Créer un PDF configurable d'une facture EG/client dans l'outil Contrats clients
Version limitée
L'outil Contrats clients est disponible en version limitée pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire de point de vue Procore pour les entreprises spécialisées. Pour en savoir plus, voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?Objectif
Créer un PDF personnalisé pour une facture EG/client en utilisant les options PDF configurables.
Contexte
Lorsque vous travaillez avec une facture EG/client dans Procore, l'onglet Détail et l'onglet PDF configurable de la facture affichent les postes correspondants. Dans l'onglet PDF configurable, vous pouvez personnaliser la façon dont les postes s'affichent sur une facture EG/client. Les fonctionnalités de cet onglet vous permettent de regrouper et de résumer les données de la facture comme vous le souhaitez avant de la présenter à l'EG.
Dans un PDF configurable, un groupe est un objet qui organise les postes de facture ensemble. Dans Procore, les groupes par défaut disponibles dans un PDF configurable sont : Sous-projet (si activé), Division, Code de coût et Type de coût. Vous pouvez également créer des groupes personnalisés contenant des éléments personnalisés pour ensuite appliquer ces éléments personnalisés à votre PDF.
Exemples
- Comment organiser un PDF configurable à l'aide d'un groupe par défaut
Supposons que votre équipe ait créé différents sous-projets dans un projet Procore pour représenter différentes phases du projet (voir « Ajouter un élément de segment de sous-projet à un projet Procore »). Dans cet exemple, vous souhaitez créer un PDF configurable dans lequel les postes de la facture EG/client sont regroupés par phase de projet. Si vous avez créé les noms de sous-projets « Phase 1 », « Phase 2 » et « Phase 3 », vous pouvez choisir « Sous-projet » dans la liste déroulante « Ajouter un groupe », puis placer tous les postes classés comme « Phase 1 », « Phase 2 » et « Phase 3 » dans des groupes distincts. - Comment organiser un PDF à l'aide d'un groupe personnalisé
Supposons que votre équipe utilise son propre système de codes de facturation personnalisés. Vous pouvez créer un groupe appelé « Groupe de facturation 1 » pour rassembler vos codes dans le fichier PDF configurable. Ensuite, dans le groupe, vous pouvez créer des éléments pour représenter vos codes de facturation (« Code de facturation A », « Code de facturation B », « Code de facturation C », par exemple). Une fois que le groupe et les codes sont créés, vous pouvez appliquer le groupe au PDF configurable, puis assigner les codes de facturation personnalisés aux différents postes de la facture.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet.
- Pour afficher un PDF configurable sur un contrat client, il faut disposer de l'autorisation « Lecture seule » dans l'outil Contrats clients.
- Informations supplémentaires :
- Vous pouvez exporter une copie PDF de l'onglet PDF configurable pour la partager avec l'EG. Voir Exporter un PDF configurable d'une facture EG/client à partir de l'outil Contrats clients.
- Vous pouvez envoyer par e-mail l'onglet Détail d'une facture. Pour en savoir plus, voir Envoyer par e-mail une facture EG/client à partir de l'outil Facturation proportionnelle.
Conditions préalables
- Créez un contrat client. Voir Créer des contrats clients.
- Ajoutez les postes de la VDC au contrat client. Voir Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat client.
- Vérifiez que toutes les parties au contrat client sont d'accord avant de définir son statut sur « Approuvé ». Voir Approuver un contrat client.
- Ajoutez une facture EG/client au contrat client. Voir Créer une facture EG/client pour un contrat client.
Procédure
Gérer les groupes personnalisés
Suivez ces étapes pour accéder à la fenêtre Gérer les groupes personnalisés.
- Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
- Recherchez le contrat client associé à la facture EG/client contenant le PDF configurable. Cliquez ensuite sur le lien Numéro.
- Cliquez sur l'onglet Factures.
- Recherchez la facture que vous souhaitez personnaliser dans la liste, puis cliquez sur Afficher.
- Cliquez sur l'onglet PDF configurable.
- Ouvrez la liste déroulante Ajouter un groupe.
- Sélectionnez l'un des groupes par défaut dans la liste.
- Facultatif : cliquez sur Gérer les groupes personnalisés.
- Dans la fenêtre Gérer les groupes personnalisés, passez aux étapes suivantes :
- Ajouter un nouveau groupe au menu Ajouter un groupe
- Ajouter des éléments à un groupe
Ajouter un nouveau groupe au menu Ajouter un groupe
Suivez ces étapes pour créer un groupe personnalisé afin qu'il apparaisse comme une option dans la liste déroulante « Ajouter un groupe » dans l'onglet PDF configurable.
- Dans la fenêtre Gérer les groupes personnalisés, cliquez sur Ajouter un groupe.
- Tapez une étiquette pour le groupe dans la zone Entrer le nom du groupe. Appuyez ensuite sur ENTRÉE. Ajoutez autant de groupes que vous le souhaitez.
Remarque
- Une fois que vous avez appuyé sur ENTRÉE, le système enregistre automatiquement le nom du groupe et l'ajoute en tant que sélection dans la liste déroulante Ajouter un groupe de l'onglet PDF configurable.
- Pour supprimer un groupe, cliquez sur le (x) à côté du nom du groupe. Le groupe sélectionné et tous les éléments associés à ce groupe seront définitivement supprimés.
- Passez à l'étape suivante.
Ajouter des éléments à un groupe
Suivez ces étapes pour ajouter des codes de facturation à un groupe personnalisé.
- Dans la fenêtre Ajouter des groupes personnalisés, recherchez le groupe auquel vous souhaitez ajouter des codes de facturation.
- Cliquez sur Ajouter un élément.
- Dans la zone Saisir le nom de l'élément, saisissez une étiquette pour le code. Appuyez ensuite sur ENTRÉE.
Remarque
- Ajoutez autant d'éléments que vous le souhaitez à chaque groupe.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Une bannière VERTE « Groupes enregistrés » apparaît en bas de la page. - Passez à l'étape suivante.
Assigner les postes de la facture à un élément d'un groupe
Après avoir créé les groupes et les éléments que vous souhaitez utiliser pour votre facture, vous pouvez commencer à organiser les postes afin qu'ils apparaissent comme vous le souhaitez.
- Cliquez sur l'onglet PDF configurable.
- Placez une coche à côté des postes de facture que vous souhaitez assigner à un élément personnalisé.
Remarque : Avec cette action, le libellé de la liste déroulante « Ajouter un groupe » est remplacé par « Modifier ». - Dans la liste déroulante Modifier, sélectionnez le groupe contenant les éléments personnalisés que vous souhaitez assigner aux postes de votre facture.
- Cliquez sur Enregistrer.
Conseils
- Tout poste de facture non assigné à un élément personnalisé dans un groupe apparaîtra dans une section intitulée « Non spécifié [Nom du groupe de facturation] ». Aucune option ne permet de supprimer cette convention de dénomination.
- Si vous ne souhaitez pas que « [Nom du groupe de facturation] non spécifié » apparaisse sur votre facture, il est recommandé d'ajouter un élément nommé « Aucun » ou « Autre » (ou un terme de votre choix) à votre groupe. Assignez ensuite les postes de votre facture à cet élément dans le groupe.