À propos des modifications budgétaires sur les factures au maître d'ouvrage
Table des matières
Vue d'ensemble
Lors de la gestion d'un contrat principal sur un projet Procore, les ordres de changement au contrat principal (OCCP) sont généralement utilisés pour ajuster la portée des travaux, gérer les changements de coûts et pour d'autres modifications des conditions du contrat. Cependant, tous les ajustements financiers ne nécessitent pas l'utilisation d'un OCCP.
Pour de nombreux types de contrats importants, notamment les contrats à prix maximum garanti (PMG), un entrepreneur général contrôle souvent les fonds de contingence ou d'allocation du projet et doit seulement informer le maître d'ouvrage du projet de la façon dont ces fonds sont utilisés. Pour ce scénario, l'utilisation de ces fonds peut être reflétée sur une facture au maître d'ouvrage à l'aide des fonctionnalités de « Modifications budgétaires sur les factures au maître d'ouvrage ».
Ces fonctionnalités permettent à l'utilisateur de sélectionner les changements budgétaires à ajouter à la dernière facture au maître d'ouvrage pour un contrat principal. La facture est mise à jour pour regrouper les postes de changement budgétaire, afin que les utilisateurs puissent rapidement trouver et mettre à jour les lignes avec des montants facturables.
Conditions préalables
- Un administrateur doit activer l'outil Facturation . Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.
- L'utilisateur doit consulter l'expérience de facturation du maître d'ouvrage modernisée. Voir Finances : Expérience de facturation au maître d'ouvrage modernisée.
- Un utilisateur doit créer un contrat principal. Voir Créer des contrats principaux.
- Un utilisateur doit créer une facture au maître d'ouvrage pour le contrat principal. Voir Créer des factures au maître d'ouvrage.
Restrictions
Veuillez tenir compte des limitations suivantes :
- Les modifications budgétaires approuvées ne peuvent être ajoutées qu'à la facture au maître d'ouvrage la plus récente dans le cadre d'un contrat principal.
Détails
Les fonctionnalités clés incluent la possibilité de :
- Configurez les paramètres de « Modifications budgétaires » dans la page « Paramètres du budget » de l'outil Budget du projet
- Ajouter une nouvelle colonne « Valeur des changements budgétaires » et un groupe « Changements budgétaires » dans la ventilation des coûts de la facture du maître d'ouvrage
- Créez une nouvelle modification budgétaire et sélectionnez le contrat principal pour pouvoir l'ajouter à la facture au maître d'ouvrage une fois la modification approuvée.
- Répondez à la bannière de notification de la ventilation des coûts de la facture la plus récente au maître d'ouvrage en cliquant sur Réviser et amp; Ajouter
- Passez en revue les modifications approuvées et sélectionnez les modifications à ajouter à la dernière facture du maître d'ouvrage.
- Afficher et modifier les modifications ajoutées sur la dernière facture au maître d'ouvrage
Configurez les paramètres « Modifications budgétaires » dans la page « Paramètres du budget » de l'outil Budget du projet
Pour ajouter des changements budgétaires approuvés à la facture du maître d'ouvrage la plus récente, un administrateur doit configurer les paramètres « Changements budgétaires » dans la page « Paramètres budgétaires » de l'outil Budget au niveau projet. Voir Configurer les paramètres : Budget:
- Permettre aux changements budgétaires d'être facturés sur les factures du maître d'ouvrage. Ajout de la colonne « Valeur des changements budgétaires » à la ventilation des coûts sur les factures du maître d'ouvrage, ajout de la case à cocher « Ajouter à la facture du maître d'ouvrage » et de la liste déroulante « Contrat principal » à la fenêtre « Ajouter les changements budgétaires », et active les changements budgétaires bannière de notification qui apparaît en haut de la ventilation des coûts de la facture la plus récente après l'approbation d'un changement. Voir Approuver des changements budgétaires.
Remarque
Une fois approuvés, seuls les changements budgétaires nets à zéro peuvent être ajoutés aux factures du maître d'ouvrage.
Exemple
Vous trouverez ci-dessous les nouvelles options de configuration « Modification budgétaire » dans la page « Paramètres du budget » de l'outil Budget.
Ajout d'une nouvelle colonne « Valeur des changements budgétaires » et d'un groupe « Changements budgétaires » sur la ventilation des coûts de la facture du maître d'ouvrage.
Une fois qu'un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », la colonne « Valeur de modification budgétaire » apparaît dans les factures du maître d'ouvrage du projet lorsque vous développez le groupe de colonnes « Valeur ». Cette colonne peut être activée ou désactivée dans la zone « Configurer les colonnes » sous « Valeur » dans le panneau des paramètres du tableau de la ventilation des coûts d'une facture. Par défaut, la colonne est activée, mais la colonne « Valeur » est réduite. Pour le voir, développez la colonne « Valeur ». Un groupe « Modifications budgétaires » est également disponible dans la liste déroulante Sélectionner les groupes à afficher .
Exemple
Vous trouverez ci-dessous un exemple de la colonne « Valeur des changements budgétaires » et du groupe « Changements budgétaires » sur une facture du maître d'ouvrage.
Créez un nouveau changement budgétaire et sélectionnez le contrat principal pour qu'il puisse être ajouté à la facture du maître d'ouvrage une fois que le changement est approuvé
Une fois qu'un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », une nouvelle case à cocher « Ajouter à la facture du maître d'ouvrage » et une liste déroulante « Contrat principal » sont affichées sur la carte « Informations générales » du formulaire Créer une nouvelle modification budgétaire. Cochez la case « Ajouter à la facture du maître d'ouvrage » pour permettre à Procore d'ajouter le changement budgétaire à une facture du maître d'ouvrage après approbation. Les utilisateurs doivent également sélectionner un contrat principal afin que Procore puisse afficher la bannière de notification pour avertir les utilisateurs de réviser et d'ajouter les modifications approuvées à une facture du maître d'ouvrage.
Exemple
Vous trouverez ci-dessous la page « Créer un nouveau changement budgétaire » dans l'outil Budget du projet, avec la case à cocher « Ajouter à la facture du maître d'ouvrage » et la liste déroulante « Contrat principal ».
Répondez à la bannière de notification de la ventilation des coûts de la facture la plus récente au maître d'ouvrage en cliquant sur Réviser et amp; Ajouter
Lorsqu'un utilisateur modifie la facture au maître d'ouvrage la plus récente pour un contrat principal, une bannière de notification apparaît en haut de la ventilation des coûts sur les factures au maître d'ouvrage du contrat principal lorsque les modifications budgétaires nouvellement approuvées peuvent être ajoutées à une facture au maître d'ouvrage existante. Les utilisateurs peuvent uniquement cliquer sur le bouton Réviser et ajouter sur la facture la plus récente. Pour toutes les factures plus anciennes, la bannière de notification apparaît pour alerter l'utilisateur des modifications nouvellement approuvées, mais le bouton Réviser et ajouter est désactivé par défaut. Vous pouvez uniquement réviser & ajouter des modifications sur la facture la plus récente.
Exemple
Vous trouverez ci-dessous un exemple de bannière de notification et de l'outil Réviser et amp; Bouton Ajouter qui s'affiche sur les factures au maître d'ouvrage du contrat principal sélectionné. La page Réviser & Le bouton Ajouter n'est actif que sur la facture la plus récente.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de la procédure de révision et d'amp; Bouton Ajouter lorsqu'il est désactivé. Passez le curseur de votre souris sur le bouton pour voir une info-bulle.
Passez en revue les modifications approuvées et sélectionnez les modifications à ajouter à la dernière facture du maître d'ouvrage.
Après avoir cliqué sur le bouton Réviser et ajouter sur la facture la plus récente, la fenêtre « Réviser et ajouter les modifications approuvées » apparaît. Les utilisateurs peuvent cocher les cases correspondant au changement budgétaire à ajouter. S'il y a plusieurs modifications budgétaires ou ordres de changement, toutes les modifications approuvées sont répertoriées. Après avoir sélectionné les modifications à ajouter, cliquez sur Ajouter. Une bannière verte apparaît pour confirmer le(s) ajout(s).
Remarque
Si vous créez une facture au maître d'ouvrage après avoir approuvé les modifications budgétaires, toutes les modifications approuvées sont automatiquement reflétées sur la facture. Vous devez uniquement ajouter les modifications approuvées à la facture du maître d'ouvrage existante la plus récente.Exemple
Vous trouverez ci-dessous la page « Réviser et amp; Fenêtre « Ajouter les changements approuvés ». Il répertorie toutes les modifications budgétaires et tous les ordres de changement nouvellement approuvés. Vous pouvez utiliser les fonctions de facturation groupée de la facture du maître d'ouvrage lorsque vous modifiez la facture du maître d'ouvrage la plus récente.
Afficher et modifier les modifications ajoutées sur la dernière facture au maître d'ouvrage
Une fois que vous avez ajouté les modifications budgétaires, elles apparaissent dans le groupe « Modifications budgétaires » de la ventilation des coûts. Les utilisateurs peuvent facturer d'après les codes budgétaires qui ont été ajustés par le changement budgétaire en modifiant directement le poste ou en utilisant les fonctions de facturation par lot. Pour en savoir plus, voir Modifier les factures au maître d'ouvrage.
Exemple
Vous trouverez ci-dessous un exemple de changement budgétaire après l'ajout à la ventilation des coûts d'une facture au maître d'ouvrage.
Afficher une infobulle pour plus de détails sur le calcul de la « valeur planifiée » pour la ventilation des coûts de la facture du maître d'ouvrage
Une fois qu'un administrateur a configuré les paramètres de « Modifications budgétaires », passez le curseur de votre souris sur l'icône d'information de la colonne « Valeur planifiée » de la ventilation des coûts de la facture. Une infobulle expliquant comment le calcul de la « valeur planifiée » est mis à jour lorsque votre équipe ajoute des changements budgétaires aux factures du maître d'ouvrage.
Exemple
Vous trouverez ci-dessous un exemple d'infobulle « Valeur prévue » dans la ventilation des coûts d'une facture au maître d'ouvrage.
Questions courantes
Questions courantes
Sommes-nous obligés d'opter pour l'expérience de facturation au maître d'ouvrage modernisée ?
Oui. Pour ajouter des changements budgétaires approuvés à une facture du maître d'ouvrage, les utilisateurs doivent activer l'expérience de la facture du maître d'ouvrage modernisée. La possibilité d'ajouter des changements approuvés aux factures du maître d'ouvrage n'est compatible qu'avec l'expérience modernisée. Si vous désactivez l'expérience modernisée, vous ne pourrez pas ajouter de changements budgétaires aux factures du maître d'ouvrage. De plus, les colonnes de changement budgétaire ne sont pas disponibles avec l'ancienne expérience.
Pour en savoir plus sur l'expérience modernisée, voir Finances : Expérience de facturation au maître d'ouvrage modernisée.
Plus
Pour en savoir plus sur l'ajout de changements budgétaires aux factures du maître d'ouvrage, consultez les liens ci-dessous :
- Les API de facturation au maître d'ouvrage mises à jour seront disponibles sur developer.procore.com.
- Les données de modification budgétaire sont disponibles dans les rapports Facture au maître d'ouvrage et Postes de facture au maître d'ouvrage. Pour savoir comment créer des rapports, consultez Rapports de projet.
- Vous pouvez utiliser les fonctions de facturation par ligne de groupe dans les changements budgétaires avec les factures au maître d'ouvrage. Voir À propos de la facturation de ligne de regroupement sur les factures au maître d'ouvrage.