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Procore

(Héritage) Créer un événement de changement

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Procore a commencé une publication progressive de la nouvelle vue de liste des événements de changement. Si votre projet a été mis à jour pour utiliser la nouvelle vue, vous n'utiliserez plus les étapes de ce tutoriel. À la place, consultez Créer des événements de changement . Pour en savoir plus sur la version par étapes, consultez Événements de changement : vue de liste des événements de changement modernisée .

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Objectif

Créer un événement de changement à l'aide de l'outil Événements de changement du projet.

Contexte

Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée originale d'un projet de construction. Il peut s'agir de n'importe quel événement affectant la portée des travaux à réaliser, entraînant une modification du planning du projet ou des coûts imprévus. Il permet aux membres de l'équipe de votre projet et aux parties prenantes de se préparer à un changement de coût avant qu'il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus d'ordre de changement. Voici quelques exemples :

  • Réponse à une demande de propriétaire
  • Prise en compte d'un défaut de conception
  • Résoudre un problème imprévu dû à un document ou un cahier des charges imprécis
Exemple 2 : créer un événement de changement pour documenter un forfait

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à un forfait. L'objectif d'un forfait est de récupérer les dépenses imprévues engagées lors de l'exécution des actions correctives qu'une partie était contractuellement tenue d'exécuter.

Pour être certain(e) d'avoir entièrement documenté les conditions ayant entraîné la somme à déduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les déductions de cette manière incluent :

  • Réparation d'un élément que le sous-traitant a endommagé
  • Nettoyage d'une zone que le sous-traitant était obligé de nettoyer 
  • Remplacement des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant
  • Réinstallation d'une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant 
  • Mise en conformité d'une question négligée vis-à-vis des règles de sécurité 
  • Fourniture de frais de location et d'utilisation d'équipements imprévus

L'outil Événements de changement de Procore vous permet de créer un événement de changement pour enregistrer la raison d'un changement dans un projet de construction. Ces événements préparent également les membres de l'équipe du projet et les parties prenantes aux coûts potentiels associés à l'événement de changement. Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez envoyer une demande de devis (DDD) à vos sous-traitants. Ces derniers peuvent alors répondre aux appels d'offres (ou un entrepreneur général peut saisir une réponse à un appel d'offres au nom du sous-traitant). La réponse à l'appel d'offres comprend toute la documentation requise relative au coût potentiel de l'événement de changement et à son impact sur le planning. Après révision des réponses aux demandes de devis de votre sous-traitant, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour procéder à la création d'un ordre de changement potentiel (OCP).

Éléments à prendre en compte

Procédure

Créer un événement de changement

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Cliquez sur + Créer.
    create-timesheet.png
  3. Sous Informations générales, saisissez les informations suivantes :
    • Origine : Sélectionnez l'un des outils de projet pour lier l'élément à l'origine de l'événement de changement. Voir Quels outils Procore puis-je utiliser pour créer un événement de changement ?
    • Nº d'événement de changement : Procore assigne automatiquement des numéros aux événements de changement par ordre croissant.
      Remarque
      • Le schéma de numérotation par défaut est 001, 002, 003, etc.
      • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation pour les événements de changement de votre projet à tout moment en tapant un schéma de numérotation alphanumérique sur la valeur par défaut. Par exemple, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Après avoir personnalisé le schéma de numérotation, Procore utilise votre nouveau schéma pour assigner des numéros aux nouveaux événements de changement.
    • Titre : Entrez un titre descriptif pour l'événement de changement.
    • Statut : Sélectionnez un statut pour l'événement de changement dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les statuts par défaut de Procore, voir Quels sont les statuts par défaut des événements de changement dans Procore ?. Votre Administrateur Procore peut également personnaliser les options de cette liste. Voir Personnaliser les statuts des événements de changement.
    • Portée : Sélectionnez l'une des options de portée disponibles dans la liste : Dans la portée, Hors portée ou À déterminer. Voir Quelles sont les options de portée par défaut pour les événements de changement dans Procore ?
    • Type : Sélectionnez À déterminer, Allocation, Contingence, Changement par le maître d'ouvrage ou Transfert pour indiquer le type de coût auquel vous vous préparez. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Motif du changement : Sélectionnez un motif pour le changement dans le menu déroulant. Voir Définir les configurations par défaut de la gestion des changements.
    • Description : Décrivez l'événement pouvant entraîner un changement de coûts.
    • Pièces jointes : Joignez tous les fichiers pertinents.
    • Contrat principal (pour les estimations de marge) : Sélectionnez un contrat principal pour indiquer quels paramètres d'annotation du contrat principal doivent être utilisés pour calculer l'annotation sur les ODG approximatifs. Ce champ indiquera par défaut le contrat principal portant le numéro le plus bas.
  4. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des postes à votre demande de changement dès à présent, suivez la procédure décrite à la section Ajouter des postes d'événement de changement.
  5. Cliquez sur Créer. 

Ajouter des postes d'événement de changement

 Conseil
Saviez-vous qu'un utilisateur disposant des paramètres « Admin » sur l'outil Événements de changement peut activer et désactiver les paramètres « Affichage des colonnes » de l'outil Événements de changement ? Pour de meilleurs résultats, les paramètres d'affichage des colonnes de votre projet doivent être déterminés au début d'un projet. Pour en savoir plus, voir Comment fonctionnent les paramètres d'affichage des colonnes de l'outil Événements de changement ?
  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur l'onglet Détails. Recherchez ensuite l'événement de changement à mettre à jour et cliquez sur Modifier.
      edit-change-event.png
      OU
    • Suivez les étapes décrites dans la section Créer un événement de changement.
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Pour ajouter un poste, cliquez sur Ajouter une ligne.
      OU
    • Pour ajouter des postes par lot à partir des postes de tous les engagements du projet à l'état « Approuvé », cliquez sur Ajouter des lignes pour tous les engagements.
  4. Complétez la saisie des données des postes comme suit :
    create-budget-code.png  
     Conseil

    Vous pouvez regrouper des postes d'événement de changement tout en modifiant un événement de changement en cliquant sur Ajouter un groupe en haut de l'additionneur de poste. Vous pouvez regrouper les postes selon les critères suivants :

    Sous-projet Type de coût Code de coût
    • Code de coût Niveau 1
    • Code de coût Niveau 2
    • Code de coût Niveau 3
    • Code de coût Niveau 4
    • Code de coût Niveau 5
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? 
    • Description
      Saisissez une description pour le poste. 
    • Fournisseur
      Sélectionnez le nom de l'entreprise du fournisseur dans le menu déroulant. Voir Ajouter une entreprise à l'annuaire du projet.
    • Contrat
      Sélectionnez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance concerné dans le menu déroulant. Voir Créer un engagement.
    • Qté
      Entrez une valeur numérique dans cette case pour indiquer le nombre d'unités qui correspondent à l'unité de mesure que vous indiquez.
    • UdM
      Sélectionnez une unité de mesure dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les sélections par défaut de cette liste, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore ? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.
    • Coût unitaire
      Saisissez le coût monétaire dans cette case pour indiquer le coût par unité de mesure.
    • ODG approximatif des coûts
      Saisissez une estimation numérique de l'ordre de grandeur (ODG) approximatif des coûts. Cette entrée n'a AUCUN impact financier sur les valeurs des autres outils Procore. Vous pouvez ajouter l'ODG approximatif au budget en suivant les étapes de la section Ajouter des colonnes source ODG approximatif de coût, DDD et coût sans engagement à la vue du budget.
       Notes
      • Si vous utilisez les améliorations pour les données financières basées sur les unités, cette colonne inclut les modifications d'unité pour UdM dans ODG approximatif des revenus et ODG approximatif des coûts.
      • Si vous suivez cette procédure pour afficher la valeur de l'ODG approximatif dans le budget et que le poste d'événement de changement ne comporte aucun coût, vous devez remettre à zéro (0) l'ODG approximatif pour le supprimer du budget.
       
  5. Cliquez sur Mettre à jour.

Remarque : si la combinaison de sous-projet, code de coût et type de coût n'est pas budgétée, une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous demander de confirmer l'ajout de ces postes au budget. Si vous sélectionnez OK, ces postes sont directement ajoutés au budget avec un « ? » à côté de chaque poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.