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Procore

Ajouter de nouvelles entreprises et de nouveaux contacts à l'annuaire de l'entreprise depuis l’outil Appel d’offres

Objectif

Ajouter des entreprises et des contacts à l'annuaire de l'entreprise directement à partir de l'outil Appels d'offres.

Contexte

Au lieu de demander aux administrateurs de l'annuaire de l'entreprise d'ajouter tous les contacts des candidats, les administrateurs de l'annuaire du projet peuvent désormais ajouter de nouvelles entreprises et les informations du contact principal des candidats dans l'annuaire de l'entreprise, à partir de l'outil Appels d'offres.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise.
  • Informations supplémentaires :
    • L'ajout d'une entreprise et d'un contact via ce processus n'ajoutera PAS leurs informations à l'annuaire au niveau projet, mais uniquement à l'annuaire au niveau entreprise.
    • L'ajout d'un contact via ce processus n'enverra PAS un e-mail d'invitation à Procore à cette étape. Il sera envoyé lorsque l'e-mail d'invitation à un appel d'offres sera envoyé. Voir Rechercher et inviter des candidats pour plus d'informations sur la façon d'envoyer un e-mail d'invitation à un appel d'offres. 

Conditions préalables

Procédure

Ajouter une nouvelle entreprise

  1. Accédez à l'outil Appels d'offres du projet.
  2. Cliquez sur le nom du dossier d'appel d'offres concerné. Si vous souhaitez créer un nouveau dossier d'appel d'offres, voir Créer un dossier d'appel d'offres.
  3. Cliquez sur l'onglet Candidats.
  4. Cliquez sur Ajouter des candidats.

    new add bidders.jpg
     
  5. Cliquez sur Ajouter une entreprise.

    add-company-using-bidding-tool.png
     
  6. Dans la fenêtre « Ajouter une entreprise à l'annuaire », saisissez les informations nécessaires sur l'entreprise.
    Remarque : les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
    • Informations générales
      • *Nom de l'entreprise : saisissez le nom légal complet de l'entreprise.
      • Numéro de téléphone : saisissez le numéro de téléphone principal de l'entreprise.
      • Numéro de télécopieur : saisissez le numéro de télécopieur principal de l'entreprise.
      • Adresse : saisissez l'adresse professionnelle (par exemple, numéro et nom de rue) de l'entreprise.
      • Pays : sélectionnez le nom du pays associé à l'adresse de l'entreprise dans la liste déroulante.
      • Région : sélectionnez la région associée à l'adresse de l'entreprise dans la liste déroulante. 
      • Ville : saisissez le nom complet de la ville (par exemple, Santa Barbara) associée à l'adresse de l'entreprise
        Remarque : écrivez toujours le nom complet de la ville et ne saisissez PAS d'abréviations. 
      • Code postal : saisissez le code postal associé à l'adresse de l'entreprise.
    • Informations des appels d'offres
      • Domaine de l'entreprise : saisissez ou sélectionnez une ou plusieurs descriptions génériques pour classer le type de travail effectué par cette entreprise (c.-à-d. électrique, mécanique, CVC, etc.). Si vous ne voyez pas une transaction dans la liste, vous pouvez ajouter des transactions à votre entreprise avec les instructions de la section Ajouter une transaction personnalisée.
      • Code de coût : saisissez ou sélectionnez les codes de coût qui s'appliquent à cette entreprise.
      • Types d'entreprise :
        • Si vous ajoutez un enregistrement d'entreprise pour un projet du gouvernement américain qui exige la divulgation des informations suivantes, cochez les cases qui s'appliquent à l'entreprise.
          OU
        • Si vous ajoutez un enregistrement d'entreprise pour lequel la collecte de telles données n'est pas requise ou est interdite par la loi de votre juridiction, veuillez ne pas tenir compte des cases à cocher et passer à l'étape suivante. 
  7. Cliquez sur Créer ou Créer et ajouter un contact.
    Remarques :
    • Si vous cliquez sur « Créer et ajouter un contact », la fenêtre s'ouvrira automatiquement pour ajouter le contact par défaut de l'appel d'offres de l'entreprise à votre annuaire au niveau entreprise.

Ajouter un nouveau contact

  1. Cliquez sur Créer et ajouter un contact dans la fenêtre « Ajouter une entreprise à l'annuaire » ou sur Ajouter un contact à côté du nom de l'entreprise dans la liste Entreprises.

    add-contact-using-bidding-tool.png

    Ceci ouvre une fenêtre « Ajouter un contact d'appel d'offres à l'entreprise ».
  2. Saisissez les informations du contact principal de l'entreprise pour les appels d'offres.
    Remarques :
    • Le contact sera ajouté à l'annuaire de l'entreprise en tant que candidat par défaut de l'entreprise.
    • Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).
      • Prénom : saisissez le prénom du contact.
      • *Nom de famille : saisissez le nom de famille du contact.
      • *Adresse e-mail : saisissez l'adresse e-mail du nouvel utilisateur. Ce sera l'adresse e-mail que la personne utilisera pour se connecter à Procore. Afin d'ajouter l'enregistrement, la saisie de l'adresse e-mail doit utiliser le format approprié (par exemple, jsmith@example.com). 
      • Modèles d'autorisation : sélectionnez un modèle d'autorisation dans la liste. Pour en savoir plus sur les modèles d'autorisation, voir Gérer les modèles d'autorisation du projet.
  3. Cliquez sur Créer ou Créer et sélectionner une entreprise.
    Remarques :
    • En cliquant sur Créer et sélectionner une entreprise ajoutera l'entreprise à la liste « Entreprises sélectionnées ».
    • Ceci ajoutera le contact uniquement à l'annuaire de l'entreprise. 
  4. Cliquez sur Ajouter des candidats pour ajouter les « entreprises sélectionnées » et leurs contacts associés à la liste des appels d'offres.

Prochaines étapes

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d'appel d'offres de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel d'appel d'offres de construction. .