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Procore

Comment configurer un préfixe et un numéro de début pour les DDR d'un projet ?

Contexte

Pour de meilleurs résultats, un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » doit toujours configurer l'outil DDR au début d'un projet. Pour vous aider dans cette étape de configuration, il est important de comprendre les différentes options disponibles.

Options de configuration

Les numéros de DDR dans Procore doivent toujours être configurés pour utiliser un numéro de début. En fonction des besoins de votre environnement, un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » peut également configurer l'outil DDR sur votre projet pour utiliser un préfixe personnalisé ou un préfixe manuel. Le tableau ci-dessous décrit vos options :

Option de configuration DDR Préfixe Numéro de départ Exemple
Numéro de départ par défaut Aucun(e) 1 1, 2…
Numéro de départ personnalisé de longueur constante Aucun(e) Défini par l'utilisateur (par exemple, 0001 ou 1001) 0001, 0002…
1001, 1002…
Préfixe manuel et numéro de départ par défaut Défini par l'utilisateur (par exemple, DDR-) 1 DDR-1, DDR-2…
Préfixe manuel et numéro de départ personnalisé de longueur cohérente Défini par l'utilisateur (par exemple DDR-) Défini par l'utilisateur (par exemple 001 ou 101) DDR-001, DDR-002…
DDR-101, DDR-102…
Préfixe de l'étape du projet et numéro de départ par défaut Étape personnalisée (p. ex. SOU, PRE, DDR, POS, GAR) 1 SOU-1, SOU-2…
Préfixe d'étape du projet et numéro de départ personnalisé de longueur cohérente Étape personnalisée (p. ex. SOU, PRE, DDR, POS, GAR) Défini par l'utilisateur (par exemple, 0001 ou 1001) SOU-0001, SOU-0002…
SOU-1001, SOU-1002…

Meilleures pratiques

Pour de meilleurs résultats lors de la configuration de vos préfixes de DDR et/ou la numérotation dans un projet, Procore recommande d'utiliser ces directives :

  • Le numéro de départ doit toujours être supérieur à zéro (0). Il est recommandé de toujours commencer par un (1) (par exemple, 1, 01, 001, 0001, 00001, 000001, etc.).
  • Le préfixe doit utiliser un nom significatif qui communique clairement l'étape du projet ou l'intention d'utilisation. Par exemple, Soumission d'appel d'offres (SOU).
  • Le préfixe doit comprendre entre un (1) caractère et 30 caractères. Un (1) à trois (3) caractères est recommandé.
  • Le préfixe peut contenir n'importe quel caractère UTF-8. Les caractères UTF-8 les plus courants à utiliser avec la numérotation sont le trait d'union (-) et le trait de soulignement (_).

Restrictions

Veuillez noter les limitations de préfixe et de numérotation suivantes :

  • Les préfixes en double ne sont PAS autorisés
    Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser « PCST » ou « P-CST » pour représenter à la fois la pré-construction et la post-construction. Au lieu de cela, Procore recommande d'utiliser les préfixes par défaut de Pré-construction (PRE) et Post-construction (POS) ou de créer un préfixe unique pour chaque étape.
  • Les numéros en double ne sont PAS autorisés
    Par exemple, vous ne pouvez pas avoir deux DDR avec le même numéro. 
  • Les numéros de DDR supprimées ne sont JAMAIS réutilisés
    Le système ne réutilise PAS les numéros de DDR supprimées.

Si votre projet a été configuré pour utiliser les préfixes DDR, tenez compte des éléments suivants :

  • Procore sépare toujours le préfixe du numéro de DDR par un trait d'union (par exemple, SOU-1, SOU-001, etc.). Ce trait d'union ne peut pas être supprimé.
 Conseil
Si un utilisateur autorisé active l'option Numéro de préfixe par étape du projet APRÈS la création des DDR de votre projet, un préfixe automatique peut être appliqué aux numéros existants qui ont des préfixes saisis manuellement. Ceci peut parfois résulter en des nombres avec deux préfixes. Pour résoudre cette limitation connue, voir Pourquoi certains numéros de DDR de notre projet ont-ils deux préfixes ?

Procédure

Configurer un préfixe manuel et un numéro de départ

Procédez comme suit lors de la création de la première DDR pour votre projet. Pour obtenir des directives pas à pas, voir Créer une DDR.

  1. Accédez à l'outil DDR du projet.
    La page DDR s'affiche.
  2. Cliquez sur Créer une DDR.
    Ceci ouvre la page Nouvelle DDR.
  3. Dans le champ Numéro, saisissez le numéro de départ souhaité dans la séquence personnalisée.
    Exemples :
    • Pour configurer un numéro de départ de longueur cohérente, saisissez : 0001 ou 1001
    • Pour configurer un préfixe manuel suivi d'un numéro de départ, saisissez : DDR0001 ou DDR-1001
  4. Continuez à créer la DDR comme décrit dans Créer une DDR.
    La prochaine fois que vous créerez une DDR, le système utilisera votre format personnalisé pour assigner le numéro suivant à une DDR. Vous pouvez modifier le schéma de numérotation à tout moment, bien que ceci ne soit PAS recommandé.

Configurer un préfixe d'étape de projet et un numéro de départ

Vous devez disposer de l'autorisation de niveau « Admin » pour exécuter la procédure suivante :

  1. Accédez à l'outil DDR du projet.
    La page DDR s'affiche.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres.
    Ceci ouvre la page Paramètres DDR.
  3. À côté de la zone Numéro de préfixe DDR : Préfixe par étape, cochez la case Une fois activée et utilisée, cette configuration ne peut pas être désactivée.
    Ceci révèle une liste des étapes du projet à partir de l'outil Admin au niveau entreprise.
    Remarque : votre administrateur Procore peut configurer Procore pour utiliser les étapes de projet par défaut et/ou créer des étapes de projet personnalisées dans l'outil Admin au niveau entreprise. Voir Ajouter une étape de projet personnalisée.
  4. Cochez la case « Étape de préfixe activée » pour chaque étape que vous souhaitez utiliser pour préfixer les numéros DDR.
  5. Saisissez un préfixe pour chaque étape de projet sélectionnée. Vous pouvez saisir une combinaison de caractères alphanumériques dans cette case.

    rfi-prefix-number-prefix-by-project-stage.png
     
  6. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Voir également