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Procore

Modifier un élément de correspondance

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Objectif

Pour modifier un document de correspondance.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour modifier tout document de correspondance :
      • Autorisations de niveau « Admin » sur le type de correspondance.
    • Pour modifier une « ébauche » de document de correspondance que vous avez créé :
      • Autorisations de niveau « Standard » sur le type de correspondance.
        OU
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.
    • Pour modifier un document de correspondance « ouvert » que vous avez créé :
  • Informations supplémentaires :

Procédure

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur Modifier à côté de l'élément de correspondance que vous souhaitez modifier.
  3. Modifiez les informations générales de la tâche en cliquant dans les champs suivants :
    Remarque : un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Numéro : il s'agit du numéro unique permettant d'identifier ce document de correspondance. Le préfixe et le numéro s'affichent pour la correspondance dans la vue de liste, lorsqu'ils sont liés à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre lieu où le document de correspondance est répertorié.
    • *Statut : sélectionnez le statut approprié pour votre envoi de correspondance :
      Remarque : vous ne pouvez pas sélectionner le statut « Ébauche » lors de la modification d'un élément de correspondance.
      • Fermé : la correspondance a été fermée.
      • Ouvert : la correspondance est ouverte.
      • Statut personnalisé : les statuts personnalisés précédemment créés pour le type de correspondance peuvent être sélectionnés lors de la modification des éléments de correspondance. Voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance.
    • Objet : l'objet est un titre du document de correspondance qui s'affichera dans la correspondance dans la vue de liste, lorsqu'il est lié à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre endroit où le document de correspondance est répertorié.
    • Privé(e) : sélectionnez Privé(e)  pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées sont visibles uniquement par le créateur de la correspondance, l'utilisateur répertorié dans Reçu de, les utilisateurs répertoriés dans Personnes assignées, les utilisateurs répertoriés dans Distribution et les utilisateurs des autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Annuaire au niveau entreprise ou projet.
      Remarque
      • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'élément peuvent également consulter les éléments privés si l'autorisation granulaire « Afficher les éléments privés accessibles aux utilisateurs au sein d'une même entreprise » est activée pour le type de correspondance générale.
      • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les éléments de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » au niveau entreprise ou projet, garantissant ainsi qu'ils ne pourront pas afficher les éléments privés ni y répondre à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans la correspondance. (Si votre entreprise est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut.)
      • Vous pouvez toujours voir qui dispose des autorisations pour accéder aux éléments privés via l'onglet « Autorisations » lors de l'affichage d'un élément de correspondance.
    • Personnes assignées : attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l'équipe du projet parmi les utilisateurs du l'annuaire. Ajoutez à la liste de distribution des utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur. En fonction du niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.
    • Date d'échéance : saisissez ou sélectionnez dans le calendrier une date d'échéance de la réponse.
    • Reçu de : semblable à « CC » dans les e-mails, ajoutez des personnes qui ne sont pas directement responsables, mais qui doivent être informées de cette correspondance générale. Ajoutez des utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur à la liste de distribution. En fonction du niveau des autorisations de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.
    • Membre de distribution : ajoutez les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution. Selon le niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.
    • *Impact sur le planning : indiquez si l'objet de ce document de correspondance affecte ou affectera le planning.
      • « Oui » : le planning est impacté de manière connue. 
      • « Oui (inconnu) » : Oui, le planning est impacté mais les détails ou l'étendue de l'impact ne sont pas encore connus. 
      • « Non » : le planning n'est pas affecté.
      • « À déterminer » : à déterminer. Vous ne savez pas si le planning sera impacté ou non. 
      • « N/A » : le planning n'est pas pertinent pour cet envoi de correspondance. 
    • Sous-projet : sélectionnez un sous-projet à connecter à l'élément de correspondance. 
    • Code de coût : sélectionnez un code de coût à assigner à l'élément de correspondance. 
    • Métiers : sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'élément de correspondance.
    • Lieu : sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante. 
      Remarque : si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil ), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste. 
    • Correspondance d'origine : sélectionnez un document de correspondance existant à lier à ce nouveau document de correspondance. Les sections Liens des deux documents de correspondance comprendront des liens entre eux après la création de ce document de correspondance.
    • DDR source : sélectionnez une DDR existante à lier à ce nouveau document de correspondance. La section Liens de ce document de correspondance comprendra un lien vers la DDR après la création de ce document de correspondance.
    • Description : fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.
    • Pièces jointes : joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication sur cette correspondance générale. Le maximum de pièces jointes pour chaque élément de correspondance est de 2 500 fichiers. Les pièces jointes incluses dans l'élément Réponses à la correspondance ne sont pas comptabilisées dans ce maximum. 
    • Tâches planifiées : recherchez et sélectionnez une ou plusieurs tâches planifiées dans le planning du projet à associer au document de correspondance.
  4. Cliquez sur Enregistrer.