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Procore

Configurer les paramètres avancés : DDR

Objectif

Configurer les paramètres et les préférences de l'outil DDR du projet.

Contexte

Les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet peuvent définir les paramètres de configuration de l'outil DDR du projet. La zone Configurer les paramètres permet également de créer des rapports de DDR personnalisés et de définir les autorisations utilisateur pour l'outil DDR. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet.

Vidéo

 

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Tâches

Configurer les paramètres des DDR

  1. Accédez à l'outil DDR du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png
  3. Accédez à la page Paramètres des DDR.
  4. Configurez un ou plusieurs des paramètres suivants :
    • Gestionnaire de DDR. Voir Quel est le rôle du gestionnaire de DDR ?
      • Cliquez sur le bouton à côté de « Si un utilisateur standard crée une DDR, cette personne peut sélectionner n'importe quel utilisateur Admin comme gestionnaire de DDR. »
        Remarque : les utilisateurs qui disposent d'autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil DDR du projet et dont l'autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » est activée dans leur modèle d'autorisation peuvent également être sélectionnés en tant que gestionnaires de DDR si cette option est sélectionnée.
        OU
      • Cliquez sur le bouton à côté de « Si un utilisateur standard crée une DDR, le gestionnaire de DDR sera : » pour sélectionner un utilisateur comme gestionnaire de DDR par défaut du projet. Voir Désigner le gestionnaire de DDR par défaut pour les DDR d'un projet.
        Remarque : la sélection du gestionnaire de DDR par défaut du projet n'affecte que les nouvelles DDR créées après la mise à jour du paramètre.
    • Distribution par défaut : ajoutez les membres du projet qui doivent recevoir des e-mails de notification sur toutes les DDR générées dans votre projet dans Procore, ou sur la plupart d'entre elles.
    • Autoriser les DDR privées. Cochez cette case pour donner aux utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » et « Admin » dans l'outil DDR la possibilité de définir la visibilité des DDR qu'ils créent sur « Privé(e) ». (Remarque : par défaut, les DDR privées ne sont visibles que pour les membres de la liste de distribution de la DDR et les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR). 
    • DDR privées par défaut. Cochez cette case pour que le système définisse automatiquement les nouvelles DDR comme étant privées.
      Remarques :
      • Cette case ne peut être cochée que lorsque la case Autoriser les DDR privées est également cochée.
      • Lorsqu'une nouvelle DDR est définie sur « Privé(e) », le paramètre ne peut être supprimé que par un utilisateur « Admin ». Les utilisateurs « Standard » qui ont reçu l'autorisation de créer des DDR n'ont PAS la possibilité de supprimer ce paramètre de confidentialité.
    • Les réponses aux nouvelles questions sur la DDR seront dues dans. Définissez le nombre de jours calendaires après la date de création au bout desquels vous souhaitez que les DDR soient dues.
      Remarque : la date d'échéance tient compte des jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Consultez Définir les jours ouvrables du projet.
    • Activer les rappels par e-mail pour les DDR en retard. Cochez cette case si vous souhaitez que le système envoie des e-mails de rappel quotidiens aux personnes assignées dans la DDR lorsque la DDR est en retard. Les rappels par e-mail ne seront pas envoyés une fois que la DDR est en retard de 45 jours. 
    • Intitulé du champ personnalisé 1 et 2. Si vous souhaitez ajouter des champs supplémentaires à la page DDR, vous pouvez les ajouter en tant que champs personnalisés. Ils apparaissent en tant que « Custom Field 1 » et « Custom Field 2 » dans la capture d'écran ci-dessus.
      Remarques :
      • Ces champs peuvent faire l'objet de rapports dans l'outil Rapports .
      • Chaque champ personnalisé est limité à 255 caractères maximum.
    • Afficher uniquement les réponses officielles aux utilisateurs qui disposent du niveau d'autorisation Standard et Lecture seule. Cochez cette case pour n'afficher les réponses marquées comme « officielles » qu'aux utilisateurs ayant des permissions de niveau « Lecture seule » et « Standard » dans l'outil DDR du projet dans les notifications automatiques par e-mail de Procore et dans l'outil (y compris les PDF qui sont exportés depuis l'application Web Procore).
      Remarques :
      • Ce paramètre n'affecte pas les PDF exportés à partir d'e-mails de DDR qui ont été transférés manuellement à partir de l'outil DDR du projet. Consultez Transférer une DDR par e-mail.
      • Ce paramètre exclut les destinataires et les membres de la liste de distribution d'une DDR, ce qui signifie que les utilisateurs ayant ces rôles pourront voir toutes les réponses à la DDR, quelles que soient leurs autorisations, même si cette case est cochée.
      • Dans les nouveaux projets, ce paramètre de configuration est activé par défaut.
    • Les réponses des personnes assignées sont obligatoires par défaut . Cochez cette case pour marquer automatiquement les utilisateurs qui ont été désignés comme « personne assignée » comme nécessitant une réponse. Si la case à cocher est vide, les utilisateurs auront la possibilité de désigner les intervenants requis. 
  5. Dans la zone Numéros de DDR en préfixe par étape du projet, procédez comme suit :

     Important
    • Le paramètre « Numéros de DDR en préfixe par étape du projet » ne peut pas être désactivé après avoir été activé pour un projet.
    • Si ce paramètre est activé pour un projet avec des DDR existantes comprenant des étapes de projet sélectionnées, les numéros de DDR seront automatiquement mis à jour pour inclure leur préfixe d'étape de projet. Les DDR sans étape de projet sélectionné n'auront pas de préfixe ajouté lors de la modification du paramètre.
    • Si vous avez ajouté manuellement des préfixes aux numéros de DDR avant d'activer ce paramètre, il se peut que deux préfixes s'affichent dans un numéro de DDR. Consultez Pourquoi certains numéros de DDR de notre projet ont-ils deux préfixes ?
    • Pour en savoir plus sur ce paramètre, consultez Comment configurer un préfixe et un numéro de début pour les DDR d'un projet ?
  1. Pour inclure une étape de projet sélectionnée dans les numéros de DDR pour le projet (l'étape est sélectionnée lorsque la DDR est créée), cochez la case « Numéros DDR de préfixe par étape du projet » et cliquez sur Activer dans la fenêtre.
  2. Cochez la case « Étape de préfixe activée » à côté de chaque étape que vous souhaitez rendre disponible pour la numérotation des DDR. Pour ajouter des étapes à cette liste, consultez Ajouter une étape de projet personnalisée.
  3. Saisissez un préfixe unique pour chaque étape du projet sélectionnée. Les préfixes peuvent inclure une combinaison de caractères alphanumériques.
  4. Cliquez sur Mettre à jour au bas de la page des paramètres.

rfi-prefix-number-prefix-by-project-stage.png 6. Sous E-mails DDR, cochez ou décochez la case Activer l'e-mail pour déterminer quels événements de l'e-mail enverront automatiquement les notifications par e-mail correspondantes. Cochez ou décochez les cases sous chaque rôle d'utilisateur pour déterminer qui recevra les notifications par e-mail pour chaque événement par e-mail.

Remarque
  • Pour en savoir plus sur ces options et sur les paramètres par défaut de Procore, voir Quand l'outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?
  • Pour réinitialiser les modifications apportées aux paramètres par défaut des E-mails DDR de Procore, cliquez sur Réinitialiser aux valeurs par défaut.


rfi-configure-settings-rfi-emails.png

 7. Cliquez sur Mettre à jour.

Travailler avec des rapports de DDR personnalisés

  1. Accédez à l'outil DDR du projet.
    La page DDR s'affiche. 
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
    La page Paramètres des DDR s'affiche. 
  3. Cliquez sur Rapports personnalisés.

    rfi-config-custom-reports.png

    Ceci affiche les rapports personnalisés et les listes Mes rapports. 
  4. Dans cette page, vous disposez des options suivantes :
    • Créer un rapport personnalisé. Cliquez sur ce bouton pour créer un rapport personnalisé. Voir Créer et afficher un rapport DDR personnalisé.
    • Modifier. Recherchez un rapport dans l'une des listes. Cliquez ensuite sur ce bouton pour le placer en mode édition.  
    • Afficher. Recherchez un rapport dans l'une des listes, puis cliquez sur ce bouton pour le placer en mode d'affichage. Vous pouvez ensuite exporter ou partager le rapport. Voir Exporter des DDR.

Définir les autorisations utilisateur pour l'outil DDR

  1. Accédez à l'outil DDR du projet.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur Tableau des autorisations.
  4. Définissez l'autorisation de chaque utilisateur en fonction de vos préférences.
    • check.png Accès
    • x.png Pas d'accès
      Comme illustré ci-dessous, cet utilisateur a obtenu des autorisations de niveau « Standard ».

      user permissions rfis.png

      Remarques :
      • Si une croix grise apparaît et que vous ne pouvez pas modifier un paramètre, votre administrateur Procore gère les autorisations à l'aide d'un modèle. Consultez Gérer les modèles d'autorisation du projet.
      • Pour obtenir la liste de ce que les utilisateurs peuvent faire à chaque niveau d'autorisation dans l'outil DDR, consultez la matrice d'autorisations.