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Procore

Configurer une nouvelle vue du budget

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Objectif

Créer une nouvelle vue du budget à ajouter aux projets de votre entreprise 

Contexte

La fonction de vue du budget de Procore de l'outil Admin de l'entreprise vous permet de créer des vues personnalisées du budget de votre projet de construction (c'est-à-dire une présentation visuelle personnalisée pour afficher vos données budgétaires). Cette « vue » peut inclure une vaste gamme de colonnes de données (par exemple, Budget initial, Montant, Modifications budgétaires, Budget révisé, Modifications budgétaires en attente, et bien d'autres). Vous pouvez également créer plusieurs vues pour un seul projet, ce qui vous donne la flexibilité d'incorporer diverses dispositions distinctes pour afficher vos données budgétaires dans Procore. Pour configurer une ou plusieurs nouvelles vues du budget pour votre projet Procore, laissez-vous guider par la procédure ci-dessous.

 Conseil
En plus d'assigner une vue du budget à l'outil Budget du projet, il peut également être utilisé comme source de données pour les rapports budgétaires personnalisés. N'oubliez pas que si vous décidez de créer des rapports personnalisés en utilisant une vue du budget comme source, tous les utilisateurs qui souhaitent exécuter le rapport et afficher ses données doivent disposer des autorisations décrites à la section Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés.

Éléments à prendre en compte

démo

demo-setup-budget-view.gif

Procédure

  1. Accédez à l'outil Admin de l'entreprise. 
  2. Sous Paramètres des outils, cliquez sur Budget.
     Conseil
    Saviez-vous que vous pouvez également lancer la page « Vues du budget » directement à partir de l'outil Budget du projet ? Un administrateur Procore peut ouvrir la page « Vues du budget » dans l'outil Admin de l'entreprise directement à partir du budget d'un projet. Pour ce faire, il doit agrandir la barre latérale droite de l'outil Budget en affichant l'onglet « Budget ». Dans la section « Configurations », cliquez sur le lien Configurer les vues du budget.
  3. Cliquez sur Configurer une nouvelle vue du budget.
  4. Procédez comme suit dans l'ordre recommandé :
    1. Configurer une vue du budget standard
    2. Nommer une vue du budget
    3. Configurer les colonnes d'une vue du budget
    4. Prévisualiser une vue du budget
    5. Assigner une vue du budget aux projets

Configurer une vue du budget standard

Remarque
Procore fournit aux nouveaux clients plusieurs vues du budget standard contenant différentes colonnes. Cet exemple vous montre comment configurer la vue intitulée « Budget standard Procore », fourni à tous les nouveaux clients Procore. Cependant, vous pouvez utiliser n'importe quelle vue du budget standard comme point de départ pour personnaliser une vue du budget en fonction de vos besoins spécifiques.
  1. Dans la fenêtre « Configurer une nouvelle vue du budget", sous « Vues standard", sélectionnez l'une de ces options :

    set-up-a-new-budget-view.png
    • Budget standard Procore
      Il s'agit de l'affichage par défaut de l'outil Budget pour tous les projets Procore. Votre nouvel affichage hérite de toutes ces colonnes et vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes par la suite : Division, En dessus ou en dessous des projections, Catégorie, Montant du budget d'origine, Modifications du budget, Projet, Sous-projet, OC approuvés, Coûts directs, Code de coût, Budget révisé, Budget prévu, Coûts engagés, Changements de coûts en attente, Coûts prévus, Prévision jusqu'à l'achèvement, Coûts estimés à l'achèvement et Modifications budgétaires en attente.
    • Vue du budget vierge.
      Cette vue comprend un ensemble minimal de colonnes. Votre nouvelle vue héritera de ces colonnes et vous pourrez ajouter ou supprimer des colonnes plus tard. Cette vue comprend ces colonnes : Division, Code de coût, Catégorie, Montant du budget initial, Modifications du budget, Projet, Sous-projet et Prévision jusqu'à l'achèvement. 
    • Affichage de sources non budgétées. Cet affichage affiche toutes les sources financières qui sont connectées à un code de coût et à un type de coût et permet aux utilisateurs de localiser facilement les éléments non budgétés.
    • Budget standard Procore (multi-niveaux)
      Cette vue prend en charge jusqu'à cinq (5) niveaux de code de coût (c'est-à-dire niveaux de détail, codes, etc.). Cette structure hiérarchique offre aux clients de Procore une grande flexibilité pour définir les structures de code de coût de l'entreprise et du projet. Sur le côté droit de la fenêtre Configurer une nouvelle vue du budget, notez que chaque niveau de code de coût dans Procore a un nom de colonne correspondant. 
    • Budget des coûts directs ERP de Procore
      Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, vous pouvez configurer une vue qui comprend les colonnes suivantes : Division, Coûts du projet à ce jour, Catégorie, Montant du budget d'origine, Modifications du budget, Projet, Sous-projet, OC approuvés, Coûts directs, Code de coût, Budget révisé, Budget prévu, Coûts engagés, Modifications des coûts en attente, Coûts prévus, Prévision jusqu'à l'achèvement, Coût estimé à l'achèvement, Dépassement projeté en dessous et Modifications budgétaires en attente. Remarque : si votre entreprise utilise l'intégration Procore + Sage 300 CRE® et que vous souhaitez synchroniser les transactions de coût de votre projet de Intégration par Ryvit à Procore, vous devez ajouter les colonnes décrites dans Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût du projet à une vue du budget pour les Intégrations ERP dans votre vue du budget.
    • Budget standard Procore (vue de
      rapport personnalisé)       Cette vue vous permet d'exécuter un rapport budgétaire au niveau entreprise, ce qui permet aux données de s'afficher dans des rapports budgétaires comme le Tableau de bord de santé dans l'outil Portefeuille au niveau entreprise. Il activera également le budget en tant qu'outil dans l'outil Rapports au niveau entreprise. Voir Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés.
      Remarques

      Après avoir créé une nouvelle vue du budget, veuillez noter :

      • La vue du budget ne peut pas être supprimée.
      • Le nom et la description de la vue dans l'outil Budget correspondent au nom et à la description dans la zone Mes vues de la fenêtre « Configurer une nouvelle vue du budget ».
      • La nouvelle vue du budget peut être utilisée comme point de départ pour créer d'autres vues du budget.
      • Si vous créez des rapports personnalisés en utilisant une vue du budget comme source, les utilisateurs qui veulent exécuter le rapport ou visualiser ses données doivent disposer des autorisations décrites dans Configurer une vue du budget pour les rapports personnalisés.
  2. Cliquez sur Créer.
    Une fenêtre de vue du budget [Untitled #] s'ouvre.
  3. Passez à l'étape suivante.

Nommer une vue du budget

  1. Nommez la vue du budget comme suit :
    • Nom d'affichage : saisissez le nom du nouvel affichage.
    • Description de l'affichage : saisissez la description de votre nouvel affichage. 
      Remarque
      Vous pouvez désormais assigner la vue du budget à un (1) ou plusieurs projets à l'aide des cases à cocher de la liste déroulante Assigner aux projets. Vous pouvez également l'assigner par la suite, après avoir configuré les colonnes. Dans ce tutoriel, nous allons l'assigner à un projet une fois la configuration de la colonne terminée. 
  2. Passez à l'étape suivante. 

Configurer les colonnes d'une vue du budget

Lors de la configuration des colonnes qui apparaissent dans votre vue du budget, vous disposez de plusieurs options. Ces dernières sont décrites ci-dessous.

Afficher et masquer des colonnes

Trois types de colonnes peuvent être utilisées dans les vues du budget : Budget standard, Calculé et Source. 

  1. Dans la fenêtre de la nouvelle vue du budget, cliquez sur Configurer les colonnes.
    La fenêtre Configurer les colonnes s'affiche. 
  2. Sous Budget standard, Calculé, et Source, vous disposez des options suivantes :

    show-hide-columns.png
    • Pour afficher une colonne dans la vue du budget, activez sa case à cocher.
    • Pour masquer une colonne dans la vue du budget, désactivez sa case à cocher. 
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Pour enregistrer vos modifications et quitter la configuration des colonnes, cliquez sur Fermer (x) dans l'angle supérieur droit de la fenêtre Configurer les colonnes.
      OU
    • Pour continuer à configurer les colonnes, continuez avec les sections ci-dessous. 

Créer une colonne calculée

Une colonne calculée vous permet d'utiliser au moins deux (2) colonnes pour choisir un format de valeur (par exemple, Devise, Nombre ou Pourcentage). Elle vous permet également d'écrire des expressions simples pour effectuer des opérations à l'aide de plusieurs valeurs des colonnes de données disponibles. Les opérations possibles sont l'addition (+), la soustraction (-), la multiplication (*) et la division (/).

  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur + Créer une colonne calculée.
      OU
    • Cliquez sur Créer en haut à droite, puis choisissez Calculé. 
  2. Sous Nouveau nom de colonne, procédez comme suit :
    • Nom de la colonne : saisissez le nom de votre nouvelle colonne calculée.
    • Format : choisissez un format pour le résultat de votre nouvelle colonne calculée. Vos choix sont les suivants :
      • Monnaie : formate la valeur de la nouvelle colonne en tant que nombre à deux décimales. Par exemple : 2 400 999,00 $
      • Numéro : formate la valeur de la nouvelle colonne sous forme de nombre entier. Par exemple : 2 400 000
      • Pourcentage : formate la valeur de la nouvelle colonne sous forme de pourcentage. Par exemple : 240 000 000,00 %
  3. Dans la première liste Choisir une colonne, sélectionnez l'une des colonnes disponibles. 
  4. Dans la liste des opérations, choisissez l'opérateur à appliquer :
    Remarque
    Les calculs suivent toujours l'ordre mathématique des opérations, qui consiste à multiplier et diviser avant d'ajouter ou de soustraire. 
    • Ajouter (+)
    • Soustraire (-)
    • Multiplier (*)
    • Diviser (/)
  5. Sélectionnez la deuxième colonne du calcul dans la liste Choisir une colonne suivante.
  6. Continuez à ajouter des opérateurs et des colonnes jusqu'à ce que votre calcul soit terminé. 
  7. Cliquez sur Créer pour enregistrer la nouvelle colonne calculée.
    Remarque
    • Le nouveau calcul apparaît au bas de la liste Calculé à gauche.
    • La nouvelle colonne est mise en surbrillance et une coche apparaît dans sa case pour qu'elle s'affiche par défaut dans votre affichage. Vous pouvez l'activer/la désactiver en fonction de vos besoins.
    • La nouvelle colonne apparaît à l'extrême droite de l'affichage dans l'outil Budget du projet.

Créer une colonne source

Une colonne source extrait ses valeurs directement d'une colonne de données dans l'un des outils de projet de Procore. Vous disposez également de diverses options de source. La plupart des options de source vous permettent également de choisir des paramètres avancés de filtrage et d'affiner les données dans votre vue du budget. 

  1. Cliquez sur Créer en haut à droite, puis choisissez Source.
  2. Sous Nouveau nom de colonne, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Saisissez un nom pour votre nouvelle colonne source.
    2. Source de la colonne. Choisissez la colonne source que vous souhaitez utiliser. Vos choix incluent :
      • Principal. Cette option tire ses données de l'outil Contrats principaux. Vous disposez des options suivantes :
        • Contrat principal. Cochez cette case pour inclure le montant du contrat principal dans la vue du budget. 
        • Ordres de changement. Cochez cette case pour inclure les ordres de changement au contrat principal (OCCP) dans la vue du budget. Vous pouvez également cocher les cases suivantes pour appliquer ces filtres :
          • Statut. Pour filtrer les données de la colonne afin d'inclure uniquement les OCCP correspondant au(x) statut(s) sélectionné(s), cochez une ou plusieurs cases. Pour en savoir plus sur chaque statut, voir Créer un ordre de modification de contrat principal.
          • Portée. Pour filtrer les données de la colonne selon la portée de l'ordre de changement, cochez la case À déterminer, Dans la portée, Hors de la portée ou Aucune portée associée. Pour en savoir plus sur la portée, consultez  Créer un ordre de changement au contrat principal (OCCP).
      • Qté unitaire du contrat principal. Cette option tire ses données de la Qté unitaire dans les ordres de changement. Les options suivantes sont disponibles :
        • Quantité d'unités des ordres de changement au contrat principal (OCCP). Cochez cette case pour inclure la Qté d'unités des OCCP dans la vue du budget. Vous pouvez également cocher les champs suivants pour appliquer ces filtres :
          • Statut. Pour filtrer les données de la colonne afin d'inclure uniquement les OCCP correspondant au(x) statut(s) sélectionné(s), cochez une ou plusieurs cases. Pour en savoir plus sur chaque statut, voir Créer un ordre de modification de contrat principal.
          • Portée. Pour filtrer les données de la colonne selon la portée de l'OCCP, cochez une ou plusieurs cases. Les options suivantes sont disponibles :
            • À déterminer. Cette valeur est définie sur les OCCP avec l'outil Événements de changement.
            • Dans la portée. Cette valeur est définie sur les OCCP avec l'outil Événements de changement.
            • Hors de la portée. Cette valeur est définie sur les OCCP avec l'outil Événements de changement.
            • Aucune portée associée. Cochez cette case lorsque l'une des conditions suivantes est remplie :
              • L'outil Événements de changement est désactivé dans vos projets.
                OU
              • L'outil Événements de changement est activé dans vos projets, mais les postes d'ordre de changement de votre projet ne sont PAS associés à un poste d'événement de changement. 
        • Quantité d'unités des ordres de changement potentiels : cochez cette case pour inclure la quantité d'unités des OCP au contrat principal dans la vue du budget. Vous pouvez également cocher les champs suivants pour appliquer ces filtres :
          Remarque
          Dans Procore, les ordres de changement potentiels ne sont utilisés que lorsque l'outil Contrats principaux est configuré pour utiliser une structure d'ordres de changement à 2 ou 3 niveaux. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d'ordres de changement dans Project Financials ? et Configurer le nombre de niveaux d'ordres de changement des contrats principaux.
          • Statut. Pour filtrer les données de la colonne afin d'inclure uniquement les OCCP correspondant au(x) statut(s) sélectionné(s), cochez une ou plusieurs cases. Pour en savoir plus sur chaque statut, voir Créer un ordre de modification de contrat principal.
          • Portée. Pour filtrer les données de la colonne selon la portée de l'ordre de changement, cochez la case À déterminer, Dans la portée, Hors de la portée ou Aucune portée associée. Pour en savoir plus sur la portée, consultez  Créer un ordre de changement au contrat principal (OCCP).
      • Engagement
        • Par défaut, Ordres de changement indique la valeur du niveau le plus bas.
        • Le filtre « Aucune portée associée » doit être utilisé dans l'un des cas suivants :
          • Projets utilisant l'outil Événements de changement avec un poste d'ordre de changement non associé à un poste d'événement de changement
            OU
          • Projets pour lesquels l'outil Événements de changement est désactivé
        • Les options de « Portée » des ordres de changement proviennent de l'outil Événements de changement.
        • Cochez les cases Contrats de sous-traitance, Contrats de bon de commande ou Ordres de changement pour extraire les données de la colonne de l'outil Engagements du projet. Sélectionnez ensuite les filtres souhaités.
          Remarques :
      • Coûts directs
        Cochez la case Coût direct pour extraire les données de la colonne de l'outil Coût direct du projet.
        Remarques :
      • Facture du maître d'ouvrage
        Cochez la case Facture du maître d'ouvrage pour extraire les données de la colonne de la facture du maître d'ouvrage la plus récente d'un contrat principal. Vous pouvez sélectionner une source « nette » qui sont les valeurs de « Total achevé et entreposé à ce jour – Retenue de garantie actuellement retenue » et les valeurs de la source « Brut » qui sont les valeurs du « Total achevé et entreposé à ce jour ».
      • Coûts du projet ERP
        Cochez les cases Coûts du projet ERP à ce jour ou Engagement ERP facturé.
        Remarques :
        • Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP, vous pouvez appliquer ces options à votre vue du budget.
        • Si la vue est assignée à un projet non intégré à ERP, ces colonnes seront vides lors de l'affichage de la vue du budget dans l'outil Budget. 
      • Factures de sous-traitants
        Cochez les cases des factures de sous-traitants. Vous pouvez sélectionner une source « nette » qui correspond aux valeurs du « Total complété et entreposé à ce jour - Retenue de garantie actuelle » et les valeurs de la source « brute » qui correspondent aux valeurs du « Total complété et entreposé à ce jour ».
  3. Cliquez sur Créer pour enregistrer la nouvelle colonne source.

Modifier une colonne

  1. Dans la fenêtre Configurer les colonnes, cliquez sur la colonne Budget Standard, Calculé ou Source que vous souhaitez modifier.
  2. Lorsque les détails de la colonne apparaissent, cliquez sur Modifier. 
  3. Selon le type de colonne, vous pouvez mettre à jour les détails en fonction de vos besoins :
    • Colonnes de budget standard. Vous pouvez modifier le nom de la colonne.
    • Colonnes calculées. Vous pouvez modifier le nom, le format et les calculs de la colonne.
    • Colonnes source. Vous pouvez modifier le nom de la colonne, la source de la colonne et d'autres options avancées disponibles pour la sélection. 
       Conseil
      Vous pouvez également modifier les colonnes en mode Prévisualisation (voir l'étape suivante pour plus de détails). 
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Pour mettre à jour la colonne existante, cliquez sur Mettre à jour.
      OU
    • Pour conserver la colonne existante et enregistrer vos modifications en tant que nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer comme nouveau.

Supprimer une colonne

Vous pouvez supprimer toutes les colonnes que vous souhaitez définitivement retirer d'une vue du budget. Toutefois, si vous ne voulez pas qu'une colonne s'affiche, il est recommandé de masquer la colonne comme décrit à la sectionAfficher et masquer des colonnes.

  1. Dans la fenêtre Configurer les colonnes, mettez en surbrillance la colonne Budget standard, Calculé ou Source que vous souhaitez supprimer. 
    Remarque
    Lorsqu'une colonne est utilisée dans le calcul d'une autre colonne, il n'est pas possible de la supprimer. Un message d'avertissement s'affiche dans ce cas pour vous informer de toute condition existante vous empêchant d'effectuer la suppression. 
  2. Cliquez sur Supprimer. 
  3. Dans le message de confirmation qui s'affiche, cliquez sur Supprimer la colonne.

Finaliser la configuration des colonnes

La fenêtre Configuration des colonnes enregistre automatiquement le paramètre afficher/masquer et toute disposition que vous définissez pour les colonnes Budget standard, Calculé et Source. Lorsque vous êtes prêt(e) à fermer la fenêtre de configuration de la colonne, cliquez simplement sur le symbole de fermeture (x) dans l'angle supérieur droit. 

Prévisualiser une vue du budget

Après avoir fermé la fenêtre Configurer les colonnes, le système vous ramène à la fenêtre de la nouvelle vue du budget. Sous Configuration de la colonne, vous pouvez avoir une idée de l'apparence de votre vue du budget dans Procore en sélectionnant un projet dans la liste déroulante Prévisualisation avec le projet. 

Assigner une vue du budget aux projets

Après avoir prévisualisé votre vue du budget et déterminé qu'elle répond aux besoins de votre entreprise, vous pouvez lui assigner un ou plusieurs projets Procore.

    Cliquez sur la liste déroulante Affecter aux projets .

    assign-to-projects.png
  2. Cochez la case accolée à une ou plusieurs des options suivantes :
    1. Tous les projets sélectionnés : cette option affecte la nouvelle vue du budget de tous vos projets Procore. 
    2. Tous les projets qui utilisent les coûts directs ERP. Ceci assigne la nouvelle vue du budget aux projets utilisant la vue du budget Coûts directs ERP.
    3. Tous les projets utilisant les coûts directs Procore : cette option assigne la nouvelle vue du budget aux projets à l'aide de l'outil Coûts directs au niveau projet. 
    4. [Projets individuels]. Ceci assigne la nouvelle vue du budget uniquement aux projets que vous sélectionnez.
  3. Cliquez sur Terminé.