Guide de configuration d’Assets Admin (bêta)

Contexte

Dans les paramètres Actifs de l’outil Admin de l’entreprise, vous pouvez configurer votre système de classification des actifs. Lorsque vous définissez une hiérarchie claire des types d’actifs et que vous personnalisez les ensembles de champs, les champs par défaut et les groupes de statut, vous pouvez garantir la cohérence et la pertinence des données pour tous les actifs dans les projets de votre entreprise.

La hiérarchie des types d’actifs est la structure de base que vous allez créer pour classer chaque actif. Vous pouvez créer une structure imbriquée jusqu’à 10 niveaux de profondeur pour créer des catégories granulaires. La hiérarchie peut être créée manuellement ou importée.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises

• Importation de types d'actifs

  • Vous ne pouvez importer que si vous n’avez pas encore créé de types d'actifs.

• Création de types d'actifs

  • Les types d’actifs nouvellement créés appliquent automatiquement le Par défaut Ensemble de champs Procore et le groupe Statut. Vous pouvez mettre à jour ces paramètres ultérieurement en créant et en assignant des ensembles de champs personnalisés et des groupes de statut.

  • Les sous-types d'actifs nouvellement créés se voient assigner les configurations Procore par défaut Ensemble de champs et Groupe Statut.

• Suppression de types d’actifs

  • La suppression d’un type d’actif supprime également définitivement tous ses sous-types.

  • Avant de supprimer un type d'actif, tous lesactifs associés au type d'actif doivent être supprimés. Lorsque vous supprimez un type d'actif, toutes les informations associées au type d'actif sélectionné sont perdues.

• Réorganisation des types d’actifs

  • L’ordre des types de ressources est reflété dans les menus déroulants de l’outil Ressources.

  • La réorganisation n’est autorisée qu’au sein d’un même niveau (niveau 0 avec niveau 0, niveau 1 avec niveau 1 sous le même parent, etc.). Les mouvements transparentaux ne sont pas autorisés.

  • Lorsqu’un type de ressource parent est déplacé, tous ses sous-types sont automatiquement déplacés avec lui.

Contexte

Les ensembles de champs déterminent quelles informations sont capturées pour un actif. Vous pouvez utiliser les par défaut ensemble de champs de Procore ou en créer personnalisé avec des champs standard, des champs personnalisé et des options de liste déroulante personnalisées.

Procédure

1. Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.

2. Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.

3. Cliquez sur l’onglet Ensembles de champs.

4. Recherchez l’ensemble de champs configurables que vous souhaitez appliquer aux types d'actifs.

5. Cliquez sur le lien dans la colonne « Types d’actifs affectés ».

6. Sélectionnez les types de ressources auxquels affecter cet ensemble de champs.

7. Cliquez sur Assigner.

8. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer.

Contexte

Pour garantir la cohérence des données, vous pouvez définir des catégories selon le type de document associé à l'actif, par exemple des manuels ou des certificats.

Procédure

1. Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.

2. Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.

3. Cliquez sur l’onglet Champs par défaut.

4. Cliquez sur le curseur  pour développer Type de pièce jointe.

5. Cliquez sur Modifier.

6. Modifiez les options du type de pièce jointe si nécessaire :

   • Pour renommer une option, cliquez dans le champ Nom et apportez vos modifications.

   • Cochez ou décochez la case à cocher Actif pour activer ou désactiver le type de pièce jointe.

   • Pour ajouter une option, cliquez sur Ajouter une option.

   • Pour supprimer une option, cliquez sur l’icône Supprimer .

7. Cliquez sur Enregistrer.

Contexte

Les administrateurs Procore peuvent configurer des normes de nommage et des règles de génération automatique afin que les noms d'actifs suivent un format cohérent dans tous les projets. Cela permet d’éviter les doublons et de prendre en charge des données plus propres pour la création de rapports et le transfert. Vous pouvez également créer des conventions de dénomination spécifiques au projet dans l’outil Ressources au niveau projet.

Procédure

1. Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.

2. Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.

3. Cliquez sur l’onglet Champs par défaut.

4. Cliquez sur le curseur en regard de Norme de dénomination pour développer la section.

5. Cliquez sur Créer.

6. Modifiez ou créez des options pour la norme de dénomination si nécessaire :

   • Cliquez sur l’icône Ajouter et cochez les cases à cocher des champs que vous souhaitez ajouter ou supprimer de votre norme de dénomination. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

   • Cliquez sur l’icône de poignée  et faites glisser le champ au bon endroit dans l’ordre.

   • Cliquez sur l’icône X pour supprimer le chantier.

   • Cliquez sur Configurer les valeurs de champ pour gérer les valeurs de secours et les règles de mise en forme afin de garantir que vos ID de ressource sont générés de manière cohérente. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

   • Sélectionnez la valeur Séparateur dans la liste déroulante.

7. Cliquez sur Configurer les valeurs des champs.

   • Saisissez les valeurs de secours si les champs ne sont pas disponibles pour certains types d'actifs.

   • Sélectionnez la longueur de champ pour chaque champ dans la convention de dénomination.

   • Si vous avez ajouté des champs personnalisés à sélection unique, cliquez sur Modifier les valeurs définies ou Définir les valeurs des champs.

     1. Saisissez des codes courts (2 à 4 caractères) pour chaque option déroulante.

     2. Cliquez sur Enregistrer les valeurs des chantiers.

8. Passez en revue l’aperçu, puis cliquez sur Enregistrer.

Contexte

Les groupes de statut définissent les étapes du cycle de vie d’un actif. Vous pouvez utiliser le groupe Procore Par défaut ou en créer des personnalisés en fonction de vos flux de travail spécifiques.

Les statuts sont regroupés en trois états principaux :

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises

• Affectation de groupes de statut

  • Vous ne pouvez affecter des groupes de statut à des types d’actifs que si le type et le sous-type d’actifs n’ont pas encore d’enregistrements d’actifs.

• Création de groupes de statut

  • Tous les statuts doivent être mappés à un état standard : Nouveau, En fonctionnement, Mis hors service.

• Suppression de groupes de statut

  • Vous ne pouvez pas supprimer un statut d’un groupe s’il est actuellement utilisé par un actif.  

  • Le bouton Supprimer est désactivé si le groupe de statut est affecté à un type ou sous-type d’actif. Vous devez annuler son affectation avant de pouvoir le supprimer.