Créer un instantané du budget

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En version bêta

Les périodes d’instantanés de statut de projet sont actuellement en version bêta. Pour activer cette fonctionnalité, rejoignez le programme bêta Budget : Périodes sur les instantanés de statut du projet via Procore Explore.

Contexte

La fonction Créer un instantané de l’outil Budget permet aux utilisateurs de capturer des instantanés de l’onglet Budget ou Prévisions dans son état actuel. Une fois capturé, les utilisateurs peuvent immédiatement le visualiser ou l’exporter au format CSV ou PDF. Pour en savoir plus sur les différents types d’instantanés disponibles, voir Quelle est la différence entre un instantané ad hoc et un instantané de statut de projet ?

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Pour créer un instantané, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Budget du projet.
- Pour afficher tous les instantanés créés par n’importe quel utilisateur, autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Budget du projet.
Informations supplémentaires :
- Assigner des périodes financières : Vous ne pouvez assigner qu’un seul instantané de statut de projet à une période financière spécifique à la fois.
- Réaffecter des périodes financières : Lorsque vous affectez une période financière ouverte qui est déjà affectée à un autre instantané à un nouvel instantané, l’instantané précédemment assigné se transforme automatiquement en instantané ad hoc .

Conditions préalables

Activer ou désactiver les périodes financières pour les instantanés de statut de projet
Créer une période financière pour les instantanés de statut du projet
Modifier le statut d’une période financière pour les instantanés de statut du projet (en veillant à ce que le statut de la période soit défini sur « Ouvert »)

Procédure

Créer un instantané à partir de l’onglet Budget

Les utilisateurs peuvent créer un instantané du statut du projet ou un instantané ad hoc à partir de l’onglet Budget. Seuls les instantanés de statut du projet sont enregistrés.

Le saviez-vous ?

Vous pouvez désormais modifier le nom, le type et la description d’un instantané directement à partir de la bannière du budget sans avoir à le supprimer et à le recréer. Pour en savoir plus, voir Modifier un Budget Instantané.

Accédez à l’outil Budget du projet.
Cliquez sur l’onglet Budget .
Cliquez sur + Créer et sélectionnez Instantané.
La fenêtre Créer un instantané s’ouvre.
Dans le module Créer un instantané, configurez les éléments suivants :
- Type d’instantané. Sélectionnez l’une des options suivantes :
  - État d’avancement du projet. Choisissez cette option pour les rapports officiels, tels qu’un rapport mensuel nécessitant une révision.
  - Ad hoc. Choisissez cette option pour un instantané simple.
- Nom. Saisissez un nom pour l’instantané.
- Statut. Sélectionnez un statut dans le liste déroulante.
  Remarque : Par par défaut, le par défaut statut est sélectionné.
- Vue. Sélectionnez une vue du budget pour l’instantané.
- Un point c’est tout. Recherchez ou sélectionnez une période financière ouverte dans le liste déroulante.
  Remarque : Le champ Période n’est disponible que lorsque les périodes financières sont activées.
- La description. Saisissez une description de l’instantané.
Cliquez sur Créer.
Une fois l’opération terminée, la bannière Instantané créé apparaît en haut de la page.
(Facultatif pour les instantanés de statut de projet) Si la période sélectionnée est déjà affectée à un autre instantané, une boîte de dialogue de confirmation apparaît :
1. Cliquez sur Réassigner la période pour confirmer.
  Remarque : Ceci transfère la période financière vers votre nouvel instantané et convertit l’instantané précédemment assigné en un instantané ad hoc .

Créer un instantané à partir de l'onglet Prévisions

Les utilisateurs peuvent créer un instantané ad hoc à partir de l’onglet Prévisions.

Accédez à l’outil Budget du projet.
Cliquez sur l’onglet Prévisions .
Cliquez sur Créer un instantané.
La fenêtre Créer un instantané s’ouvre.
Saisissez les informations sur l'instantané :
- Nom. Saisissez un nom pour l’instantané.
- Vue. Sélectionnez une vue du budget pour l’instantané.
- La description. Saisissez une description de l’instantané.
Cliquez sur Créer.
Une fois l’instantané créé , la bannière Instantané créé apparaît en haut de la page.