Créer la ventilation des coûts d'un contrat client à l'aide du budget du projet

Objectif

Créer des postes sur la ventilation des coûts (VDC) d'un contrat d'engagement en utilisant les postes du budget d'un projet.

Contexte

Après avoir finalisé le budget original de votre projet de construction dans l'outil Budget du projet, il est recommandé de verrouiller le budget. Une fois verrouillé, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour importer rapidement vos postes budgétaires dans la ventilation des coûts (VDC) de votre contrat principal. Grâce à cette action, chaque poste du budget du projet crée un poste dans la VDC du contrat. 

Éléments à prendre en compte

• Autorisations utilisateur requises :
  • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats client du projet.

    Remarque

    Pour empêcher les utilisateurs de Procore de consulter les données de votre contrat, configurez la fonction d'autorisations granulaires lors de l'application des modèles d'autorisation. Voir « Gérer les modèles d'autorisation de projet » et « Accorder des autorisations granulaires dans un modèle d'autorisation ».
• Informations supplémentaires :
  • Pour suivre les étapes ci-dessous, le contrat doit avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de l'autorisation utilisateur requise pour Modifier les contrats client peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus, qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?

    Remarque

    Si vous avez des postes entrants provenant de l'outil Budget du projet (voir Créer la ventilation des coûts à partir du budget du projet ci-dessous) et que les montants de ces postes sont inférieurs aux montants facturés pour ces postes dans un GC/Facture du client, facture de financement ou facture du maître d'ouvrage, un message d'erreur vous informe que les postes ne peuvent pas être importés à partir du budget du projet. 
• Restrictions :
  • Si vous avez créé plusieurs contrats client, sachez que vous pouvez importer des postes budgétaires dans la ventilation des coûts d'un contrat client. Cependant, vous n'avez PAS la possibilité de choisir les postes budgétaires que vous souhaitez importer. Pour en savoir plus, voir Existe-t-il des limitations du système lors de la création de plusieurs contrats client ?

Conditions préalables

• Créer le budget de votre projet. Voir Configurer un budget.
• Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.
• Créez un contrat client avec le statut « Ébauche ». Voir Créer des contrats clients.
• Assurez-vous que la ventilation des coûts est vide. Il est recommandé d'utiliser les étapes ci-dessous uniquement lorsque la ventilation des coûts ne comporte aucun (0) poste. 
• Définissez la méthode comptable du contrat. Voir « Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ? » et « Modifier l'onglet des paramètres avancés d'un contrat client ».

Procédure

1. Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
2. Recherchez le contrat à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
4. Sous le tableau Ventilation des coûts, cliquez sur Importer. Choisissez ensuite VDC depuis le budget dans le menu déroulant.
   
   
    
5. Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts depuis le budget ? », cliquez sur Importer. 
   • Si la VDC est vide, le message suivant apparaît.
     
     
   • Si la VDC comporte des postes existants, tous les postes existants seront remplacés par les postes du budget.
     
     
     Procore remplace tous les postes existants de la ventilation des coûts par les postes actuels du budget du projet. Cette opération peut prendre plusieurs minutes. Une fois l'importation terminée, une bannière VERTE apparaît pour indiquer que l'action a réussi et les postes apparaissent dans la ventilation des coûts.

Prochaines étapes

• Mettre à jour la ventilation des coûts d'un contrat client

Voir aussi

• Créer des contrats clients