Prise en main de la gestion des documents – Révision et approbations des documents avec l’outil Flux de travail
Vue d'ensemble
Contexte
Il arrive souvent que les entreprises de construction doivent déplacer manuellement les documents de construction entre les dossiers et les systèmes cloisonnés à mesure que leur statut passe de Travaux en cours à En cours de révision et à Approuvé. Ceci crée beaucoup de frais généraux et entraîne des risques d'erreurs et de travaux de reprise. Avec la gestion des documents de Procore, vous n'avez pas besoin de déplacer les documents à mesure que leur statut change et l'accès aux révisions est automatiquement modifié une fois qu'un flux de travail d'approbation est terminé. De plus, le moteur de flux de travail intégré à l'outil de gestion de documents est incroyablement personnalisable et peut convenir à des scénarios d'approbation simples et complexes pour tout type de document.
Comment ça marche
Vous pouvez créer des modèles de flux de travail personnalisés qui sont ensuite assignés aux documents chargés dans l'outil Gestion de documents. Une fois qu'un flux de travail a démarré, les participants au flux de travail sont informés qu'ils doivent réviser les documents, les commenter éventuellement avec des annotations et fournir un résultat d'approbation.
Lorsqu'une révision de document est révisée et qu'elle est approuvée ou rejetée, son statut est automatiquement mis à jour dans Procore. Ceci signifie que vous n'avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres d'autorisation ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l'approbation d'un document. Lorsqu'un flux de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées au flux de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape dans le flux de travail. Une fois le flux de travail terminé, toutes les décisions du flux de travail, les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservées afin de pouvoir être référencées ultérieurement.
Vidéo
Créer des modèles de flux de travail de gestion de documents
Pour utiliser les flux de travail pour les documents, vous devez créer un ou plusieurs modèles de flux de travail dans l'outil Flux de travail de Procore, puis les appliquer à vos projets.
VOIR LE TUTORIELUne fois qu'un modèle de flux de travail est appliqué à un projet, vous devez le configurer avec les personnes assignées appropriées dans l'onglet Flux de travail de la page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents avant de pouvoir l'utiliser.
Démarrer les flux de travail sur Documents
Une fois les modèles de flux de travail configurés pour le projet, les flux de travail peuvent être sélectionnés pour les documents dans la colonne « Flux de travail assigné ». Vous pouvez également affecter un flux de travail à plusieurs documents à la fois en utilisant l'option Modifier par lot.
Remarque : si vous souhaitez exiger une sélection de flux de travail pour certains documents, comme les plans, vous pouvez définir ce champ comme une exigence dans vos exigences de chargement.
Réviser et répondre dans un flux de travail
Après le lancement d'un flux de travail pour un document, une personne assignée du flux de travail peut réviser le document et répondre dans le flux de travail.
AJOUTER DES annotations
Les personnes assignées au flux de travail peuvent annoter les documents si nécessaire dans le cadre de la réponse.
Meilleures pratiques
Avant de configurer des modèles de flux de travail pour l'outil Gestion de documents, tenez compte des éléments suivants :
- Quels processus de révision et d'approbation de documents voulez-vous appliquer et pour quels types de documents ?
- Comment le flux d'approbation varie-t-il en fonction de l'objectif, du type ou de la source du document ?
- De quelles options de réponse avez-vous besoin à chaque étape (par exemple, approuvé, approuvé avec commentaire, rejeté) ?
- Qui doit être autorisé à créer et configurer les flux de travail de documents ?
- Qui devrait être autorisé à gérer les flux de travail de documents actifs (par exemple, les redémarrer ou changer les personnes assignées en cours de flux) ?
Exemple
Vous trouverez ci-dessous une représentation illustrée d’un flux de travail pour le processus d’approbation mécanique des plans. Chaque case correspond à une étape spécifique, tandis que les flèches signent les décisions prises à chaque moment.
Considérons un projet où un sous-traitant en mécanique, M's Mechanical, soumet des plans pour le niveau 1. La destination initiale de ces plans est le contrôleur des documents, qui effectue un contrôle d'assurance qualité (AQ).
- Si le document reçoit un « Rejeté » ; Statut lors du contrôle d'assurance qualité, il est étiqueté comme « DDR-Rejeté » ; et passe à l'étape suivante intitulée « Contrôle d'assurance qualité rejeté - Soumettre à nouveau ». Dans ce scénario, le mécanicien de M est rapidement informé du rejet et chargé de soumettre à nouveau le document.
- Si le document reçoit un "Approuvé" statut dans le contrôle d'assurance qualité, il passe à la phase suivante, appelée « Révision du contenu technique ».
- Si le document est rejeté, il passe à l'étape suivante appelée « Contenu technique rejeté ». et il est étiqueté comme « DDR-Rejeté ».
- Dans le cas d'une approbation dans le cadre de la "Révision technique du contenu" étape, le document passe à l'étape « Révision par le consultant ».
- Le résultat peut être l'un des suivants : « Approuvé » ; « Approuvé avec commentaires » ou « Rejeté ». En fonction de cette décision, le document se voit assigner un statut final de « Statut A - Approuvé » ; « Statut B - Approuvé avec commentaires » ou « Statut C - Rejeté ».
Remarque : les groupes d'autorisations définis dans l'outil Gestion de documents déterminent qui peut afficher le document une fois qu'il a été approuvé.
- Le résultat peut être l'un des suivants : « Approuvé » ; « Approuvé avec commentaires » ou « Rejeté ». En fonction de cette décision, le document se voit assigner un statut final de « Statut A - Approuvé » ; « Statut B - Approuvé avec commentaires » ou « Statut C - Rejeté ».
Leçon suivante : Approbations de documents avec des flux de travail - Configurer
Configurer
Maintenant que vous avez découvert les flux de travail d'approbation pour l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
1. Attribuer des autorisations de flux de travail
Si vous ne l'avez pas déjà fait, configurez les autorisations pour les flux de travail.
Pour tous les utilisateurs qui feront partie d'un flux de travail d'approbation, vous devrez assigner des autorisations granulaires pour l'outil Flux de travail dans vos modèles d'autorisation.
Vous pouvez également personnaliser les actions que les réviseurs peuvent effectuer sur les documents dans un flux de travail actif, en indiquant par exemple qui doit être autorisé à annoter les documents.
2. Créer un modèle de flux de travail de gestion des documents
Ensuite, vous devrez créer des modèles de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau Entreprise.
3. Affecter le flux de travail à un projet
Une fois le modèle de flux de travail créé, vous devez l'assigner aux projets pour lesquels vous souhaitez l'utiliser.
4. Configurer un flux de travail pour le projet
Avant de pouvoir utiliser les flux de travail dans l'outil Gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail pour le projet, ce qui implique d'affecter des réviseurs à des étapes individuelles. Vous pouvez également définir si vous souhaitez ou non utiliser l'un de ces modèles par défaut pour les documents nouvellement chargés.
5. Démarrer un flux de travail sur Documents
Lorsque des documents sont chargés dans le projet, un flux de travail peut être assigné aux documents dans la colonne « Flux de travail assigné ». Après la soumission d'un document, le flux de travail assigné commencera à la première étape et les réviseurs seront avisés.
Remarque : si vous soumettez des documents par lot, les réviseurs recevront un seul e-mail avec tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des e-mails séparés pour les documents soumis individuellement.