Créer un ordre de changement de l'engagement à partir d'un ordre de changement au contrat client

Objectif

Créer un ordre de changement à l' engagement à partir d'un ordre de changement au contrat client ou d'un ordre de changement potentiel au contrat client.

Contexte

Si l'outil Événements de changement du projet n'est pas activé sur votre projet, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous pour créer un ordre de changement sur engagement à partir d'un ordre de changement au contrat client ou d'un ordre de changement potentiel au contrat client 

• Ordres de changement à un (1) niveau
  • Lorsque le paramètre à un (1) niveau est configuré dans l'outil Contrats client, le processus de gestion des changements commence par la création d'un ordre de changement potentiel au contrat client.
  • Lorsque le paramètre à un (1) niveau est configuré dans l'outil Engagements, vous pouvez commencer par créer un ordre de changement d'engagement. 
• Ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux
  • Lorsque le paramètre à deux (2) ou trois (3) niveaux est configuré dans l'outil Contrats client, vous commencez par créer un ordre de changement potentiel au contrat client. 
  • Lorsque le paramètre à deux (2) ou trois (3) niveaux est configuré dans l'outil Engagements, créez un ordre de changement potentiel d'engagement. 

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet.
• Informations supplémentaires :
  • Utilisez les étapes ci-dessous uniquement lorsque l'outil Événements de changement n'est PAS actif sur le projet.Lorsque l'outil Événements de changement est actif, suivez les étapes décrites dans Créer un ordre de changement de l'engagement à partir d'un événement de changement .
  • Après avoir créé un ordre de changement potentiel , vous pouvez émettre et approuver un ordre de changement de l'engagement au sous-traitant à partir de la ventilation des coûts (VDC) de l' ordre de changement potentiel .
  • Vous pouvez également comparer l' ordre de changement de l'engagement au poste d'ordre de changement potentiel correspondant et afficher tout écart entre eux.

Conditions préalables

• Créez un ordre de changement potentiel client et ajoutez au moins un (1) poste de ventilation des coûts. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat client .

Procédure

1. Accédez à l'outil Ordres de changement du projet.
2. Cliquez sur l'onglet Contrat client.
3. Recherchez l'ordre de changement potentiel sur lequel vous souhaitez travailler. 
4. Cliquez sur Modifier.
5. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
6. Sous « Ajouter un poste », procédez comme suit :
   • Code de coût. Sélectionnez un code de coût dans la liste déroulante. 
   • Description. Saisissez une brève description du changement. 
   • Type. Sélectionnez le type de contrat. 
   • Montant. Saisissez le montant. 
7. Cliquez sur Ajouter.
8. Cliquez sur Créer un OCPE . 
   Ceci ouvre la page Créer un OCP d'engagement pour un poste de contrat client. 
9. Sous « Étape 1 : choisir un contrat d'engagement », choisissez le contrat approprié pour associer ce contrat au nouvel ordre de changement potentiel de l'engagement. 
   Remarque : si vous devez créer un nouvel engagement, suivez les étapes décrites dans Créer un engagement .
10. Cliquez sur Ajouter les détails de l'ordre de changement.
11. Renseignez les informations suivantes :
    • Nombre : ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d'ordres de changement déjà créés. Par défaut, le numéro est automatiquement incrémenté de un. 

       Conseil

      Comment Procore assigne-t-il des numéros aux ordres de changement au contrat client ? pour en savoir plus, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?

    • Révision : ce champ affiche le numéro de révision de l'ordre de changement de l'engagement. Lorsqu'un ordre de changement de l'engagement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un ordre de changement de l'engagement peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur.
    • Titre : le champ du titre est renseigné avec le nom de l'ordre de changement potentiel auquel l'ordre de changement de l'engagement est lié.
    • Statut : sélectionnez l'état actuel de l'ordre de changement de l'engagement.

       Conseil

      Quels sont les statuts disponibles ?Pour en savoir plus, consultez Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ?
    • Privé : cochez la case pour rendre l'ordre de changement visible uniquement pour les utilisateurs « Admin » dans l'outil Engagements et « Standard » ou « Lecture seule » qui ont spécifiquement eu accès à cet engagement.
    • Raison du changement : sélectionnez le motif de l'ordre de changement potentiel, soit Demande du client , Développement de la conception , Indemnité , Condition existante , Charges de facturation ou toute option personnalisée par l'administrateur de l'entreprise. Voir Définir la configuration par défaut de la gestion des changements .
    • Impact sur le planning : saisissez le nombre de jours approuvés pour prolonger le contrat, le cas échéant.
    • Description : saisissez une description plus détaillée de l'ordre de changement de l'engagement.
12. Cliquez sur Créer et ajouter des postes.
13. Spécifiez les informations suivantes sur le poste :
    • Description : saisissez une description pour le poste.
    • Montant : saisissez un montant pour le poste.
14. Cliquez sur + Ajouter. Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétée, une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous demander de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si vous cliquez sur OK, le poste est ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
15. Si vous avez terminé de créer l'ordre de changement de l'engagement, cliquez sur Terminé . Si vous souhaitez ajouter d'autres postes à votre ordre de changement de l'engagement, répétez l'étape 11 et cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé. 

Voir aussi

• Modifier un ordre de changement d'engagement lié à un ordre de changement potentiel
• Ajouter un poste budgétaire partiel
• Créer un engagement
• Configurer une nouvelle vue du budget
• Définir les configurations de gestion des changements par défaut