Comment synchroniser les données entre Workforce Planning et Procore ?

Procédure

1. Travaillez avec votre équipe de compte Procore pour identifier vos systèmes d'enregistrement dans lesquels vous ajouterez et gérerez des personnes et des projets. Voir Planification des effectifs et Mappage détaillé des données Procore .
2. Identifiez si vous avez des personnes qui existent actuellement dans Workforce Planning (anciennement LaborChart) et Procore et mettez à jour leurs informations afin que leurs enregistrements utilisateur puissent être liés.

   Remarque

   Il est important que les données soient nettoyées au préalable, sinon des enregistrements en double peuvent être créés.

   Si tous les champs ci-dessous ne correspondent pas, il est possible que la synchronisation se termine et ne peut pas dissocier de manière à créer des enregistrements en double.

   
   Les personnes inactives ne sont pas synchronisées dans cette configuration initiale. Cependant, une fois ce processus de configuration initial terminé, les enregistrements des personnes inactivées seront synchronisés entre Workforce Planning et Procore.

   ​​​​​Si des personnes existent dans les deux systèmes, procédez comme suit afin que les données puissent être liées entre Workforce Planning et Procore :
   1. Révisez vos champs de données personnelles entre la liste des personnes dans Workforce Planning et votre annuaire Procore (utilisateurs et contacts). Les champs suivants doivent correspondre entre la liste des personnes et l'annuaire de votre entreprise Procore avant d'activer la synchronisation des personnes :
      • Prénom
      • Nom de famille
      • Adresse électronique
      • ID de l'employé
      • Cochez la case « Est un employé » pour les utilisateurs dans l'annuaire Procore.
   2. Assurez-vous que les utilisateurs de votre annuaire de l’entreprise Procore que vous souhaitez gérer dans la planification de la main-d’œuvre sont des « utilisateurs » ou des « deux » dans votre liste de personnes de planification de la main-d’œuvre. Si les utilisateurs sont dans l’annuaire de l’entreprise, mais pas encore dans la liste des personnes, procédez comme suit :
      1. Accédez à l' annuaire de l'entreprise.
      2. Recherchez l'utilisateur qui doit être ajouté dans Workforce Planning et cliquez sur Modifier .
      3. Assurez-vous que l’case à cocher de l’employé est marqué. 
      4. Mettez à jour l'autorisation de l'utilisateur pour avoir un accès en lecture seule ou supérieur à l'outil Planification de la main-d'œuvre.
      5. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
      6. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
      7. Cliquez sur Nouveau.
      8. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
         • Prénom . Le prénom de la personne.
         • Nom de famille. Le nom de famille de la personne.
         • Courriel . Adresse e-mail de la personne.
           Remarque : celle-ci doit correspondre à l'adresse e-mail figurant dans l'annuaire de l'entreprise.
         • Tapez . Sélectionnez Utilisateur ou Les deux.
         • Autorisation.Sélectionnez le niveau d'autorisation de l'utilisateur. 
           Note: Lors de la détermination des niveau d'autorisation appropriées pour un utilisateur, vous devrez peut-être créer une nouvelle niveau d'autorisation dans Planification de la main-d’œuvre pour vous assurer que vous ne accordez pas trop peu ou trop d’accès.
         • Groupe . Le groupe de la personne. Voir Configurer des groupes pour Workforce Planning .
      9. Cliquez sur Enregistrer.
      10. Une fois que vous avez défini vos utilisateurs de Procore comme « Utilisateurs » ou « Les deux », ils reçoivent un e-mail de LaborChart pour configurer leur mot de passe. Voir Comment configurer mon compte dans Workforce Planning ?
      11. Une fois que l'utilisateur a défini son mot de passe dans LaborChart, il peut se connecter via login.procore.com.
      12. Pour accéder à la planification des effectifs, les utilisateurs accèdent à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise. 
      13. La première fois que l'utilisateur accède à l'outil Planification des effectifs, il est invité à « Autoriser la planification des effectifs ». Ils doivent cliquer sur Autoriser .
          L'utilisateur peut désormais accéder à Workforce Planning via Procore et doit continuer à accéder à Workforce Planning ici.
   3. Assurez-vous que les contacts de votre annuaire d'entreprise Procore que vous souhaitez gérer dans Workforce Planning sont des personnes « assignables » dans votre liste de personnes Workforce Planning.
      1. Accédez à l’outil Planification de la main-d’œuvre au niveau entreprise.
      2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
      3. Cliquez sur Nouveau.
      4. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
         • Prénom . Le prénom de la personne.
         • Nom de famille. Le nom de famille de la personne.
         • Identifiant de l'employé . Id de l’employé de la personne.
           Note: Ceci doit correspondre à l’ID de l’employé dans l’annuaire de l’entreprise.
         • Tapez . Sélectionnez Assignable.
         • Groupe . Le groupe de la personne. Voir Configurer des groupes pour Workforce Planning .
      5. Cliquez sur Enregistrer.
3. Indiquez si vous avez des projets qui existent actuellement dans Workforce Planning (anciennement LaborChart) et Procore.
   • Assurez-vous que les numéros de projet correspondent entre les projets de planification des effectifs et les projets Procore. Voir Modifier les détails du projet dans Workforce Planning et Mettre à jour les informations générales sur le projet .
4. Contactez votre point de contact Procore pour lancer la synchronisation des données. Ceci peut être fait par e-mail ou par e-mail à support@procore.com . 
5. Votre équipe de compte Procore exécute un processus de liaison de données unique qui garantit que les données existantes du projet et des employés sont liées entre Procore et Planification de la main-d’œuvre. 
6. Procore lancera la synchronisation des données entre Planification de la main-d’œuvre et Procore.
7. À l’avenir, tous les nouveaux projets de votre système d’enregistrement seront conservés en synchronisation entre Planification de la main-d’œuvre et Procore.
8. À l’avenir, toutes les nouvelles personnes sont gérées dans la liste des personnes dans Planification de la main-d’œuvre et resteront synchronisées entre la planification de la main-d’œuvre dans Procore. Voir Ajouter des personnes à la planification de la main-d’œuvre.
   Notes:
   • Gérez tous les employés via Workforce Planning pour vous assurer que votre liste de personnes et l'annuaire de l'entreprise sont toujours synchronisés et évitez de gérer deux listes.
   • Les personnes sont synchronisées avec l’annuaire de l’entreprise Procore après chaque synchronisation des données horaires. 
   • Lors de la détermination des niveau d'autorisation appropriées pour un utilisateur, vous devrez peut-être créer une nouvelle niveau d'autorisation dans l’outil DDR pour vous assurer que vous n’accordez pas trop peu ou trop d’accès.
   • Si vous ajoutez un utilisateur à l'annuaire de l'entreprise Procore, les données ne seront pas synchronisées car cette synchronisation des données est unidirectionnelle de la liste des personnes à l'annuaire de l'entreprise Procore.  

Les gens

Pour les projets utilisant les outils Planification de la main-d’œuvre et Productivité du chantier, vous pouvez gérer votre main-d’œuvre à l’aide de la liste des personnes dans Planification de la main-d’œuvre. Les personnes que vous ajoutez ici peuvent être utilisées pour les affectations de main-d’œuvre, ainsi que dans les outils Équipes et Feuilles horaires.Feuilles horaires Voir Ajouter des personnes à la planification de la main-d’œuvre.

Vous avez trois options lors de la création de personnes dans Planification de la main-d’œuvre :

• Utilisateur . Les personnes créées en tant que « Utilisateurs » peuvent se connecter à Procore en fonction de leur groupe et de leur niveau d'autorisation. Les utilisateurs seuls ne peuvent PAS être assignés en tant que ressources pour les projets de planification de la main-d’œuvre. 
• Assignable. Les personnes créées en tant que « assignables » peuvent être assignées en tant que ressources dans les projets de planification de la main-d’œuvre. Les personnes assignables ne peuvent PAS se connecter à Procore.
• Les deux . Les personnes créées en tant que « Les deux » sont créées en tant qu'utilisateur et peuvent se connecter à Procore. De plus, ils peuvent être assignés en tant que ressources dans les projets Workforce Planning. 

Les personnes se synchronisent dans un sens unique entre l'outil Planification des effectifs et l'annuaire de Procore. Lors de l'ajout d'une personne qui est « Utilisateur » ou « Les deux » dans Workforce Planning, l'utilisateur est ajouté à l'annuaire de l'entreprise en tant qu'employé de votre entreprise. Lorsque vous ajoutez une personne « assignable » à Procore, elle est ajoutée en tant que contact à l'annuaire de l'entreprise et sa fiche peut être consultée dans l'onglet « Contacts » de l'annuaire de l'entreprise.

Remarques : 

• Toutes les personnes figurant dans l'outil de planification Workforce Planning sont considérées comme des employés. Elles seront donc toutes synchronisées avec l'annuaire Procore en tant qu'employés.
• Les données doivent être synchronisées pour que les personnes ajoutées dans Workforce Planning soient ajoutées à l'annuaire de l'entreprise. La synchronisation des données a lieu une fois par heure. Pour plus d'informations, voir Pourquoi les personnes sont-elles affichées dans Workforce Planning, mais pas dans Procore ?

Les champs suivants sont synchronisés de Planification de la main-d’œuvre à l’annuaire de l’entreprise :

Les champs dans Workforce Planning sans mappage direct, comme les groupes et les champs personnalisés, ne se synchronisent pas avec l'annuaire de l'entreprise, mais sont disponibles dans Workforce Planning. 

Projets

Les projets peuvent être créés dans Procore ou Planification de la main-d’œuvre, mais votre entreprise doit en choisir un comme système d’enregistrement. 

Avec votre équipe de compte Procore, votre entreprise décidera si le système d’enregistrement de la création et de la gestion du projet sera Planification de la main-d’œuvre ou Procore. À l’avenir, tous les projets seront créés dans Procore et synchronisés avec Planification de la main-d’œuvre.

Si Procore est le système d'enregistrement (recommandé), les projets créés dans Procore seront synchronisés avec Workforce Planning.

Remarques :

• Les projets créés dans Procore seront assignés à tous les groupes dans Workforce Planning.
• Si Procore est le système d'enregistrement, les projets peuvent toujours être créés dans Workforce Planning, mais ne seront pas synchronisés avec Procore. Si vous souhaitez vous assurer que les projets sont identiques dans les deux applications, nous vous recommandons de désactiver l'autorisation Workforce Planning pour « Créer des projets » et « Supprimer des projets ». Pour plus d'informations, voir Créer des modèles d'autorisation pour la planification de la main-d'œuvre.

Si la planification de la main-d’œuvre est le système d’enregistrement, les projets créés dans Planification de la main-d’œuvre sont synchronisés avec Procore. Voir Créer des projets dans planification de la main-d’œuvre.
Remarque : si Workforce Planning est le système d'enregistrement, les projets peuvent toujours être créés dans Procore, mais ne seront pas synchronisés avec Workforce Planning. Si vous souhaitez vous assurer que les projets sont les mêmes dans les deux applications, nous vous recommandons de désactiver le paramètre Procore pour « Créer de nouveaux projets » dans l’annuaire de l’entreprise en suivant ces étapes :

1. Accédez à l'outil Annuaire au niveau entreprise .
2. Recherchez le profil de l’utilisateur. Cliquez ensuite sur Modifier.
3. Faites défiler jusqu'à la zone « Paramètres du projet ».
4. Dans la zone Paramètres du nouveau projet, décochez la case Autoriser [Nom d'utilisateur] à créer de nouveaux projets. 
5. Cliquez sur Enregistrer.

Les champs suivants sont synchronisés de Workforce Planning vers l'annuaire du projet :

Qu'est-ce que la liaison de données ?

La liaison d'enregistrements vous permet de lier les personnes dans Workforce Planning (anciennement LaborChart) avec les utilisateurs et les contacts dans Procore. Il vous permet également de lier des projets dans Workforce Planning à des projets dans Procore.

Nous vous recommandons d'effectuer cette étape avant la synchronisation pour éviter les doublons dans l'ensemble du système. La liaison de données est effectuée en interne chez Procore. Vous devez contacter votre Point de contact Procore pour lier vos enregistrements.

Qu'est-ce que la synchronisation des données ?

Enregistrer la synchronisation passe les informations entre Planification de la main-d’œuvre et Procore afin que les informations puissent être disponibles à la fois sur la plateforme Procore et dans l’outil Planification de la main-d’œuvre.

À quelle fréquence les données sont-elles synchronisées ?

Les personnes et les projets sont synchronisés entre Workforce Planning et le reste de Procore une fois par heure.

Les modèles de projet sont-ils appliqués lors de la synchronisation de Workforce Planning vers Procore ?

Non. Si les projets sont gérés dans Workforce Planning, lorsqu'ils sont synchronisés avec Procore Projects, ils sont créés sans appliquer de modèle.

Si Procore est le « système d’enregistrement » pour les projets, dans quels groupes apparaîtront-ils dans Planification de la main-d’œuvre ?

Par défaut, les projets sont ajoutés à tous les groupes. Ceci peut être modifié dans Workforce Planning. Voir Modifier les détails du projet dans Workforce Planning .

Si je modifie des utilisateurs dans l'annuaire de l'entreprise, verrai-je ces changements dans Workforce Planning ?

Non. Les informations sont synchronisées dans un sens de Workforce Planning vers l'annuaire de l'entreprise. 

Si vous apportez une modification à l’un des champs ci-dessus dans l’annuaire de l’entreprise, les informations sont réinitialisées sur ce qui se trouve dans Planification de la main-d’œuvre la prochaine fois que les données sont synchronisées. Si vous devez apporter des modifications au profil d’un utilisateur, vous devrez le faire à partir de l’outil Personnes dans Planification de la main-d’œuvre.

Les rôles et les affectations du projet sont-ils transférés de Planification de la main-d’œuvre à Procore ?

Non. Les champs ci-dessus sont les seules données relatives aux utilisateurs et aux contacts qui se synchronisent de Workforce Planning avec l'annuaire de l'entreprise.

Comment fonctionnent les autorisations lors de la migration vers Workforce Planning ?

Actuellement, il existe deux niveaux d'autorisation.

1. Pour accéder à l’outil Planification de la main-d’œuvre dans Procore, vous avez besoin d’autorisations « Lecture seule » ou supérieures pour l’outil dans l’annuaire au niveau entreprise. Il s’agitdux, ce qui signifie que les utilisateurs auront accès à l’outil Planification de la main-d’œuvre ou ne le verront pas comme une option de menu.
   Vous pouvez accorder des autorisations en mettant à jour vos modèles d’autorisation de l’entreprise ou en mettant à jour les autorisations d’un utilisateur dans son profil utilisateur au niveau entreprise. Voir Modifier un modèle d’autorisations de l’entreprise.
2. Les autorisations dans l'outil Planification des effectifs sont gérées dans les paramètres de l'outil Planification des effectifs. Voir Créer des modèles d'autorisation pour la planification de la main-d'œuvre .
   Les autorisations et les paramètres précédents de LaborChart restent en place pour chaque utilisateur tant que son adresse e-mail est la même. La gestion de ces autorisations sera la même que vous aviez auparavant.

Quel niveau d'autorisation dans Procore est accordé aux utilisateurs lorsqu'ils sont synchronisés ?

Pour les utilisateurs existants dans Procore qui ont déjà un modèle d’autorisation qui leur est assigné, nous ne modifierons PAS les autorisations. Vous devez mettre à jour manuellement leurs autorisations pour accéder à « Lecture seule » ou supérieures pour l’outil Planification de la main-d’œuvre. Vous pouvez accorder des autorisations en mettant à jour vos modèles d’autorisation de l’entreprise ou en mettant à jour les autorisations de l’utilisateur dans leur profil. Voir Modifier un modèle d’autorisations de l’entreprise ou Modifier un compte utilisateur dans l’annuaire de l’entreprise.

Pour les nouveaux utilisateurs de Procore, nous leur accorderons l’accès « Standard » à l’outil Planification de la main-d’œuvre et le niveau d’autorisation le plus bas à tous les autres outils Procore.

Remarque : les autorisations « Lecture seule » ou supérieures pour l'outil Planification de la main-d'œuvre permettent uniquement à un utilisateur d'accéder à l'outil Planification de la main-d'œuvre. Leurs autorisations dans l’outil Planification de la main-d’œuvre sont (toujours) gérées dans les paramètres de l’outil Planification de la main-d’œuvre.

Les nouveaux utilisateurs ajoutés dans Planification de la main-d’œuvre recevront-ils automatiquement une invitation à définir leur mot de passe avec Procore ?

Non. Les administrateurs de l’annuaire doivent envoyer séparément des invitations. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à l' annuaire de l'entreprise.
2. Cochez les cases des utilisateurs que vous souhaitez inviter.
3. Sous Actions par lot, sélectionnez Inviter.
4. Cliquez sur Inviter .

Voir Ajouter des personnes à la planification des effectifs pour des instructions complètes.

Les personnes « assignables » dans Planification de la main-d’œuvre recevront-ils un connexion Procore ?

Non. Les utilisateurs marqués comme « Assignable » dans Workforce Planning et non comme « Utilisateur » ou « Les deux » sont synchronisés dans Procore en tant que contact, ce qui ne leur permet pas de se connecter.

Que se passe-t-il lorsque je modifie une ressource assignable à un utilisateur dans Planification de la main-d’œuvre ? Comment cela a-t-il un impact sur mon annuaire de l’entreprise ?

Si un enregistrement de personne est lié dans l’annuaire de l’entreprise et dans la liste des personnes, la personne est un « contact » dans l’annuaire de l’entreprise. Si le type de la personne est modifié dans la liste des personnes, de « Assignable » à « Utilisateur » ou « Les deux », après la synchronisation des données, l'enregistrement du contact dans l'annuaire de l'entreprise est désactivé et Procore tente de créer un nouvel enregistrement utilisateur dans Procore Annuaire de l'entreprise.

J’ai accidentellement ajouté un utilisateur dans mon annuaire de l’entreprise au lieu de la liste des personnes dans la planification de la main-d’œuvre. Que dois-je faire ?

Pour les projets utilisant la planification de la main-d’œuvre, les personnes doivent être ajoutées à l’aide de l’outil Personnes dans Planification de la main-d’œuvre. Les personnes ajoutées dans l’annuaire au niveau entreprise ne seront pas disponibles pour la planification de la main-d’œuvre.

Les personnes ajoutées dans Planification de la main-d’œuvre seront ajoutées à l’annuaire au niveau entreprise en tant qu’utilisateurs ou contacts.

Si vous avez créé un utilisateur en dehors de Planification de la main-d’œuvre et que vous devez le synchroniser, procédez comme suit :

1. Accédez à l' annuaire de l'entreprise .
2. Recherchez l’utilisateur qui doit être ajouté dans Planification de la main-d’œuvre et cliquez sur Modifier.
3. Cochez la case Est un employé du compte [Nom de l'entreprise] .
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Accédez à l'outil Planification des effectifs au niveau entreprise.
6. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
7. Cliquez sur Nouveau.
8. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
   • Prénom . Le prénom de la personne.
   • Nom de famille. Le nom de famille de la personne.
   • Courriel . Adresse e-mail de la personne.
     Remarque : celle-ci doit correspondre à l'adresse e-mail figurant dans l'annuaire de l'entreprise.
   • Autorisation.Sélectionnez le niveau d'autorisation de l'utilisateur. 
   • Tapez . Sélectionnez Utilisateur ou Les deux.
   • Groupe . Le groupe de la personne. Voir Configurer des groupes pour Workforce Planning .
9. Cliquez sur Enregistrer.
10. Contactez votre Point de contact Procore afin qu’elles puissent lier les enregistrements.

Les utilisateurs se synchronisent en fonction de l’adresse e-mail et l’utilisateur sera disponible dans Planification de la main-d’œuvre.

Si vous avez créé un contact en dehors de Workforce Planning et que vous devez le synchroniser, procédez comme suit :

1. Accédez à l' annuaire de l'entreprise.
2. Cliquez sur Contacts .
3. Recherchez le contact qui doit être ajouté dans Workforce Planning et cliquez sur Modifier .
4. Saisissez son ID d'employé .
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Accédez à l’outil Planification de la main-d’œuvre au niveau entreprise.
7. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
8. Cliquez sur Nouveau.
9. Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :
   • Prénom . Le prénom de la personne.
   • Nom de famille. Le nom de famille de la personne.
   • Identifiant de l'employé . Id de l’employé de la personne.
     Note: Ceci doit correspondre à l’ID de l’employé dans l’annuaire de l’entreprise.
   • Tapez . Sélectionnez Assignable.
   • Groupe . Le groupe de la personne. Voir Configurer des groupes pour Workforce Planning .
10. Cliquez sur Enregistrer.
11. Contactez votre Point de contact Procore afin qu'il puisse lier les enregistrements .

Les contacts seront synchronisés en fonction de l'ID de l'employé et l'utilisateur sera disponible dans Workforce Planning.

Puis-je connecter un seul compte Procore à plusieurs comptes LaborChart ?

Non. Étant donné que nous intégrons LaborChart en tant qu’outil au niveau entreprise dans Procore, il n’est possible de le mapper qu’à un seul compte Procore. La synchronisation des données pour l’intégration, qui garantira que les employés et les projets de Procore sont synchronisés avec les listes Personnes et Projets de Main-d’œuvre, nécessite un mappage 1:1 entre les comptes. 

Pour les clients dans ce scénario, nous vous proposons de sélectionner un compte Procore dans lequel LaborChart peut être intégré. Vous pouvez utiliser l’un de vos comptes existants ou créer un nouveau compte Procore pour accéder à l’outil Planification de la main-d’œuvre (expérience de planning de main-d’œuvre intégrée).