Créer et lier une DDR, un événement de changement ou un autre élément de correspondance à un élément de correspondance existant
Objectif
Pour créer et lier une DDR, un événement de changement, ou un nouveau document de correspondance à un document de correspondance existant.
Contexte
Les documents de correspondance sont souvent utilisés comme processus métier précurseurs d'une DDR, d'un événement de changement ou d'un autre type de correspondance. Un exemple courant est celui d'un avis de retard (AR) approuvé et converti en une prolongation du délai (PDD) pour prolonger la durée du projet. L'action Créer et lier sur les documents de correspondance permet aux utilisateurs de créer rapidement de nouveaux documents, de reporter toutes les informations et pièces jointes essentielles du document de correspondance d'origine, puis de lier les éléments afin que les utilisateurs puissent facilement faire référence à l'événement d'origine ainsi qu'à tout autre processus métier lié à un document de correspondance individuel.
Éléments à considérer
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour créer et lier une DDR en ébauche :
- Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l'élément source avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Standard » ou supérieur dans l'outil DDR du projet.
- Pour créer et lier une DDR « ouverte » ou « fermée » :
- Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance de l'élément source avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet.
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l'élément source avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Standard » dans l'outil DDR du projet avec l'autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » activée dans votre modèle d'autorisation.
- Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance de l'élément source avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet.
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- Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance de l'élément source et autorisations de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Événements de changement.
- Pour créer et lier un document de correspondance :
- Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l'élément source et autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance du nouvel élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l'élément source et autorisations de niveau « Standard » ou supérieur sur le type de correspondance du nouvel élément.
- Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l'élément source et autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance du nouvel élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.
- Pour créer et lier une DDR en ébauche :
Procédure
- Créer et lier une DDR
- Créer et lier un événement de changement
- Créer et lier un document de correspondance
Créer et lier une DDR
- Naviguez vers l'outil Correspondance du projet.
- Cliquez sur l'onglet Liste.
- Cliquez sur le numéro à côté du document de correspondance auquel vous souhaitez créer et lier une DDR.
- Cliquez sur Créer et lier et sélectionnez DDR.
Vous êtes redirigé vers la page Nouvelle DDR .
Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :- Le champ Lieu correspond au champ Lieu du document de correspondance source.
- Le champ Question correspond au champ Description du document de correspondance source.
- Pièces jointes comprend les pièces jointes qui ont été téléchargées vers le document de correspondance source (à l'exclusion des pièces jointes ajoutées à toute réponse dans la section Activité du document de correspondance).
- Facultatif : Mettez à jour les informations des champs Lieu, Question et Pièces jointes si nécessaire.
- Terminez la création de la DDR. Voir Créer une DDR pour plus d'informations.
Une fois la DDR créée, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers la DDR.
Créer et lier un événement de changement
- Naviguez vers l'outil Correspondance du projet.
- Cliquez sur l'onglet Liste.
- Cliquez sur le numéro à côté de l'élément de correspondance auquel vous souhaitez créer et lier un événement de changement.
- Cliquez sur Créer et lier et sélectionnez Événement de changement.
Vous êtes redirigé vers la page Nouvel événement de changement .
Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :- Le champ Origine comprend les champs Numéro et Objet du document de correspondance source.
- Le champ Titre correspond au champ Objet de l'élément du document de correspondance source.
- Le champ Description correspond au champ Description du document de correspondance source.
- Pièces jointes comprend les pièces jointes qui ont été téléchargées vers le document de correspondance source (à l'exclusion des pièces jointes ajoutées à toute réponse dans la section Activité du document de correspondance).
- Facultatif : mettez à jour les informations des champs Origine, Titre, Description et Pièces jointes si nécessaire.
- Terminez la création de l'événement de changement. Voir Créer un événement de changement pour plus d'informations.
Une fois l'événement de changement créé, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers l'événement de changement.
Créer et lier un document de correspondance
- Naviguez vers l'outil Correspondance du projet.
- Cliquez sur l'onglet Liste.
- Cliquez sur le numéro à côté du document de correspondance que vous voulez créer et auquel vous voulez lier un autre document de correspondance.
- Cliquez sur Créer & Lier et sélectionnez le type de correspondance que vous souhaitez utiliser.
Vous êtes redirigé vers la page Nouveau [Type de correspondance].
Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :- Le champ Objet correspond au champ Objet du document de correspondance source.
- Le champ Personnes assignées correspond au champ Personnes assignées du document de correspondance source.
- Le champ Lieu correspond au champ Lieu du document de correspondance source.
- Le champ Reçu de correspond au champ Reçu du document de correspondance source.
- Le champ Distribution correspond au champ Distribution du document de correspondance source.
- Le champ Description correspond au champ Description du document de correspondance source.
Remarque
Si le type de correspondance utilisé pour le nouveau document de correspondance a une description par défaut configurée (voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance), la description du nouveau document de correspondance correspondra à la description par défaut du type de correspondance au lieu de la description du document de correspondance source. - Les pièces jointes chargées dans l'élément de correspondance source sont incluses en tant que pièces jointes à cette nouvelle correspondance. Cependant, les pièces jointes ajoutées aux réponses dans la section Activité du document de correspondance source ne sont pas incluses. Le maximum de pièces jointes pour chaque élément de correspondance est de 2 500 fichiers joints.
Remarque
Si les mêmes champs personnalisés ont été ajoutés aux ensembles de champs configurables pour les types de correspondance utilisés pour le document de correspondance source et le nouveau document de correspondance (ou si les documents de correspondance utilisent le même ensemble de champs configurables avec des champs personnalisés), les champs personnalisés et leurs données du document de correspondance source seront ajoutés au nouveau document de correspondance.
- Facultatif : mettez à jour les informations des champs Objet, Personnes assignées, Lieu, Reçu de, Distribution, Description et Pièces jointes si nécessaire.
- Terminez la création du document de correspondance. Voir Créer un document de correspondance pour plus d'informations.
Une fois le nouveau document de correspondance créé, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers le nouveau document de correspondance. La section Liens est également ajoutée au nouveau document de correspondance avec un lien vers la correspondance source.