Créer une modification budgétaire

Contexte

La fonction de modification budgétaire est conçue pour fournir aux chefs de projet la possibilité d’ajuster avec précision le budget actuel d’un projet. Cette fonctionnalité vous permet de créer des modifications qui transfèrent les fonds alloués entre les postes budgétaires, ce qui vous donne la possibilité d’ajuster avec précision le budget en fonction de l’évolution des montants alloués au cours d’un projet de construction. Par exemple, vous pouvez transférer de l’argent à partir d’un élément de contingence de votre budget pour couvrir un coût imprévu à partir d’un autre poste budgétaire.

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :

  • Pour créer des modifications budgétaires, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Budget du projet.

  • Pour configurer l’outil Budget, autorisations de niveau 'Admin' sur l’outil Budget du projet.

• Informations supplémentaires :

  • Les éléments avec un « ? » ne permettent pas à un utilisateur de créer une modification budgétaire dans/depuis l'élément. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.

  • Pour afficher un enregistrement détaillé de toutes les modifications budgétaires, voir Rapports de modification budgétaire.
    Remarque: l’outil Rapports doit être un outil actif sur le projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

  • Une fois qu’une modification budgétaire a été créée, elle ne peut être ni modifiée ni supprimée.

• Restrictions :

  • Par par défaut, l’outil Budget fournit un support aux modifications qui transfèrent des montants d’une (1) ligne budget à une autre, ce qui se traduit par une transaction « zéro net » et met à jour les montants du Budget d’origine et de la modification budgétaire.
    Remarque: si vous souhaitez que le budget de votre projet effectue des additions/soustractions pour augmenter/diminuer ses totaux, un utilisateur avec 'Admin' autorisation dans l’outil Budget peut cliquer sur Configurer les paramètres , puis placer un coche dans l’outil Budget « Autoriser des modifications budgétaires qui modifient la case « total ».

  • Votre client n'a pas accès aux modifications budgétaires.

  • Si vous avez ajouté un poste budgétaire de 0 USD après avoir verrouillé le budget, vous ne serez pas autorisé à supprimer ce poste budgétaire s’il était associé à une modification budgétaire.

  • Si vous utilisez la fonction de calcul du coût de la main-d’œuvre, vous ne pouvez pas réviser les unités budgétées en créant une modification budgétaire. Voir Suivi des ressources et Finances du projet : Guide de configuration.

• Pour les entreprises utilisant Intégrations ERP :

  • Voir Puis-je exporter les modifications budgétaires de Procore vers un système ERP intégré ?

Conditions préalables

• Verrouiller un budget

Procédure

1. Accédez à l’outil Budget du projet.

2. Déterminez où vous allez apporter vos modifications budgétaires. N’oubliez pas de noter les codes de coût et les catégories spécifiques des éléments concernés. Par exemple, 02-900 ; M.

   Remarque

   Si votre entreprise utilise l’outil Intégrations ERP, les valeurs de la colonne « Catégorie » correspondent aux types de coûts de votre système ERP intégré. Voir Assigner des types de coût par défaut aux codes de coût.
   
   

3. Cliquez sur Créer des modifications budgétaires.

   Remarques

   Ce bouton n'est visible et disponible que dans les cas suivants :

   • Le budget est verrouillé. Voir Verrouiller un budget.
   • Vous disposez des autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Budget du projet.

4. Saisissez les détails sur les fonds transférés :

   • À partir de. Sélectionnez le poste budgétaire dont vous souhaitez retirer des fonds.

   • À. Sélectionnez le poste budgétaire auquel vous souhaitez ajouter des fonds.

   • Montant du transfert. Saisissez le montant total du transfert de fonds.

   • Remarque. Saisissez une brève description du transfert de fonds. Il n’y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note.
     Dans l’exemple ci-dessous, 2 000,00 $ sont transférés de l’code de coût du chef de projet et ajoutés au Chef de chantier code de coût.

     Remarques

     • Pour effectuer automatiquement des additions/soustractions ou pour augmenter/diminuer automatiquement les totaux du budget, un utilisateur disposant d’un 'Admin' autorisation dans l’outil Budget peut cliquer sur Configurer les paramètres , puis placer un coche dans la case « Autoriser les modifications budgétaires qui altèrent le total ».
     • Pour créer plusieurs modifications budgétaires, cliquez sur Ajouter un élément et saisissez les divisions de code de coût et le montant. Vous pouvez créer jusqu’à sept (7) modifications budgétaires à la fois.
     
     

5. Cliquez sur Créer.

6. Les changements sont mis en évidence dans la colonne « Modifications budgétaires ». Les sous-totaux connexes refléteront également les changements en conséquence. Les montants soustraits sont placés entre parenthèses. (p. ex. (2 000,00 $)) Les résultats de l’exemple 1 sont présentés ci-dessous.
   
   

7. N’oubliez pas que vous pouvez afficher le rapport de modifications budgétaires pour consulter un enregistrement détaillé de toutes les modifications, y compris le nom de la personne qui a effectué la modification, ainsi qu’un horodatage. Un lien vers le rapport se trouve dans le volet droit de l’outil Budget.