour une importation de liste de réserves est de 1 Mo. 
3. Tenez compte des considérations ci-dessous lorsque vous remplissez le modèle.
   Remarque : les champs obligatoires sont signalés par un astérisque (*).
   • Nom de l'élément*
     Saisissez un titre descriptif pour l'élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques. Ce champ est obligatoire.
   • N° d'élément de réserve*
     Saisissez une valeur numérique dans cette zone pour chaque ligne de données. Les valeurs de la colonne sont généralement saisies en ordre numérique croissant (1, 2, 3, etc.). Les valeurs en double sont autorisées. Par contre, ce champ ne peut pas être vide.
   • Type d'élément de réserve
     Saisissez un type d'élément pour classer l'élément de la liste de réserves (par exemple, électrique, instrumentation ou mécanique). Pour que l'importation s'effectue correctement, les types doivent être ajoutés à l'outil Liste de réserves avant le processus d'importation, voir Configurer les paramètres avancés : Liste de réserves : Ajouter des types d'éléments de réserve.
   • Date d'échéance
     Saisissez la date à laquelle l'élément de la liste de réserves doit être complété en utilisant le format MM/JJ/AAAA (par exemple, 06/01/2016).
     Important : ne saisissez PAS les dates au format M/J/AAAA (par exemple, ne saisissez pas 6/1/2016). Avec ce format, l'importation échouerait.
     Remarque : si la colonne Excel ne vous permet PAS de commencer par un zéro, sélectionnez la colonne entière, choisissez Format > Cellules, puis créez un format de nombre personnalisé nommé « mm/jj/aaaa » dans l'onglet Nombre. Voir Créer ou supprimer un format de nombre personnalisé dans Excel.
   • Métier :
     saisissez le nom de métier exactement comme il apparaît dans l'outil Admin au niveau entreprise. Consultez Ajouter ou supprimer des noms commerciaux. Utilisez la barre verticale (|) comme séparateur pour inclure plusieurs noms commerciaux (par exemple, béton | maçonnerie).
   • Lieu
     Saisissez le lieu exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans Procore.
     Important : si le projet utilise des lieux à plusieurs niveaux, vous devez saisir le lieu exactement tel qu'il apparaît dans Procore et séparer les niveaux par le symbole supérieur à (>), sans aucun ESPACE entre les niveaux (par exemple, Lot 1>Section A).
   • Code de coût
     Associez un code de coût à un élément de la liste de réserves. Le code de coût doit être au format "division - code de coût" écrit avec le nombre exact de chiffres indiqué dans votre projet ou entreprise dans Procore. Voir Ajouter des codes de coût d'entreprise.
   • Impact sur le planning
     Saisissez l'une des valeurs suivantes pour chaque élément de la liste de réserves. Si vous saisissez toute autre valeur, vous obtiendrez une entrée vide après l'importation :
     • tbd (à déterminer). Saisissez cette valeur si l'impact sur le planning est en cours d'évaluation.
     • n_a (sans objet). Saisissez cette valeur pour laisser le champ vide.
     • no_impact (sans impact). Indique que l'élément de la liste de réserves n'a aucun impact sur le planning du projet.
     • yes_unknown (oui, inconnu). Indique que l'élément de la liste de réserves a un impact sur le planning du projet, mais que l'impact n'est pas connu.
     • yes_known. Indique que l'élément de la liste de réserves a un impact sur le planning du projet et que le nombre de jours pendant lesquels le planning du projet sera affecté est connu. Si vous saisissez cette valeur, vous devez spécifier un nombre de jours dans le champ « Jours d'impact sur le planning ».
   • ​Jours d'impact sur le planning
     Si vous avez saisi « yes_known » dans le champ « Impact sur le planning », saisissez le nombre de jours pendant lesquels le planning du projet sera affecté (par exemple, 7 ou 14).
   • Impact financier
     Saisissez l'une des valeurs suivantes, selon le cas, pour chaque élément de la liste de réserves. Si vous saisissez toute autre valeur, le champ restera vide.
     • Si l'impact financier est « à déterminer », saisissez « tbd »(à déterminer).
     • Si vous souhaitez laisser le champ vide, saisissez « n_a » (sans objet).
     • S'il n'y a pas d'impact sur le planning, saisissez « no_impact » (sans impact).
     • S'il y a un impact financier dont la durée n'est pas connue, saisissez « yes_unknown » (oui, inconnu).
     • S'il y a un impact sur le coût en raison de l'élément de la liste de réserves et que le montant du coût est connu, saisissez « yes_known » (oui, connu).
   • Montant de l'impact financier
     Si vous avez saisissez « yes_known » (oui, connu) dans le champ « Impact financier », saisissez le montant en dollars ici. N'incluez PAS le symbole de dollar ($).
   • Priorité
     Saisissez « Faible », « Moyenne » ou « Élevée » pour indiquer la priorité de l'élément de la liste de réserves.
     Important : cette entrée est sensible à la casse et vous devez utiliser la casse initiale (par exemple, la première lettre de la valeur doit être en majuscule). Si ce format n'est pas utilisé, le champ sera vide après l'importation.
   • Référence
     Saisissez un mot-clé ou une expression à utiliser comme référence d'élément. Ce champ de texte de format libre est à utiliser selon les spécifications de votre organisation. Par exemple, si l'élément a été créé à la demande du client, saisissez « demande du client ».
   • Créé par*
     Entrez l'adresse mail complète de l'utilisateur qui a créé l'élément de la liste de réserves. Saisissez toujours l'adresse mail telle qu'elle apparaît dans l'annuaire du projet.
     Important ! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau 'Admin' ou supérieures pour l'outil Liste de réserves.
   • Responsable d'élément de réserve*
     Saisissez l'adresse mail complète de l'utilisateur qui servira de responsable d'élément de réserve. Saisissez toujours l'adresse mail telle qu'elle apparaît dans l'annuaire du projet.
     Important ! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves, ou un utilisateur « Standard » et une autorisation spéciale pour agir en tant que responsable d'élément de réserve.
   • Approbateur final*
     Saisissez l'adresse e-mail complète de l'utilisateur qui servira d'approbateur final. Saisissez toujours l'adresse e-mail telle qu'elle apparaît dans l'annuaire du projet.
     Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse e-mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Admin » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves, ou un utilisateur « Standard » et disposer d'une autorisation spéciale pour agir en tant qu'approbateur final.
   • Description
     Saisissez des informations descriptives supplémentaires relatives à la réalisation de l'élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
   • Assigné à
     Entrez l'adresse mail complète de la personne responsable de la fermeture de l'élément de la liste de réserves.
     Important! N'entrez PAS de nom d'utilisateur dans ce champ. Vous devez saisir une adresse mail. La personne doit déjà être ajoutée ou importée dans l'annuaire du projet. Cet utilisateur doit également disposer d'autorisations de niveau « Standard » ou supérieures pour l'outil Liste de réserves et sera automatiquement désigné comme la personne responsable pour l'élément de réserve.
     Important ! Vous pouvez ajouter plusieurs destinataires à ce champ, mais chaque e-mail DOIT être séparé par le symbole de tuyau (« | »).
   • Commentaires
     Si vous le souhaitez, saisissez des commentaires supplémentaires sur l'élément de la liste de réserves. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
4. Envoyez le modèle complété à votre Point de contact Procore ou à imports@procore.com.

Valider l'importation

Après avoir été informé que l'importation est terminée, procédez comme suit :

1. Accédez à l'outil Liste de réserves du projet.
2. Vérifiez que les éléments de la liste de réserves importés s'affichent comme prévu.