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Procore

Créer et lier une DDR, un événement de changement ou un autre élément de correspondance à un élément de correspondance existant

Objectif

Créer et lier une DDR, un événement de changement ou tout autre élément de correspondance à un élément de correspondance existant.

Contexte 

Les éléments de correspondance sont souvent utilisés comme processus opérationnels précurseurs d'une DDR, d'un événement de changement ou d'un autre type de correspondance. Un exemple courant est celui où un ADR (Avis de retard) est approuvé et converti en PDD (Prolongation de délai) pour prolonger la durée du projet. L'action Créer et lier les éléments de correspondance permet aux utilisateurs de créer rapidement de nouveaux éléments, de reporter toutes les informations essentielles et les pièces jointes de l'élément de correspondance d'origine, puis de lier les éléments afin que les utilisateurs puissent facilement référencer l'événement d'origine ainsi que tout autre processus commercial lié à un élément de correspondance individuel.

Éléments à prendre en compte 

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisation de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Correspondance du projet.

Procédure  

  1. Accédez à l'outil Correspondance de votre projet.
  2. Dans la vue Éléments, localisez la correspondance dans la liste.
  3. Ouvrez la correspondance en cliquant sur le lien Numéro ou Objet. 
  4. Cliquez sur Créer et lier et sélectionnez l'option DDR, Événement de changement ou un autre élément de correspondance dans le menu déroulant.
  5. Sous la rubrique Informations générales, vous pouvez conserver les champs préremplis ou les ajouter/modifier comme vous le souhaitez.
  6. Si vous avez créé une DDR, choisissez l'une de ces options :
    • Si vous ne souhaitez pas publier la DDR (si vous n'êtes PAS prêt à l'envoyer aux destinataires par courrier électronique), cliquez sur Créer comme ébauche. Ceci permet d'enregistrer la DDR dans l'état Ébauche dans l'affichage Liste.
      OU
      Si vous souhaitez envoyer la demande de renseignements aux destinataires par courrier électronique, cliquez sur Créer comme ouvert. Ceci permet d'enregistrer la DDR dans le statut Ouvert dans l'affichage Liste.
    • Si vous avez créé un événement de changement, cliquez sur Enregistrer. Ceci permet d'enregistrer l'événement de changement avec le statut Ouvert dans la vue Liste.
    • Si vous avez créé un autre type de correspondance, choisissez l'une de ces options :
      • Si vous ne souhaitez pas envoyer l'élément de correspondance (c'est-à-dire si vous n'êtes PAS prêt à l'envoyer aux destinataires d'e-mail), cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Ceci permet d'enregistrer l'élément de correspondance avec le statut Ébauche dans la vue Liste.
        OU
        Si vous souhaitez envoyer la correspondance aux destinataires d'e-mail, cliquez sur Créer et envoyer. Ceci permet d'enregistrer l'élément de correspondance avec le statut Ouvert dans la vue Liste.