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Procore

Créer une réunion

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Objectif

Créer une réunion à l'aide de l'outil Réunions du projet. 

Contexte

Vous pouvez utiliser l'outil Réunions pour créer des ordres du jour détaillés pour vos réunions de projet. La première étape du processus consiste à créer la réunion. Ce processus vous permet de définir la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que d'inviter les participants. Il est décrit dans les étapes ci-dessous. Une fois la réunion créée, vous pouvez passer à la création de catégories (voir Créer une catégorie de réunion) qui sont utilisées pour regrouper les éléments à l'ordre du jour. Ensuite, les différents éléments à l'ordre du jour (voir Ajouter un élément de réunion) peuvent être ajoutés aux catégories. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer une réunion :
      • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet,
        OU
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Réunions du projet avec l'autorisation granulaire « Créer une réunion » activée dans votre modèle d'autorisations.
    • Pour être ajoutée à la liste des participants planifiés à une réunion, la personne doit avoir un profil dans l'annuaire du projet.
      Remarque: si vous gérez les autorisations des utilisateurs avec un modèle d'autorisation, les utilisateurs doivent disposer d'une autorisation « Lecture seule » ou supérieure dans l'outil Réunions. Voir Gérer les modèles d'autorisation du projet.
    • Pour afficher une réunion à laquelle vous avez été invité, autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Réunions.  
  • Informations supplémentaires :
    • La réunion doit être en mode ordre du jour. Il s'agit du paramètre par défaut lorsque vous créez une réunion. Pour savoir comment convertir une réunion au mode procès-verbal, voir Convertir une réunion au mode procès-verbal

Vidéo

 

Procédure

  1. Accédez à l'outil Réunions du projet. 
  2. Cliquez sur +Ajouter une réunion.
  3. Sélectionnez pour créer une nouvelle réunion ou Créer à partir d'un modèle.
  4. Sous Informations sur la réunion, remplissez les champs appropriés pour la nouvelle réunion.
  • Numéro de réunion : indique le numéro de la réunion. Lorsque vous créez une réunion, Procore assigne automatiquement à la première réunion d'une série le numéro un (1). Ensuite, lorsque vous créez une réunion de suivi, Procore assigne à la réunion suivante de la série le numéro deux (2), et ainsi de suite. Remarque : ce champ ne prend pas en charge la saisie de lettres, de symboles et de zéros non significatifs. 

  • ​​​​​ Nom de la réunion : saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

  • Lien vers la vidéoconférence : copiez et collez le lien vers la vidéoconférence pour permettre aux participants d'y accéder.
    Remarque : pour que le lien de la réunion s'affiche sous forme de lien hypertexte, vous devez inclure l'URL complète (commençant par https://).
  • Réunion privée : cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que par les participants programmés et les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » pour l'outil Réunions. 

  • Ébauche de réunion : cochez cette case pour enregistrer la nouvelle réunion comme « Ébauche ».

  • Date de la réunion : utilisez le contrôle du calendrier pour définir la date d'une réunion.

  • Fuseau horaire : sélectionnez le fuseau horaire de la réunion.

  • Heure de début : saisissez l'heure de début de la réunion.

  • Heure de fin : sélectionnez une heure de fin de la réunion. Incluez am ou pm après l'heure de fin.

  • Lieu de la réunion : Le lieu où se tiendra la réunion (par exemple, la salle de conférence A, la salle de conférence B, et ainsi de suite). 

  • Vue d'ensemble : saisissez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de formatage pour formater votre vue d'ensemble. 

  • Pièces jointes. Ajoutez tous les fichiers pertinents. Les options suivantes sont disponibles :

    • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et choisissez ensuite l'option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
      OU
    • À l'aide d'un glisser-déposer, déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la case grise Glisser et déposer le(s) fichier(s).
  • Participants programmés : ajoutez des participants à la réunion en sélectionnant des personnes dans cette liste déroulante. Pour apparaître en tant que sélection dans cette liste, une personne doit avoir un profil utilisateur Procore dans l'annuaire du projet. De plus, si un modèle d'autorisation est appliqué à la personne, les autorisations doivent inclure « Lecture seule » ou une version supérieure sur l'outil Réunions. 

  1. Cliquez sur Créer.
    Notes :
    • Une bannière apparaît pour confirmer que la réunion a été créée et le titre de la page devient « Ordre du jour de la réunion pour  »
    • Si vous souhaitez ajouter des catégories supplémentaires à la réunion, voir Créer une catégorie de réunion
    • Si vous souhaitez ajouter des éléments de réunion (c'est-à-dire des éléments à l'ordre du jour) à votre réunion, voir Ajouter un élément de réunion
    • Procore ajoute automatiquement une (1) catégorie appelée « Éléments non classés » à la réunion. Pour renommer cette catégorie, tapez sur le nom. Vous disposez maintenant des options suivantes :