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Procore

Modifier un élément de correspondance

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Objectif

Pour modifier un document de correspondance.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour modifier tout document de correspondance :
      • Autorisations de niveau « Admin » sur le type de correspondance.
    • Pour modifier une « ébauche » de document de correspondance que vous avez créé :
      • Autorisations de niveau « Standard » sur le type de correspondance.
        OU
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'élément avec l'autorisation granulaire « Créer un élément » activée dans votre modèle d'autorisation.
    • Pour modifier un document de correspondance « ouvert » que vous avez créé :
  • Informations supplémentaires :
    • Si l’on a demandé à Procore d’activer le paramètre « Non modifiable » au niveau entreprise, seuls les éléments de correspondance « Ébauche » sont modifiables, quelles que soient les autorisations de l’utilisateur. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément . 
    • Si vous avez été assigné ou associé à un document de correspondance et que vous souhaitez ajouter une réponse à ce document, voir Répondre à un document de correspondance.
    • Si un flux de travail est appliqué à l’élément et que l’élément est émis, les champs suivants sont automatiquement remplis avec les informations du flux de travail : Statut, Date d’échéance, Personnes assignées et Membre de la distribution. De plus, le bouton « Publier une réponse et modifier le statut » n’est plus disponible à moins que les « réponses » ne soient activées dans l’ensemble de champs. 
    • Informations de notification par e-mail :  
      • La modification d'un élément de correspondance « Ouvert » entraîne l'envoi d'une notification par e-mail au créateur de l'élément et à toute personne renseignée dans les champs « Personne assignée », « Membre de la distribution » ou « Reçu de », si un administrateur a activé les notifications par e-mail « Élément mis à jour » pour la correspondance. tapez. 
      • Des notifications par e-mail sont envoyées pour tous les éléments de correspondance jusqu'à ce que leur statut passe à « Fermé ». 
      • Voir Qui reçoit les e-mails de documents de correspondance et les notifications push ? pour plus de détails. 

Procédure

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet. 
  2. Cliquez sur Modifier à côté de l’élément de correspondance que vous souhaitez modifier. Si vous recherchez plusieurs documents, consultez les conseils pour la modification par lot. 
    Note: S’il n’y a pas de bouton « Modifier », il a été demandé à Procore d’activer le paramètre « Non modifiable » au niveau entreprise afin de garantir la fiabilité des enregistrements de communication pour tous les éléments « Ouvert » et « Fermé » dans l’outil Correspondance. Envisagez plutôt de créer et de lier un nouvel élément . 
  3. Modifiez les informations générales de la tâche en cliquant dans les champs suivants :
    Remarque : un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Numéro : il s'agit du numéro unique permettant d'identifier ce document de correspondance. Le préfixe et le numéro s'affichent pour la correspondance dans la vue de liste, lorsqu'ils sont liés à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre lieu où le document de correspondance est répertorié.
    • *Statut : sélectionnez le statut approprié pour votre document de correspondance :
      Note: Si un flux de travail est appliqué, le statut est déterminé par le flux de travail et n’est pas modifiable. 
      • Fermé : la correspondance a été fermée.
      • Ouvert : la correspondance est ouverte.
      • Statut personnalisé : les statuts personnalisés précédemment créés pour le type de correspondance peuvent être sélectionnés lors de la modification des éléments de correspondance. Voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance.
    • Objet : l'objet est un titre du document de correspondance qui s'affichera dans la correspondance dans la vue de liste, lorsqu'il est lié à d'autres outils, ainsi qu'à tout autre endroit où le document de correspondance est répertorié.
    • Privé: Sélectionnez Privé pour rendre la correspondance privée. Les correspondances privées ne sont visibles que par le créateur de la correspondance, l’utilisateur répertorié dans « Reçu de », les utilisateurs répertoriés dans « Personnes assignées », les utilisateurs répertoriés dans « Distribution » et les utilisateurs disposant d’autorisations « Admin » au niveau entreprise ou projet.
      Remarque
      • Les utilisateurs qui appartiennent aux mêmes entreprises que les utilisateurs figurant sur l'élément peuvent également consulter les éléments privés si l'autorisation granulaire « Afficher les éléments privés accessibles aux utilisateurs au sein d'une même entreprise » est activée pour le type de correspondance générale.
      • Contactez votre point de contact Procore si vous souhaitez que les éléments de correspondance privés soient cachés aux utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Admin » au niveau entreprise ou projet, garantissant ainsi qu'ils ne pourront pas afficher les éléments privés ni y répondre à moins qu'ils ne soient spécifiquement inclus dans la correspondance. (Si votre entreprise est basée en Australie ou en Nouvelle-Zélande, ce niveau de confidentialité supplémentaire sera activé par défaut.)
      • Vous pouvez toujours voir qui dispose des autorisations pour accéder aux éléments privés via l'onglet « Autorisations » lors de l'affichage d'un élément de correspondance.
    • Cessionnaires: Attribuez la responsabilité de répondre à une correspondance générale à un ou plusieurs membres de l’équipe de projet parmi les utilisateurs de l’annuaire. Ajoutez des utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures à la liste de distribution. En fonction de son niveau d’autorisation, l’utilisateur peut répondre à la correspondance.
      Note: Si un flux de travail est appliqué, ce champ est remplacé par « Personne assignée à l’étape actuelle » et est en lecture seule. 
    • Échéance:  Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la réponse sera due.
      Note: Si un flux de travail est appliqué à l’élément, ce champ devient « Date d’échéance de l’étape actuelle » et est en lecture seule.
    • Reçu de : semblable à « CC » dans les e-mails, ajoutez des personnes qui ne sont pas directement responsables, mais qui doivent être informées de cette correspondance générale. Ajoutez des utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur à la liste de distribution. En fonction du niveau des autorisations de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la correspondance.
    • Membre de la distribution : Ajoutez des utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution. En fonction de son niveau d’autorisation, l’utilisateur peut répondre à la correspondance.
      Note: Si un flux de travail est appliqué à l’élément, une fois l’élément émis, tous les membres de la distribution dans le modèle de flux de travail sont automatiquement renseignés ici et ne peuvent pas être supprimés. Ajoutez (ou supprimez) manuellement des membres de distribution supplémentaires sur le document de correspondance pour leur donner accès au document. Cependant, les notifications ne sont envoyées qu’aux membres de la liste de distribution du flux de travail, et non à la liste de distribution des documents de correspondance.
    • *Impact sur le planning : indiquez si l'objet de ce document de correspondance affecte ou affectera le planning.
      • « Oui » : le planning est impacté de manière connue. 
      • « Oui (inconnu) » : Oui, le planning est impacté mais les détails ou l'étendue de l'impact ne sont pas encore connus. 
      • « Non » : le planning n'est pas affecté.
      • « À déterminer » : à déterminer. Vous ne savez pas si le planning sera impacté ou non. 
      • « N/A » : le planning n'est pas pertinent pour cet envoi de correspondance. 
    • Sous-projet : sélectionnez un sous-projet à connecter à l'élément de correspondance. 
    • Code de coût : sélectionnez un code de coût à assigner à l'élément de correspondance. 
    • Métiers : sélectionnez un ou plusieurs métiers à associer à l'élément de correspondance.
    • Lieu : sélectionnez le lieu correspondant à la correspondance dans la liste déroulante. 
      Remarque : si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste. 
    • Description : fournissez des détails sur la correspondance générale que vous souhaitez communiquer.
    • Pièces jointes : joignez les fichiers applicables que vous souhaitez inclure dans votre communication sur cette correspondance générale. Le maximum de pièces jointes pour chaque élément de correspondance est de 2 500 fichiers. Les pièces jointes incluses dans l'élément Réponses à la correspondance ne sont pas comptabilisées dans ce maximum. 
    • Tâches planifiées : recherchez et sélectionnez une ou plusieurs tâches planifiées dans le planning du projet à associer au document de correspondance.
  4. Cliquez sur Enregistrer.