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Procore

Créer un modèle de réunion

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Objectif

Créer des modèles de réunion personnalisés à utiliser dans l'outil Réunions des projets de votre entreprise.

Contexte

Si vous êtes l'administrateur Procore de votre entreprise, vous pouvez créer des modèles de réunion à utiliser pour les projets de votre entreprise dans l'outil Réunions au niveau projet de Procore. La création de modèles de réunions au niveau entreprise est la manière la plus simple de créer des agendas de réunions, car elle aide votre organisation à développer des modèles de réunions communs qui fonctionnent bien pour vos équipes de projet. Cela permet également de limiter la saisie de données répétitives pour les membres de votre équipe de projet, en réduisant la nécessité de saisir à nouveau un nouvel ordre du jour chaque semaine. Une fois les modèles de réunion de votre entreprise créés à l'aide des étapes ci-dessous, les membres de l'équipe de projet peuvent utiliser l'outil Réunions du projet pour Créer une réunion à partir d'un modèle.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Admin au niveau de l'entreprise.
  • Champs pris en charge :
    Vous pouvez créer des modèles de réunion qui comprennent les champs suivants :
    • Nom de la réunion (ce champ est obligatoire)
    • Vue d'ensemble
    • Pièces jointes
    • Réunion privée
    • Catégories de réunion
      • Nom de la catégorie
    • Éléments de réunion
      • N° de l'ordre du jour
      • Titre
      • Description
      • Pièce jointe
      • Priorité
  • Informations supplémentaires :
    • Il est recommandé de ne PAS inclure d'informations spécifiques à un projet dans un modèle de réunion, car le modèle que vous créez sera mis à la disposition des utilisateurs dans l'outil Réunions pour tous les projets de votre entreprise.
    • Après avoir enregistré un nouveau modèle de réunion, il devient disponible pour les utilisateurs disposant des autorisations suffisantes en tant que sélection dans l'outil Réunions du projet. Voir Créer une réunion à partir d'un modèle.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Admin au niveau entreprise.
  2. Sous Paramètres des outils, cliquez sur Réunions.
  3. Cliquez sur Créer un modèle de réunion.

    btn-create-meet-temp.png
  4. Dans la page Nouveau modèle de réunion, procédez comme suit :

    • ​​​​​ Nom de la réunion : saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

    • Réunion privée : cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que par les participants programmés et les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » pour l'outil Réunions. 

    • Vue d'ensemble : saisissez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de formatage pour formater votre vue d'ensemble. 

    • Pièces jointes. Ajoutez tous les fichiers pertinents. Les options suivantes sont disponibles :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et choisissez ensuite l'option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
        OU
      • À l'aide d'un glisser-déposer, déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la case grise Glisser et déposer le(s) fichier(s).
  5. Cliquez sur Créer et passer à l'agenda.
    Ceci crée un nouveau modèle de réunion et le place en mode Édition.
  6. Suivez les étapes ci-dessous pour remplir l'ordre du jour de la réunion pour le modèle de réunion.
    Remarque : par défaut, un nouveau modèle de réunion inclut une catégorie par défaut intitulée « 1-Éléments non classés ». Cliquez sur le nom de la catégorie 1-Éléments non classés et entrez le nom de la catégorie de réunion que vous souhaitez inclure dans le modèle. Par exemple, tapez : ouverture d'entreprise.
    • Ajouter un élément de réunion à une catégorie dans un modèle de réunion :
      1. Dans la catégorie souhaitée, cliquez sur + Ajouter un élément.
        La fenêtre Ajouter un élément de réunion apparaît. 
      2. Entrez un titre pour l'élément.
        Par exemple, tapez : Présence/Appel nominal
      3. Sélectionnez Faible, Moyenne ou Élevée dans la liste des priorités.
      4. Assurez-vous que la catégorie souhaitée est sélectionnée dans la liste Catégorie.
      5. Saisissez les informations ou instructions souhaitées dans le champ Description.
      6. Dans le champ Pièces jointes, ajoutez les pièces jointes souhaitées en cliquant sur le lien Joindre le(s) fichier(s) ou en déplaçant les fichiers de votre ordinateur vers la zone Glisser-déposer des fichiers.
      7. Choisissez parmi ces options :
        • Pour enregistrer l'élément de réunion sans en créer un autre, cliquez sur Enregistrer.
          OU
        • Pour enregistrer l'élément de réunion et créer un autre élément, cliquez sur Enregistrer et créer un autre. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter un autre élément de réunion.
    • Ajouter une catégorie à un modèle de réunion :
      1. Cliquez sur + Créer une catégorie.
        La fenêtre Ajouter une catégorie apparaît.
      2. Saisissez un nom de catégorie.
        Par exemple, saisissez : mises à jour des statuts
      3. Cliquez sur Créer.
        Le système ajoute votre nouvelle catégorie à l'ordre du jour de la réunion.
    • Réorganiser les catégories et les éléments de réunion dans un modèle de réunion
      1. Saisissez le bouton hamburger (≡) en regard de l'élément ou de la catégorie de la réunion.
      2. Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer l'élément ou la catégorie vers la position souhaitée.
  7. Lorsque vous avez terminé de créer votre modèle de réunion, cliquez sur Terminé.
    Le système crée un nouveau modèle de réunion.

    meeting-template-created.png

    Le modèle sera désormais disponible pour les utilisateurs en tant que sélection de menu déroulant sur le projet. Voir Créer une réunion à partir d'un modèle.

Voir aussi