Configurer les paramètres avancés : DDR

Configurer les paramètres des DDR

1. Accédez à l'outil DDR du projet.
2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres  . 
3. Accédez à la page Paramètres des DDR.
4. Configurez un ou plusieurs des paramètres suivants :
   • Gestionnaire de DDR. Voir Quel est le rôle du gestionnaire de DDR ?
     • Si un utilisateur Standard crée une DDR, il peut sélectionner n'importe quel utilisateur Admin en tant que gestionnaire de DDR.
       Permet aux utilisateurs de niveau Standard de sélectionner n'importe quel utilisateur de niveau Admin en tant que gestionnaire de DDR.
       Remarque: les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil DDR du projet et dont l' autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » est activée dans leur modèle d'autorisation peuvent également être sélectionnés en tant que gestionnaire de DDR si cette option est sélectionnée.
       OU
     • Si un utilisateur Standard crée une DDR, le gestionnaire de DDR sera : 
       Vous permet de sélectionner un utilisateur pour être le gestionnaire de DDR par défaut du projet. Voir Désigner le gestionnaire de DDR par défaut pour les DDR d'un projet. 
       Remarque: la sélection du gestionnaire de DDR par défaut du projet n'affecte que les nouvelles DDR créées après la mise à jour du paramètre.
   • DDR privées
     • Activez les DDR privées.
       Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » et « Admin » de définir les DDR qu’ils créent sur « Privées ». 
       Remarque: par défaut, les DDR privées ne sont visibles que par les membres de la liste de distribution de la DDR et les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil DDR. 
     • Définissez les nouvelles DDR sur privées par défaut.
       Cochez cette case pour que le système définisse automatiquement les nouvelles DDR sur « Privé ».
       Remarques:
       • Cette case ne peut être cochée que lorsque la case « Autoriser les DDR privées » est également cochée.
       • Lorsqu'une nouvelle DDR est définie sur « Privé », le paramètre ne peut être supprimé que par un utilisateur disposant des autorisations de niveau « Admin ». Les utilisateurs de niveau « Standard » qui ont été autorisés à créer des DDR n'ont PAS la possibilité de supprimer ce paramètre de confidentialité. 
   • Réponses aux DDR
     • Jours pour répondre aux questions de la DDR
     • Définissez le nombre de jours calendaires après la date de création que vous souhaitez que les DDR soient dues.
       Note: La date d’échéance respecte les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
     • Les réponses des personnes assignées sont requises par défaut.
       Cochez cette coche pour exiger automatiquement une réponse des utilisateurs qui ont été désignés comme « personne assignée » d'une DDR. Si la case n'est pas cochée, les utilisateurs ont la possibilité de désigner les intervenants requis. 
     • Afficher uniquement la réponse officielle aux utilisateurs Standard et Lecture seule.
       Cochez cette case pour afficher uniquement les réponses marquées comme étant officielles aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » et « Standard » dans l'outil DDR du projet et dans les notifications automatiques par e-mail de Procore (y compris les PDF exportés depuis l'application Web Procore). br />
       Remarques :
       • Ce paramètre n'affecte pas les PDF exportés à partir d'e-mails de DDR qui ont été transférés manuellement à partir de l'outil DDR du projet. Consultez Transférer une DDR par e-mail.
       • Ce paramètre exclut les personnes assignées et les membres de la liste de distribution d'une DDR. Les utilisateurs avec ces rôles pourront afficher toutes les réponses à la DDR, quelles que soient leurs autorisations, même si cette case est cochée.
       • Ce paramètre de configuration est activé par défaut sur les nouveaux projets. 
   • Champs personnalisés
     • Ces champs peuvent faire l'objet de rapports dans l'outil Rapports .
     • Il existe une limite maximale de 255 caractères sur chaque champ personnalisé
       • Si vous souhaitez ajouter des champs supplémentaires à la page DDR, vous pouvez les ajouter en tant que champs personnalisés. 

5. Dans la zone Préfixes du numéro DDR, procédez comme suit :

    Important

   • Le paramètre « Numéros de DDR en préfixe par étape du projet » ne peut pas être désactivé après avoir été activé pour un projet.
   • Si ce paramètre est activé pour un projet avec des DDR existantes comprenant des étapes de projet sélectionnées, les numéros de DDR seront automatiquement mis à jour pour inclure leur préfixe d'étape de projet. Les DDR sans étape de projet sélectionné n'auront pas de préfixe ajouté lors de la modification du paramètre.
   • Si vous avez ajouté manuellement des préfixes aux numéros de DDR avant d'activer ce paramètre, il se peut que deux préfixes s'affichent dans un numéro de DDR. Consultez Pourquoi certains numéros de DDR de notre projet ont-ils deux préfixes ?
   • Pour en savoir plus sur ce paramètre, consultez Comment configurer un préfixe et un numéro de début pour les DDR d'un projet ?
   1. Pour inclure une étape de projet sélectionnée dans les numéros de DDR du projet, cochez la case « Numéros de DDR en préfixe par étape du projet » et cliquez sur Activer dans la fenêtre.
      Remarque : l'étape Projet est sélectionnée lors de la création de la DDR.
   2. Cochez la case « Étape de préfixe activée » à côté de chaque étape que vous souhaitez rendre disponible pour la numérotation des DDR. Pour ajouter d'autres étapes de projet à cette liste, consultez Ajouter une étape de projet personnalisée
   3. Saisissez un préfixe unique pour chaque étape du projet sélectionnée. Les préfixes peuvent inclure une combinaison de caractères alphanumériques.
   4. Cliquez sur Mettre à jour au bas de la page des paramètres.
6. Sous E-mails DDR, cochez ou décochez la case Activer l’e-mail pour déterminer quels événements de l’e-mail enverront des notifications par e-mail. Cochez ou décochez les cases sous chaque rôle d’utilisateur pour déterminer qui recevra les notifications par e-mail pour chaque événement par e-mail.
   • Distribution par défaut. 
     • Les utilisateurs ajoutés à ce champ seront automatiquement ajoutés à la liste de distribution pour toutes les nouvelles DDR créées après leur ajout à la liste. Configurez les notifications reçues par le groupe de distribution d’une DDR dans la matrice des paramètres de notification.
   • Activez les rappels par e-mail pour les DDR en retard.
     • Cochez cette case si vous souhaitez que le système envoie des e-mails de rappel quotidiens aux personnes assignées de la DDR lorsque celle-ci est en retard. Les rappels par e-mail ne seront pas envoyés une fois que la DDR est en retard de 45 jours. 

       Remarque

       • Pour en savoir plus sur ces options et sur les paramètres par défaut de Procore, voir Quand l'outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?
       • Pour réinitialiser les modifications apportées aux paramètres par défaut des E-mails DDR de Procore, cliquez sur Réinitialiser aux valeurs par défaut.
7. Cliquez sur Mettre à jour.