(Beta) Modifier des contrats clients

Dernière mise à jour
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Objectif

Modifier le contrat client d'un projet.

Contexte

Vous pouvez modifier un contrat client à tout moment. Pour protéger les données financières de vos contrats contre les ajouts, les mises à jour ou les suppressions accidentelles, seuls les utilisateurs disposant des « autorisations requises » peuvent modifier un contrat. De plus, le paramètre par défaut de Procore est d'empêcher les utilisateurs d'éditer la ventilation des coûts (VDC) d'un contrat client lorsque celui-ci est dans le statut « Approuvé ».

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet.
Informations supplémentaires :
- Le paramètre par défaut de Procore est d'empêcher tous les utilisateurs de modifier la VDC d'un contrat client lorsque celui-ci est dans le statut « Approuvé ». Par exemple, vous ne pouvez pas modifier une VDC sur un contrat client en statut Approuvé. C'est également le cas lorsque la VDC d'un ordre de changement au contrat client (OCCC) ou d'une facture EG a le statut Approuvé.
- Bien qu'il s'agisse d'un paramètre peu courant à activer, il est possible de configurer un contrat client pour que les utilisateurs disposant des autorisations requises puissent le modifier à tout moment. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre Activer la ventilation des coûts toujours modifiable ?

Conditions préalables

(Bêta) Créer des contrats clients

Procédure

Modifier un contrat client

Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
Recherchez le contrat à mettre à jour dans la liste.
Cliquez sur son lien Numéro pour l'ouvrir.
Cliquez sur le bouton Modifier le contrat.
Choisissez parmi ces options :

Modifier les informations du contrat

Mettez à jour les informations de base du contrat comme suit :

Remarques

Il n'y a pas de champs obligatoires lors de l'ajout des informations de base du contrat.
Si vous cliquez sur le bouton Créer sans avoir terminé la saisie des données, Procore enregistre le contrat client, vous inscrit comme créateur et passe automatiquement son statut sur Ébauche.

Numéroter
Pour numéroter votre ou vos contrats, choisissez parmi ces options :
- Si vous numérotez vos contrats en utilisant un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques dans cette case. Pour les contrats suivants, Procore applique automatiquement une numérotation consécutive par ordre croissant.
  Exemple
  
  Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive par ordre croissant de Procore :
  - Si le contrat précédent était 1, les contrats suivants seront 2, 3, et ainsi de suite.
  - Si le contrat précédent était PC-0001, les contrats suivants seront PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
  - Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les contrats suivants seront DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, et ainsi de suite.
- Si vous ne numérotez PAS vos contrats en utilisant la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat client. Pour ce faire, écrasez l'entrée existante dans la case Numéroter. Les numéros de contrat dupliqués ne sont PAS autorisés.
Entreprise sous-traitante
Sélectionnez le nom d'entreprise de l'entreprise générale du projet ou de son client dans la liste déroulante. Il s'agit de l'entreprise à laquelle appartient le projet de construction ou du client qui a engagé votre entreprise pour superviser les travaux du projet. Pour que l'option apparaisse dans la liste, voir « Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ».
Titre
Saisissez un nom descriptif pour le contrat.

Modifier les informations générales du contrat

Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :

Statut
Procore attribue automatiquement aux contrats le statut d'ébauche. Pour sélectionner un autre statut, choisissez l'une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent Ébauche, Envoyé pour appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé, ou Résilié.

Remarque
Pour créer des ordres de changement au contrat client (OCCC) et des factures EG, le statut de votre contrat client doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
Exécuté
Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement valable qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.
Retenue de garantie par défaut
Saisissez un nombre qui représentera le pourcentage servant de retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur de l'article, saisissez 10 %.
Sous-traitant
Sélectionnez le sous-traitant dans la liste déroulante éponyme. Il s'agit de l'entreprise que votre équipe a engagée pour effectuer le travail. Pour que l'option apparaisse dans la liste, voir « Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet ».
Architecte/ingénieur
Sélectionnez l'architecte ou l'ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'entreprise doit être enregistrée dans l'annuaire du projet.
Description
Entrez une description plus détaillée du contrat client. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte.

Modifier les privilèges d'accès du contrat

Par défaut, les contrats clients sont visibles pour tous les utilisateurs ayant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou plus sur l'outil Contrats clients du projet. Pour modifier les autorisations d'accès, procédez comme suit sur la carte « Accès au contrat » :

Facultatif : Déplacez le curseur Limiter la visibilité de ce contrat aux seuls administrateurs du projet et sélectionner les utilisateurs non-admin vers la gauche ou la droite pour activer ou désactiver la restriction. Par défaut, Procore active ce paramètre.
Remarques
- Le curseur est BLEU lorsque les restrictions sont activées.
- Le curseur est GRIS lorsque les restrictions sont désactivées.
Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs disposant des autorisation de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Contrats clients du projet d'accéder au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour les utilisateurs non-admin. Pour que l'option apparaisse dans la liste, l'utilisateur doit disposer d'un profil dans l'annuaire du projet.
Facultatif : Pour permettre aux utilisateurs de la liste « Accès pour les utilisateurs non-admin » d'afficher la ventilation des coûts, cochez la case Autoriser ces utilisateurs non administrateurs à afficher les éléments de la ventilation des coûts..

Modifier les dates du contrat

Pour mettre à jour le contrat client avec les dates importantes, procédez comme suit :

Remarque

L'administrateur Procore de votre entreprise gère les dates qui apparaissent dans la section « Dates du contrat » à l'aide de la fonctionnalité des ensembles de champs configurables. Pour plus de détails, voir « Quels champs de l'outil Contrats clients peuvent être configurés comme obligatoires, optionnels ou masqués ? »

Date de début
Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
Date d'achèvement approximative
Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
Date d'achèvement substantiel
Sélectionnez la date d'achèvement substantiel du projet de construction dans les paramètres du calendrier.

Conseil
Si le champ « Date d'achèvement substantielle » est disponible sur votre projet, gardez à l'esprit que Procore met automatiquement à jour la « Date d'achèvement substantielle » pour qu'elle corresponde à la « Date d'achèvement substantielle révisée » de chaque ordre de changement au contrat client (OCCC) lorsque chaque ordre de changement est « Approuvé »
Date d'achèvement réelle
Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
Date du contrat
Sélectionnez la date du contrat dans les paramètres du calendrier.
Date de réception du contrat signé
Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de réception du contrat signé représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
Date d'exécution
Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d'exécution représente la date à laquelle l'accord a été signé par les représentants autorisés de toutes les parties contractantes.
Date d'émission
Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d'émission représente la date à laquelle l'accord contractuel a été délivré aux deux parties.
Date de retour
Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de retour représente la date à laquelle le contrat a été retourné.
Date de la lettre d'intention
Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
Date de la lettre d'approbation
Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans le contrôle du calendrier.
Date de résiliation du contrat
Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de résiliation de contrat est la date, indiquée dans le contrat principal, où toutes les parties ont satisfait à toutes les obligations et conditions contractuelles.
Date de livraison
Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier.

Modifier les inclusions et les exclusions du contrat

Les inclusions et exclusions du contrat varient d'un projet à l'autre. Toutefois, il est question de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix et la portée des travaux du contrat. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, suivez ces étapes :

Inclusions
Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d'outils de formatage à votre texte.
Exclusions
Ajoutez les exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer des options de la barre d'outils de formatage à votre texte.

Modifier la méthode comptable du contrat

Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur la VDC du contrat à tout moment, tant que le statut du contrat n'est PAS « Approuvé ».

Remarque

Votre équipe de projet peut choisir d'activer un paramètre de contrat, lequel permet aux utilisateurs disposant des autorisations pour modifier la VDC d'apporter des changements à la VDC à tout moment. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable ? »

Ajout de postes dans la ventilation des coûts du contrat client

Pour ajouter manuellement des postes à la VDC du contrat client :

Choisissez parmi ces options :
- Si la VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n'avez pas encore de postes ».
  OU
- Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
  Procore crée de nouveaux postes en commençant par le numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans l'ordre numérique.
Attribuez un code budgétaire pour le nouveau poste. Ces options s'offrent à vous :
- Pour attribuer au poste un code budgétaire existant, commencez par saisir un code dans la case Rechercher et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
  OU
- Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire. Ensuite, sélectionnez les éléments de segment pertinents dans la ou les listes déroulantes de manière à correspondre aux exigences du schéma de code budgétaire de votre projet. Enfin, cliquez sur Créer.
Selon la méthode comptable utilisée, suivez les étapes adaptées pour ajouter un poste :
- Pour un contrat basé sur le montant :
  Une VDC basée sur le montant requiert la saisie de ces données :
  - Code budgétaire
    Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
  - Description
    Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
  - Montant
    Saisissez le montant total du poste.
  - Facturé à ce jour
    À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour.
  - Montant restant
    À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
- Pour un contrat basé sur les unités/quantités :
  Une VDC basée sur les unités/quantités requiert la saisie de ces données :
  - Code budgétaire
    Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
  - Description
    Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
  - Qté
    Saisissez le nombre d'unités.
  - UdM
    Sélectionnez l'unité de mesure (UdM) dans la liste. Voir « Quelles unités de mesure figurent sur la liste principale de Procore ? » et « Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure ».
  - Coût unitaire
    Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre de saisir la valeur spécifique requise pour calculer une tarification précise.
    
    Exemple
    Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
  - Montant
    Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
  - Facturé à ce jour
    À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant déjà facturé à ce jour.
  - Montant restant
    À l'avenir, lorsque vous créerez des factures, cette colonne indiquera automatiquement le montant qui n'a PAS encore été facturé à ce jour.
Facultatif : Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer.
Procore enregistre les postes sur la VDC du contrat.

Importation de postes dans la ventilation des coûts du contrat client à partir d'un fichier CSV

Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer une VDC depuis un fichier CSV.
Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV et choisissez l'une de ces options :
- Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
  OU
- Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données des postes existants du budget de votre projet.
  Remarque
  - Procore télécharge un fichier modèle au format CSV à l'emplacement de téléchargement de fichiers de votre navigateur Web.
  - Le nom du fichier est : Modèle de la VDC du contrat client.csv
Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
Saisissez les données que vous souhaitez charger directement dans le modèle.

Important
Ne PAS modifier ou réorganiser les en-têtes de colonne dans le fichier modèle.
Après avoir saisi les données relatives aux postes, veillez à enregistrer les mises à jour de votre fichier au format « Comma Separated Values » (Valeurs séparées par des virgules).
Rendez-vous à nouveau sur Procore. Dans la section « Fichier CSV », choisissez l'une de ces options :
- Cliquez sur Charger un fichier.
  OU
- Effectuez un glissé-déposé pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « Fichier CSV ».
Choisissez l'une de ces options :
- Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle.
  OU
- Remplacer les postes existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat client et les remplacer par les données de votre modèle.
Cliquez sur Importer.

Modifier la ventilation des coûts du contrat

Vous disposez de plusieurs options pour modifier la VDC d'un contrat :

Modifier un poste
Ajouter et supprimer des postes
Réorganiser les postes

Modifier un poste

Vous pouvez modifier un poste existant à l'aide de la fonction de modification en ligne. Il suffit de cliquer sur l'une des cellules de données et de remplacer le contenu existant.

Ajouter et supprimer des postes

Accédez à l'outil Contrats clients.
Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
Cliquez sur le points de suspension verticaux (⋮). Choisissez ensuite l'une des options suivantes :
- Ajouter au-dessus. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste au-dessus du poste actuel. Les postes ajoutés sont enregistrés dans l'onglet Historique des changements du contrat.
- Ajouter au-dessous. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste au-dessous du poste actuel. Les postes ajoutés sont enregistrés dans l'onglet Historique des changements du contrat.
- Supprimer. Sélectionnez cette option pour supprimer le poste actuel. Les postes supprimés sont enregistrés dans l'onglet Historique des changements du contrat.
Cliquez sur Enregistrer.

Réorganiser les postes

Pour déplacer un poste en tête de liste, cliquez sur la cellule que vous souhaitez déplacer. Tapez ensuite « 1 » dans la liste. La ligne sélectionnée est ainsi déplacée en tête de liste et tous les postes existants sont remis dans l'ordre croissant.

Modifier les pièces jointes du contrat

Vous pouvez ajouter ou supprimer des pièces jointes à partir d'un contrat client. Vous pouvez ajouter et supprimer des pièces jointes lorsque le contrat a un statut quelconque.

Ajouter des pièces jointes

Pour ajouter des pièces jointes à un contrat client :

Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
Cliquez sur Joindre des fichiers.
Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l'emplacement où sont stockés les fichiers à charger. Les options suivantes s'offrent à vous :
- Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir l'explorateur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir.
- Photos. Si l'outil Photos est actif sur le projet, choisissez l'emplacement dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
- Plans. Si l'outil Plans est actif sur le projet, choisissez le secteur dans la liste Sélectionner le secteur, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
- Formulaires. Si l'outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner le modèle, puis recherchez le ou les fichiers à charger.
- Documents. Si l'outil Documents est actif sur le projet, rendez-vous sur le dossier où le ou les fichiers à charger sont stockés, puis mettez-les en surbrillance.
Cliquez sur Joindre.

Un indicateur de progression vous indique le statut d'avancement du chargement.
Cliquez sur l'icône (X) Fermer de la boîte de dialogue Joindre des fichiers.

Supprimer des pièces jointes

Pour supprimer une pièce jointe :

Sur la carte Pièces jointes, cliquez sur Modifier.
Cliquez sur le (x) du fichier que vous souhaitez supprimer.
Sur la carte Pièces jointes, cliquez sur Enregistrer.

En version bêta

Version limitée