Créer un instantané du budget
Objectif
Prendre un instantané du budget de votre projet à un moment donné.
Contexte
Si vous êtes responsable de la gestion du budget d'un projet dans Procore, il est utile de garder une trace de votre budget à mesure qu'il évolue au fil du temps. La fonction d'instantané vous permet de créer un instantané du budget ou de l'onglet de prévisions dans son état actuel. Par exemple, vous souhaiterez peut-être créer un instantané à la fin de chaque mois ou après avoir mis à jour votre budget, ou capturer l'impact d'une courbe spécifique sur une prévision.
Avec un instantané, vous pouvez revenir sur une version plus ancienne pour analyser divers changements et voir comment les données ont été affectées. Les instantanés sont également utiles à des fins de prévisions et de rapports. Par exemple, si vous remarquez que le montant des prévisions « Au-dessus/en dessous du budget prévu » change de manière inattendue entre deux instantanés, vous pouvez désormais effectuer une analyse comparative plus détaillée pour déterminer la raison réelle du changement.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour créer un instantané, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Budget du projet.
- Pour afficher tous les instantanés créés par n'importe quel utilisateur, autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Budget du projet.
- Informations supplémentaires :
- Les instantanés ne peuvent être créés que manuellement et à la demande. Vous ne pouvez pas planifier d'instantané récurrent automatisé.
Conseils
Garder les instantanés bien organisés est une pratique importante pour les utilisateurs qui recherchent et partagent des instantanés. Pour aider les utilisateurs à trouver les instantanés dont ils ont besoin, Procore vous recommande de développer une convention de dénomination des instantanés pour votre équipe de projet. Pour de meilleurs résultats, envisagez d'utiliser une convention de dénomination qui inclut les éléments importants du projet, tels que les dates, les jalons, etc. Voici quelques exemples :
- Si vous prenez des instantanés le 15 de chaque mois, vous souhaiterez peut-être utiliser « Mi-mois-2019-01 » ou « 2019-01-Mi-mois » comme convention de dénomination.
- Si vous prenez des instantanés mensuels à la fin du mois, vous souhaiterez peut-être utiliser « Fin de mois-2019-01 » ou « 2019-01-Fin de mois » comme convention de dénomination.
Remarque : n'oubliez pas que les instantanés incluent une date et une heure. Il est donc recommandé d'inclure des dates dans votre convention de dénomination. Ce n'est pas obligatoire.
Conditions préalables
démo
La démo ci-dessous illustre comment créer un instantané lors de l'affichage de l'onglet Budget.
Procédure
- Accédez à l'outil Budget du projet.
- Cliquez sur l'onglet Budget.
- Cliquez sur Créer un instantané.
- Renseignez les champs suivants :
- Nom. Saisissez le nom de l'instantané.
- Vue. Sélectionnez la vue dont vous souhaitez prendre un instantané.
- Description. Saisissez une description de l'instantané.
- Cliquez sur Créer.
Un message « Création d'instantané » apparaît pendant que le système traite l'instantané. Vous pouvez continuer à travailler pendant ce processus. Un message « Instantané créé » apparaît lorsque l'instantané est terminé. - Affichez l'instantané à l'aide de l'une de ces méthodes :
- Cliquez sur Afficher les données de l'instantané.
- Sélectionnez le nouvel instantané dans le menu Instantanés.
Remarque : les sélections de ce menu sont contextuelles et affichent uniquement les instantanés créés pour la vue sélectionnée. Voir Configurer une nouvelle vue du budget. - Cliquez sur le symbole points de suspension dans la colonne Montant du budget d'origine pour afficher l'instantané du poste sélectionné.