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Procore

Configurer les paramètres avancés : DDR

Objectif

Configurer les paramètres et les préférences de l'outil DDR du projet.

Contexte

Les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet peuvent définir les paramètres de configuration de l'outil DDR du projet. La zone Configurer les paramètres permet également de créer des rapports de DDR personnalisés et de définir les autorisations utilisateur pour l'outil DDR. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet.

Vidéo

 

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Tâches

Configurer les paramètres des DDR

  1. Accédez à l'outil DDR du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png
  3. Accédez à la page Paramètres des DDR.
  4. Configurez un ou plusieurs des paramètres suivants :
    • Gestionnaire de DDR. Voir Quel est le rôle du gestionnaire de DDR ?
      • Cliquez sur le bouton à côté de « Si un utilisateur standard crée une DDR, cette personne peut sélectionner n'importe quel utilisateur Admin comme gestionnaire de DDR. »
        Remarque : les utilisateurs qui disposent d'autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil DDR du projet et dont l'autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » est activée dans leur modèle d'autorisation peuvent également être sélectionnés en tant que gestionnaires de DDR si cette option est sélectionnée.
        OU
      • Cliquez sur le bouton à côté de « Si un utilisateur standard crée une DDR, le gestionnaire de DDR sera : » pour sélectionner un utilisateur comme gestionnaire de DDR par défaut du projet. Voir Désigner le gestionnaire de DDR par défaut pour les DDR d'un projet.
        Remarque : la sélection du gestionnaire de DDR par défaut du projet n'affecte que les nouvelles DDR créées après la mise à jour du paramètre.
    • Distribution par défaut : ajoutez les membres du projet qui doivent recevoir des e-mails de notification sur toutes les DDR générées dans votre projet dans Procore, ou sur la plupart d'entre elles.
    • Autoriser les DDR privées. Cochez cette case pour donner aux utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » et « Admin » dans l'outil DDR la possibilité de définir la visibilité des DDR qu'ils créent sur « Privé(e) ». (Remarque : par défaut, les DDR privées ne sont visibles que pour les membres de la liste de distribution de la DDR et les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR). 
    • DDR privées par défaut. Cochez cette case pour que le système définisse automatiquement les nouvelles DDR comme étant privées.
      Remarques :
      • Cette case ne peut être cochée que lorsque la case Autoriser les DDR privées est également cochée.
      • Lorsqu'une nouvelle DDR est définie sur « Privé(e) », le paramètre ne peut être supprimé que par un utilisateur « Admin ». Les utilisateurs « Standard » qui ont reçu l'autorisation de créer des DDR n'ont PAS la possibilité de supprimer ce paramètre de confidentialité.
    • Les réponses aux nouvelles questions sur la DDR seront dues dans. Définissez le nombre de jours civils après la date de création au bout desquels vous souhaitez que les DDR soient dues.
      Remarque : la date d'échéance tient compte des jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
    • Activer les e-mails de rappel pour les DDR en retard. Cochez cette case si vous souhaitez que le système envoie des e-mails de rappel quotidiens aux personnes assignées de la DDR lorsque la DDR est en retard.
    • Intitulé du champ personnalisé 1 et 2. Si vous souhaitez ajouter des champs supplémentaires à la page DDR, vous pouvez les ajouter en tant que champs personnalisés. Ils apparaissent en tant que « Custom Field 1 » et « Custom Field 2 » dans la capture d'écran ci-dessus.
      Remarques :
    • Afficher uniquement les réponses officielles aux utilisateurs qui disposent du niveau d'autorisation Standard et Lecture seule. Cochez cette case pour limiter la visibilité des utilisateurs ayant une autorisation de niveau « Lecture seule » et « Standard » dans l'outil DDR afin qu'ils ne voient que les « Réponses officielles » dans les notifications par e-mail automatisées de Procore, dans les PDF exportés et lorsqu'ils accèdent à l'outil DDR dans Procore Web. Ce paramètre n'a pas d'impact sur les DDR transférées à l'aide du bouton E-mail. Voir Transférer une DDR par e-mail. Ce paramètre exclut également toute personne assignée de la DDR et les membres de la liste de distribution. Remarque : sur les nouveaux projets, ce paramètre de configuration est activé par défaut. 
    • Les réponses des personnes assignées sont requises par défaut. Cochez cette case pour que les utilisateurs désignés comme personnes assignées soient automatiquement marqués comme devant fournir une réponse. Si la case n'est pas cochée, les utilisateurs auront la possibilité de désigner les personnes dont les réponses sont requises.
      Remarque : vous devez cocher cette case si vous comptez utiliser le processus Transférer une DDR pour révision sur les DDR du projet. 
  5. Dans la zone Numéros de DDR en préfixe par étape du projet, procédez comme suit :
    1. Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de préfixe de DDR, cochez la case « Une fois activée et utilisée, cette configuration ne peut pas être désactivée ». Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, voir Comment configurer un préfixe et un numéro de début pour les DDR d'un projet ?
      Remarque : si vous souhaitez ajouter ou supprimer des étapes dans cette liste, voir Ajouter une étape de projet personnalisée.
    2. Cochez la case « Étape de préfixe activée » à côté des étapes que vous souhaitez utiliser pour préfixer les numéros de DDR. Seules les étapes dont les cases sont cochées seront disponibles lors de la création et de la numérotation de nouvelles DDR.
    3. Saisissez un préfixe pour chaque étape de projet sélectionnée. Les préfixes peuvent inclure une combinaison de caractères alphanumériques.

      rfi-prefix-number-prefix-by-project-stage.png
       
  6. Sous E-mails DDR, cochez ou décochez la case Activer l'e-mail pour déterminer quels événements de l'e-mail enverront automatiquement les notifications par e-mail correspondantes. Cochez ou décochez les cases sous chaque rôle d'utilisateur pour déterminer qui recevra les notifications par e-mail pour chaque événement par e-mail.
     Note
    • Pour en savoir plus sur ces options et sur les paramètres par défaut de Procore, voir Quand l'outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?
    • Pour réinitialiser les modifications apportées aux paramètres par défaut des E-mails DDR de Procore, cliquez sur Réinitialiser aux valeurs par défaut.

    rfi-configure-settings-rfi-emails.png
  7. Cliquez sur Mettre à jour

Travailler avec des rapports de DDR personnalisés

  1. Accédez à l'outil DDR du projet.
    La page DDR s'affiche. 
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
    La page Paramètres des DDR s'affiche. 
  3. Cliquez sur Rapports personnalisés.

    rfi-config-custom-reports.png

    Ceci affiche les rapports personnalisés et les listes Mes rapports. 
  4. Dans cette page, vous disposez des options suivantes :
    • Créer un rapport personnalisé. Cliquez sur ce bouton pour créer un rapport personnalisé. Voir Créer et afficher un rapport DDR personnalisé.
    • Modifier. Recherchez un rapport dans l'une des listes. Cliquez ensuite sur ce bouton pour le placer en mode édition.  
    • Afficher. Recherchez un rapport dans l'une des listes, puis cliquez sur ce bouton pour le placer en mode d'affichage. Vous pouvez ensuite exporter ou partager le rapport. Voir Exporter des DDR.

Définir les autorisations utilisateur pour l'outil DDR

  1. Accédez à l'outil DDR du projet.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur Tableau des autorisations.
  4. Définissez l'autorisation de chaque utilisateur en fonction de vos préférences.
    • check.png Accès
    • x.pngPas d'accès
      Comme illustré ci-dessous, cet utilisateur a obtenu des autorisations de niveau « Standard ».

      user permissions rfis.png

      Remarques :
      • Si une croix grise apparaît et que vous ne pouvez pas modifier un paramètre, votre administrateur Procore gère les autorisations à l'aide d'un modèle. Voir Gérer les modèles d'autorisation.
      • Pour obtenir la liste de ce que les utilisateurs peuvent faire à chaque niveau d'autorisation dans l'outil DDR, consultez la matrice d'autorisations.