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Procore

Configurer un nouvel affichage de budget

Objectif

Créer un nouvel affichage budgétaire à ajouter aux projets de votre entreprise 

Contexte

La fonction d'affichage du budget de Procore de l'outil Admin de l'entreprise vous permet de créer des affichages personnalisés du budget de votre projet de construction (c'est-à-dire une présentation visuelle personnalisée pour afficher vos données budgétaires). Cet « affichage » peut inclure une vaste gamme de colonnes de données (par exemple, Budget initial, Montant, Modifications budgétaires, Budget révisé, Modifications budgétaires en attente, et bien d'autres). Vous pouvez également créer plusieurs affichages pour un seul projet, ce qui vous donne la flexibilité d'incorporer diverses dispositions distinctes pour afficher vos données budgétaires dans Procore. Pour configurer un ou plusieurs nouveaux affichages budgétaires pour votre projet Procore, laissez-vous guider par la procédure ci-dessous.

 Conseil
En plus d'affecter un affichage budgétaire à l'outil Budget du projet, il peut également être utilisé comme source de données pour les rapports budgétaires personnalisés. N'oubliez pas que si vous décidez de créer des rapports personnalisés en utilisant un affichage budgétaire comme source, tous les utilisateurs qui souhaitent exécuter le rapport et afficher ses données doivent disposer des autorisations décrites à la section Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés.

Éléments à prendre en compte

Démo

demo-setup-budget-view.gif

Procédure

  1. Accédez à l'outil Adminde l'entreprise. 
  2. Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Budget.
  3. Cliquez sur Configurer un nouvel affichage budgétaire.
  4. Procédez comme suit dans l'ordre recommandé :
    1. Configurer un affichage budgétaire standard
    2. Nommer un affichage budgétaire
    3. Configurer les colonnes d'un affichage budgétaire
    4. Prévisualiser un affichage budgétaire
    5. Attribuer un affichage budgétaire aux projets

Configurer un affichage budgétaire standard

 Remarque :
Procore fournit aux nouveaux clients plusieurs affichage budgétaires standard contenant différentes colonnes. Cet exemple vous montre comment configurer l'affichage intitulé « Budget standard Procore », fourni à tous les nouveaux clients Procore. Cependant, vous pouvez utiliser n'importe quel affichage budgétaire standard comme point de départ pour personnaliser un affichage budgétaire en fonction de vos besoins spécifiques.
  1. Dans la fenêtre « Configurer un nouvel affichage budgétaire », sous « Affichages standards », mettez en surbrillance l'une des options suivantes :

    set-up-a-new-budget-view.png
    • Budget standard Procore
      Il s'agit de l'affichage par défaut de l'outil Budget pour tous les projets Procore. Votre nouvel affichage hérite de toutes ces colonnes et vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes par la suite : Division, En dessus ou en dessous des projections, Catégorie, Montant du budget d'origine, Modifications du budget, Projet, Sous-projet, OC approuvés, Coûts directs, Code de coût, Budget révisé, Budget prévu, Coûts engagés, Changements de coûts en attente, Coûts prévus, Prévisions à terminer, Coûts estimés à l'achèvement et Modifications budgétaires en attente.
    • Affichage budgétaire vierge. Cet affichage comprend un ensemble minimal de colonnes. Votre nouvel affichage héritera de ces colonnes et vous pourrez ajouter ou supprimer des colonnes plus tard. Cet affichage comprend ces colonnes :  Division, Code de coût, Catégorie, Montant du budget initial, Modifications du budget, Projet, Sous-projet et Prévisions jusqu’à l’achèvement
    • Affichage de sources non budgétées. Cet affichage affiche toutes les sources financières qui sont connectées à un code de coût et à un type de coût et permet aux utilisateurs de localiser facilement les items non budgétés.
    • Budget standard Procore (multi-niveaux)
      Cet affichage prend en charge jusqu'à cinq (5) niveaux de code de coût (c'est-à-dire niveaux de détail, codes, etc.). Cette structure hiérarchique offre aux clients de Procore une grande flexibilité pour définir les structures de code de coût de l'entreprise et du projet. Sur le côté droit de la fenêtre Configurer un nouvel affichage budgétaire, notez que chaque niveau de code de coût dans Procore a un nom de colonne correspondant. 
    • Budget des coûts directs ERP de Procore
      Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP, vous pouvez configurer un affichage qui comprend les colonnes suivantes : Division, Coûts du projet à ce jour, Catégorie, Montant du budget d'origine, Modifications du budget, Projet, Sous-projet, ODC approuvés, Coûts directs, Code de coût, Budget révisé, Budget prévu, Coûts engagés, Modifications des coûts en attente, Coûts prévus, Prévisions jusqu’à l’achèvement, Coût estimé à l'achèvement, Dépassement projeté en dessous et Modifications budgétaires en attente. Remarque : Si votre compagnie utilise l'intégration Procore + Sage 300 CRE® et que vous souhaitez synchroniser les transactions de coût de votre projet de Integration by Ryvit à Procore, vous devez ajouter les colonnes décrites dans Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût du projet à un affichage budgétaire pour les Intégrations ERP dans votre affichage du budget.
    • Budget Standard Procore (vue de rapport personnalisé)
      Cet affichage vous permet d'exécuter un rapport budgétaire au niveau entreprise, ce qui permet aux données de s'afficher dans des rapports budgétaires comme le Tableau de bord de santé dans l'outil Portefeuille de niveau entreprise. Il activera également le budget en tant qu'outil dans l'outil Rapports de niveau entreprise. Voir Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés.
       Remarques
      • Après sa création, le nouvel affichage budgétaire s'affiche avec le nom et la description que vous lui donnez dans la zone Mes affichages de la fenêtre Configurer un nouvel affichage budgétaire. Les affichages peuvent également être utilisés comme point de départ lorsque vous créez de nouveaux affichages budgétaires. 
      • N'oubliez pas que si vous décidez de créer des rapports personnalisés en utilisant un affichage de budget comme source, tous les utilisateurs qui souhaitent exécuter le rapport et afficher ses données doivent disposer des autorisations décrites à la section Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés.
  2. Cliquez sur Créer.
    Une fenêtre d'affichage budgétaire [Untitled #] s'ouvre.
  3. Passez à l'étape suivante.

Nommer un affichage budgétaire

  1. Nommez l'affichage budgétaire comme suit :
    • Nom d'affichage : saisissez le nom du nouvel affichage.
    • Description de l'affichage : saisissez la description de votre nouvel affichage. 
       Remarque :
      Vous pouvez désormais affecter l'affichage budgétaire à un (1) ou plusieurs projets à l'aide des cases à cocher de la liste déroulante Affecter aux projets. Vous pouvez également l'attribuer par la suite, après avoir configuré les colonnes. Dans ce didacticiel, nous allons l'affecter à un projet une fois la configuration de la colonne terminée. 
  2. Passez à l'étape suivante. 

Configurer les colonnes d'un affichage budgétaire

Lors de la configuration des colonnes qui apparaissent dans votre affichage budgétaire, vous disposez de plusieurs options. Ces dernières sont décrites ci-dessous.

Afficher et masquer des colonnes

Trois types de colonnes peuvent être utilisées dans les affichages budgétaires : Budget standard, Calculé et Source. 

  1. Dans la fenêtre du nouvel affichage budgétaire, cliquez sur Configurer les colonnes .
    La fenêtre Configurer les colonnes s'affiche. 
  2. Sous Budget standard, Calculé et Source, vous disposez des options suivantes :

    show-hide-columns.png
    • Pour afficher une colonne dans l'affichage budgétaire, activez sa case à cocher.
    • Pour masquer une colonne dans l'affichage budgétaire, désactivez sa case à cocher. 
  3. Choisissez l'une des options suivantes :
    • Pour enregistrer vos modifications et quitter la configuration des colonnes, cliquez sur Fermer (x) dans l'angle supérieur droit de la fenêtre Configurer les colonnes. 
      OU
    • Pour continuer à configurer les colonnes, continuez avec les sections ci-dessous. 

Créer une colonne calculée

Une colonne calculée vous permet d'utiliser au moins deux (2) colonnes pour choisir un format de valeur (par exemple, Devise, Nombre ou Pourcentage). Elle vous permet également d'écrire des expressions simples pour effectuer des opérations à l'aide de plusieurs valeurs des colonnes de données disponibles. Les opérations possibles sont l'addition (+), la soustraction (-), la multiplication (*) et la division (/).

  1. Choisissez l'une des options suivantes :
    • Cliquez sur + Créer une colonne calculée.
      OU
    • Cliquez sur Créer en haut à droite, puis choisissez Calculé
  2. Sous Nouveau nom de colonne, procédez comme suit :
    • Nom de la colonne : saisissez le nom de votre nouvelle colonne calculée.
    • Format : choisissez un format pour le résultat de votre nouvelle colonne calculée. Vos choix sont les suivants :
      • Monnaie : formate la valeur de la nouvelle colonne en tant que nombre à deux décimales. Par exemple : 2 400 999,00 $
      • Numéro : formate la valeur de la nouvelle colonne sous forme de nombre entier. Par exemple : 2 400 000
      • Pourcentage : formate la valeur de la nouvelle colonne sous forme de pourcentage. Par exemple : 240 000 000,00 %
  3. Dans la première liste Choisir une colonne, sélectionnez l'une des colonnes disponibles. 
  4. Dans la liste des opérations, choisissez l'opérateur à appliquer :
     Remarque :
    Les calculs suivent toujours l'ordre mathématique des opérations, qui consiste à multiplier et diviser avant d'ajouter ou de soustraire. 
    • Ajouter (+)
    • Soustraire (-)
    • Multiplier (*)
    • Diviser (/)
  5. Sélectionnez la deuxième colonne du calcul dans la liste Choisir une colonne suivante.
  6. Continuez à ajouter des opérateurs et des colonnes jusqu'à ce que votre calcul soit terminé. 
  7. Cliquez sur Créer pour enregistrer la nouvelle colonne calculée.
     Remarque :
    • Le nouveau calcul apparaît au bas de la liste Calculé à gauche.
    • La nouvelle colonne est mise en surbrillance et une coche apparaît dans sa case pour qu'elle s'affiche par défaut dans votre affichage. Vous pouvez l'activer/la désactiver en fonction de vos besoins.
    • La nouvelle colonne apparaît à l'extrême droite de l'affichage dans l'outil Budget du projet.

Créer une colonne source

Une colonne source extrait directement ses valeurs à partir d'une colonne de données de l'un des outils de projet de Procore. Vous disposez également de diverses options de source. La plupart des options de source vous permettent également de choisir des paramètres avancés de filtrage et d'affiner les données dans votre affichage budgétaire. 

  1. Choisissez l'une des options suivantes :
    • Cliquez sur + Créer une colonne calculée.
      OU
    • Cliquez sur Créer en haut à droite, puis choisissez Source.
  2. Sous Nouveau nom de colonne, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne : saisissez le nom de votre nouvelle colonne source.
    2. Source de la colonne : choisissez la colonne source à utiliser. Vos choix incluent :
      • Principal : cette option extrait ses données de l'outil Contrats principaux. Les options disponibles sont les suivantes :
        • Contrat principal : cochez cette case pour inclure le montant du contrat principal dans l'affichage budgétaire. 
        • Ordres de changement : cochez cette case pour inclure les ordres de changement au contrat principal (OCCP) dans l'affichage budgétaire. Vous pouvez également cocher les cases suivantes pour appliquer ces filtres :
          • Statut : pour filtrer les données de la colonne et n'inclure que les OCCP qui correspondent aux statuts sélectionnés, cochez une ou plusieurs cases. Pour en savoir plus sur chaque statut, consultez la section Créer un ordre de changement au contrat principal (OCCP).
          • Portée : pour filtrer les données de la colonne en fonction de la portée de l'ordre de changement, cochez la case À déterminer, Dans la portée, Hors de portée ou Aucune portée associée. Pour en savoir plus sur les portées, consultez la section Créer un ordre de changement au contrat principal (OCCP).
      • Qté d’unités principale : cette option extrait ses données de la quantité d'unités définie dans les ordres de changement. Les options suivantes sont disponibles :
        • Quantité d'unités des ordres de changement au contrat principal (OCCP) : cochez cette case pour inclure la Qté d’unités des OCCP dans l'affichage budgétaire. Vous pouvez également cocher les champs suivants pour appliquer ces filtres :
          • Statut : pour filtrer les données de la colonne et n'inclure que les OCCP qui correspondent aux statuts sélectionnés, cochez une ou plusieurs cases. Pour en savoir plus sur chaque statut, consultez la section Créer un ordre de changement au contrat principal (OCCP).
          • Portée : pour filtrer les données de la colonne en fonction de la portée de l'OCCP, cochez une ou plusieurs cases. Les options suivantes sont disponibles
            :
            • À déterminer : cette valeur est définie dans les OCCP via l'outil Événements de changement.
            • Dans la portée : cette valeur est définie dans les OCCP via l'outil Événements de changement.
            • Hors de portée : cette valeur est définie sur les OCCP via l'outil Ordres de changement.
            • Aucune portée associée : cochez cette case lorsque l'une des conditions suivantes est satisfaite :
              • L'outil Événement de changement est désactivé dans vos projets.
                OU
              • L'outil Événements de changement est activé dans vos projets, mais les postes d'ordre de changement de votre projet ne sont PAS associés à un poste d'événement de changement. 
        • Quantité d'unités des ordres de changement potentiels : cochez cette case pour inclure la quantité d'unités des OCP au contrat principal dans l'affichage budgétaire. Vous pouvez également cocher les champs suivants pour appliquer ces filtres :
           Remarque :
          Dans Procore, les ordres de changement potentiels ne sont utilisés que si l'outil Contrats principaux est configuré pour utiliser une structure d'ordres de changement à 2 ou 3 niveaux. Pour en savoir plus, consultez la section Quels sont les différents niveaux de demande de changement ? et Configurer le nombre de niveaux de demande de changement au contrat principal.
          • Statut : pour filtrer les données de la colonne et n'inclure que les OCCP qui correspondent aux statuts sélectionnés, cochez une ou plusieurs cases. Pour en savoir plus sur chaque statut, consultez la section Créer un ordre de changement au contrat principal (OCCP).
          • Portée : pour filtrer les données de la colonne en fonction de la portée de l'ordre de changement, cochez la case À déterminer, Dans la portée, Hors de portée ou Aucune portée associée. Pour en savoir plus sur les portées, consultez la section Créer un ordre de changement au contrat principal (OCCP).
      • Engagement
        • Par défaut, Ordres de changement indique la valeur du niveau le plus bas.
        • Le filtre « Aucune portée associée » doit être utilisé dans l'un des cas suivants :
          • Projets utilisant l'outil Événements de changement avec un poste d'ordre de changement non associé à un poste d'événement de changement
            OU
          • Projets pour lesquels l'outil  Événements de changement est désactivé
        • Les options de « Portée » des ordres de changement proviennent de l'outil Événements de changement.
        • Cochez les cases Contrats de sous-traitance, Contrats de bon de commande ou Ordres de changement pour extraire les données de la colonne de l'outil Engagements du projet. Sélectionnez ensuite les filtres souhaités.
          Remarques :
      • Coûts directs
        Cochez la case Coût direct pour extraire les données de la colonne de l'outil Coût direct du projet.
        Remarques :
      • Facture au maître d'ouvrage
        Cochez la case Facture au maître d'ouvrage pour extraire les données de la colonne de la facture au maître d'ouvrage la plus récente d'un contrat principal. Vous pouvez sélectionner une source « nette » qui sont les valeurs de « Total achevé et entreposé à ce jour - Retenue de garantie actuellement retenue » et les valeurs de la source « Brut » qui sont les valeurs du « Total achevé et entreposé à ce jour ».
      • Coûts du projet ERP
        Cochez les cases Coûts du projet ERP à ce jour ou Engagement ERP facturé.
        Remarques :
        • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, vous pouvez appliquer ces options à votre affichage budgétaire.
        • Si l’affichage est affecté à un projet non intégré à ERP, ces colonnes seront vides lors de la visualisation de l’affichage budgétaire dans l'outil Budget. 
      • Factures de sous-traitants
        Cochez les cases des factures de sous-traitants. Vous pouvez sélectionner une source « nette » qui correspond aux valeurs du « Total des travaux effectués et entreposés à ce jour - Retenue de garantie actuelle » et les valeurs de la source « brute » qui correspondent aux valeurs du « Total des travaux effectués et entreposés à ce jour ».
  3. Cliquez sur Créer pour enregistrer la nouvelle colonne source.

Modifier une colonne

  1. Dans la fenêtre Configurer les colonnes, cliquez sur la colonne Budget Standard, Calculé ou Source que vous souhaitez modifier.
  2. Lorsque les détails de la colonne apparaissent, cliquez sur Modifier
  3. Selon le type de colonne, vous pouvez mettre à jour les détails en fonction de vos besoins :
    • Colonnes de budget standard. Vous pouvez modifier le nom de la colonne.
    • Colonnes calculées. Vous pouvez modifier le nom, le format et les calculs de la colonne.
    • Colonnes source. Vous pouvez modifier le nom de la colonne, la source de la colonne et d'autres options avancées disponibles pour la sélection. 
       Conseil
      Vous pouvez également modifier les colonnes en mode Prévisualisation (voir l'étape suivante pour plus de détails). 
  4. Choisissez l'une des options suivantes :
    • Pour mettre à jour la colonne existante, cliquez sur Mettre à jour.
      OU
    • Pour conserver la colonne existante et enregistrer vos modifications en tant que nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer comme nouveau.

Supprimer une colonne

Vous pouvez supprimer toutes les colonnes que vous souhaitez définitivement retirer d'un affichage budgétaire. Toutefois, si vous ne voulez pas qu'une colonne s'affiche, il est recommandé de masquer la colonne comme décrit à la sectionAfficher et masquer des colonnes.

  1. Dans la fenêtre Configurer les colonnes, mettez en surbrillance la colonne Budget standard, Calculé ou Source que vous souhaitez supprimer. 
     Remarque :
    Lorsqu'une colonne est utilisée dans le calcul d'une autre colonne, il n'est pas possible de la supprimer. Un message d'avertissement s'affiche dans ce cas pour vous informer de toute condition existante vous empêchant d'effectuer la suppression. 
  2. Cliquez sur Supprimer
  3. Dans le message de confirmation qui s'affiche, cliquez sur Supprimer la colonne.

Finaliser la configuration des colonnes

La fenêtre Configuration des colonnes enregistre automatiquement le paramètre afficher/masquer et toute disposition que vous définissez pour les colonnes Budget standard, Calculé et Source. Lorsque vous êtes prêt(e) à fermer la fenêtre de configuration de la colonne, cliquez simplement sur le symbole de fermeture (x) dans l'angle supérieur droit. 

Prévisualiser un affichage budgétaire

Après avoir fermé la fenêtre Configurer les colonnes, le système vous ramène à la fenêtre du nouvel affichage budgétaire. Sous Configuration de la colonne, vous pouvez avoir une idée de l'apparence de votre affichage budgétaire dans Procore en sélectionnant un projet dans la liste déroulante Prévisualisation avec le projet

Attribuer un affichage budgétaire aux projets

Après avoir prévisualisé votre affichage budgétaire et déterminé qu'il répond aux besoins de votre entreprise, vous pouvez lui attribuer un ou plusieurs projets Procore.

    Cliquez sur la liste déroulante Attribuer aux projets.

    assign-to-projects.png
     
  1. Cochez la case accolée à une ou plusieurs des options suivantes :
    1. Tous les projets sélectionnés : cette option affecte le nouvel affichage budgétaire de tous vos projets Procore. 
    2. Tous les projets utilisant les coûts directs ERP : cette option affecte le nouvel affichage budgétaire aux projets à l'aide de l'affichage budgétaire Coûts directs ERP. 
    3. Tous les projets utilisant les coûts directs Procore : cette option affecte le nouvel affichage budgétaire aux projets à l'aide de l'outil Coûts directs de niveau projet. 
    4. [Projets individuels] : cette option affecte le nouvel affichage budgétaire aux projets que vous sélectionnez uniquement.
  2. Cliquez sur Terminé.