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Procore

Modifier une réunion

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Objectif

Modifier une réunion dans l'outil Réunions du projet.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet.
      OU
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Réunions du projet avec l'autorisation granulaire « Mettre à jour la réunion » activée dans votre modèle d'autorisations.
      Remarque : les utilisateurs disposant de ce niveau d'autorisation peuvent uniquement mettre à jour les réunions auxquelles ils ont accès (celles-ci ont été créées par l'utilisateur, les réunions privées auxquelles l'utilisateur participe ou les réunions publiques auxquelles l'utilisateur a accès).

Procédure

  1. Accédez à l'outil Réunions du projet.
  2. Recherchez la réunion que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier.
  3. Mettez à jour les champs de votre choix :

    • Numéro de réunion : indique le numéro de la réunion. Lorsque vous créez une réunion, Procore assigne automatiquement à la première réunion d'une série le numéro un (1). Ensuite, lorsque vous créez une réunion de suivi, Procore assigne à la réunion suivante de la série le numéro deux (2), et ainsi de suite. Remarque : ce champ ne prend pas en charge la saisie de lettres, de symboles et de zéros non significatifs. 

      L'option de modification du numéro de la réunion n'est disponible que s'il existe une réunion.

    • ​​​​​ Nom de la réunion : saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

    • Lien vers la vidéoconférence : copiez et collez le lien vers la vidéoconférence pour permettre aux participants d'y accéder.
      Remarque : pour que le lien de la réunion s'affiche sous forme de lien hypertexte, vous devez inclure l'URL complète (commençant par https://) .

    • Réunion privée : cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que par les participants programmés et les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » pour l'outil Réunions. 

    • Ébauche de réunion : cochez cette case pour enregistrer la nouvelle réunion comme « Ébauche ».

    • Date de la réunion : utilisez le contrôle du calendrier pour définir la date d'une réunion.

    • Fuseau horaire : sélectionnez le fuseau horaire de la réunion.

    • Heure de début : saisissez l'heure de début de la réunion.

    • Heure de fin : sélectionnez une heure de fin de la réunion. Incluez am ou pm après l'heure de fin.

    • Lieu de la réunion : Le lieu où se tiendra la réunion (par exemple, la salle de conférence A, la salle de conférence B, et ainsi de suite). 

    • Vue d'ensemble : saisissez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de formatage pour formater votre vue d'ensemble. 

    • Pièces jointes. Ajoutez tous les fichiers pertinents. Les options suivantes sont disponibles :

      • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et choisissez ensuite l'option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
        OU
      • À l'aide d'un glisser-déposer, déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la case grise Glisser et déposer le(s) fichier(s).

    • Notes : saisissez toutes notes de réunion supplémentaires.
      Remarque : ce champ n'est disponible que pour les réunions en mode procès-verbal. Voir Convertir une réunion du mode ordre du jour au mode procès-verbal.

    • Participants programmés : ajoutez des participants à la réunion en sélectionnant des personnes dans cette liste déroulante. Pour apparaître en tant que sélection dans cette liste, une personne doit avoir un profil utilisateur Procore dans l'annuaire du projet. De plus, si un modèle d'autorisation est appliqué à la personne, les autorisations doivent inclure « Lecture seule » ou une version supérieure sur l'outil Réunions. 

  4. Cliquez sur Mettre à jour.
    Le système enregistre les modifications que vous avez apportées aux informations générales et aux participants planifiés.
  5. Si vous souhaitez continuer à modifier l'ordre du jour, cliquez sur le bouton Modifier.
    La réunion passe en mode édition.
  6. Dans l'onglet Réunion, mettez à jour les informations de la section Ordre du jour comme suit :
  7. Cliquez sur Terminé.
    Le système enregistre les modifications apportées à l'ordre du jour.