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Procore

Créer une réunion de suivi

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Objectif

Créer une réunion de suivi basée sur une réunion existante qui a déjà eu lieu.

Contexte

Dans Procore, vous pouvez créer des réunions de suivi pour aborder des thèmes récurrents ou des sujets qui n'ont pas été clôturés lors d'une réunion précédente. Lorsque vous créez une réunion de suivi, le système copie la réunion source dans la nouvelle réunion de suivi.

Il s'avère utilise de créer une réunion de suivi dans les situations suivantes :

  • Lorsque vous avez besoin de créer des réunions récurrentes. Par exemple, des réunions qui ont lieu régulièrement avec des éléments à l'ordre du jour définis à chaque fois (réunion de pré-construction, réunion de projet quotidienne ou réunion hebdomadaire d'avancement de la construction, par exemple).
  • Lorsque vous avez besoin de créer des réunions de suivi. Vous pouvez avoir manqué de temps lors d'une réunion, par exemple. Vous devez alors créer une réunion de suivi pour permettre aux participants de poursuivre la discussion et de résoudre tout élément resté ouvert (une réunion PAE ou une réunion de sécurité, par exemple).

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
  • Informations supplémentaires :
    • Le titre, l'heure, le lieu et les sections de vue d'ensemble de la nouvelle réunion sont renseignés par défaut avec les informations de la réunion sur laquelle est basé le suivi.
    • Vous pouvez modifier tous les champs d'une réunion de suivi, sauf le champ de titre de la réunion.
    • Le nombre maximal de réunions de suivi pouvant être créées pour une réunion individuelle est de 475. Lorsque le nombre maximal de réunions de suivi est atteint, les utilisateurs reçoivent une invite les invitant à créer une réunion pour tenir les réunions de suivi suivantes.
    • Tout élément professionnel « Ouvert » ou « En attente » de la réunion source sera copié dans la nouvelle réunion de suivi. Pour éviter qu'un élément commercial ne soit reporté à une réunion de suivi, assurez-vous que le statut de l'élément est défini sur le statut « Fermé ». 
    • Dans les réunions de suivi, le champ « Nº de la réunion » ne peut pas être modifié.

Conditions préalables

Procédure

Créer une réunion de suivi à partir de la page d'affichage d'une réunion

  1. Accédez à l'outil Réunions du projet.
    La page Ordres du jour/procès-verbaux de réunions s'ouvre.
  2. Recherchez la réunion souhaitée, puis cliquez sur Modifier.
  3. Dans le volet droit, cliquez sur Réunion de suivi.
    create-follow-up-meeting-from-meeting-view-page.png
    Remarques : 
    • Pour effectuer les étapes suivantes, voir Modifier une réunion.
    • Si vous souhaitez modifier le nom de la séquence de réunions, enregistrez les modifications dans la réunion de suivi, revenez au registre de réunions et cliquez sur Modifier à côté de l'une des réunions.
    • Vous ne pouvez créer une réunion de suivi pour la réunion que si cette dernière est en mode procès-verbal.

Créer une réunion de suivi à partir de la page Ordres du jour/procès-verbaux de réunions

  1. Accédez à l'outil Réunions du projet.
    La page Ordres du jour/procès-verbaux de réunions s'ouvre.
  2. Recherchez la réunion souhaitée dans la liste.
  3. Cliquez sur le bouton Suivi.
    Remarques :
    • Le bouton Suivi n'est disponible que lorsqu'une réunion est en mode procès-verbal, comme illustré ci-dessous. Voir Convertir une réunion du mode ordre du jour au mode procès-verbal.
      meeting-in-minutes-mode.png
       
    • Si plusieurs réunions portent le même nom (par exemple, Réunion d'avancement hebdomadaire des travaux de construction), comme illustré ci-dessous, tenez compte des éléments suivants :
      • Le suivi n'est disponible que lorsque toutes les réunions sont en mode procès-verbal. Comme indiqué ci-dessous, si une ou plusieurs réunions ne sont PAS en mode procès-verbal, aucun bouton n'apparaît. Cliquez plutôt sur Afficher à côté de la réunion souhaitée. Suivez ensuite les étapes décrites dans Créer une réunion de suivi à partir d'une page d'affichage des réunions ci-dessus.

        no-follow-up-agenda.png
      • Si toutes les réunions sont en mode procès-verbal, une réunion de suivi est créée pour la dernière d'entre elles lorsque vous cliquez sur le bouton. 
        create-follow-up-meeting.png
         
  4. Modifiez la nouvelle réunion de suivi comme vous le souhaitez. Les options sont similaires à celles de la création d'une réunion. Voir Créer une réunion et Modifier une réunion.
    Conseil : veillez à mettre à jour la Date de la réunion et les Dates d'échéance dans la nouvelle réunion de suivi. 
  5. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur l'onglet Réunion, puis sur Mettre à jour.
    Une bannière apparaît pour indiquer que la réunion a bien été mise à jour.