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Procore

Créer une réunion

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Objectif

Créer une réunion à l'aide de l'outil Réunions du projet. 

Contexte

Vous pouvez utiliser l’outil Réunions pour créer des ordres du jour détaillés pour vos réunions de projet. La première étape du processus consiste à créer la réunion. Ce processus vous permet de définir la date, l’heure, le lieu et les participants. Ce processus est décrit dans les étapes ci-dessous. Une fois la réunion créée, vous pouvez vous déplacer pour créer des catégories (voir Créer une catégorie de réunion), qui sont utilisées pour regrouper les éléments à l’ordre du jour dans les sujets. Ensuite, vous pouvez ajouter les éléments à l’ordre du jour individuels (voir Ajouter un élément de réunion) à vos catégories. 

Éléments à prendre en compte

Procédure

  1. Accédez à l'outil Réunions du projet. 
  2. Cliquez sur + Créer une réunion.
  3. Sélectionnez + Nouveau ou sélectionnez un modèle de réunion dans la liste.
  4. Sous Informations sur la réunion, remplissez les champs appropriés pour la nouvelle réunion.

  • Meeting #: Indicates the meeting number. When you create a meeting, Procore automatically assigns the first meeting in a series the number one (1). Then, when you create a follow-up meeting, Procore assigns the next meeting in the series the number two (2), and so on. Note: This field does not support the entry of letters, symbols, and leading zeros. 

  • ​​​​​Meeting Name: Type a name, title, or descriptive subject line for the meeting.

  • Lien de la réunion : Copiez et collez le lien de visioconférence pour que vos participants puissent y accéder.
    Note: L’URL complète du lien de la réunion (commençant par https://) doit être incluse pour qu’il s’affiche sous forme de lien hypertexte.

  • Private Meeting: Mark this checkbox so that the meeting is only visible to scheduled attendees and users with 'Admin' level permissions to the Meetings tool. 

  • Draft Meeting: Mark this checkbox to save the new meeting as a 'Draft.'

  • Meeting Date: Use the calendar control to set the date for a meeting.

  • Timezone: Select a timezone for the meeting.

  • Start Time: Enter a start time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the start time.

  • End Time: Select an end time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the finish time.

    SUPERUSER ONLY: To support the Meeting Templates feature, this checkbox must be disabled (unchecked). 

Remarque: si aucune heure de début ou de fin n’est sélectionnée, Procore les réglera automatiquement sur 12h00.

  • Meeting Location: The location where the meeting will be held (e.g., Conference Room A, Conference Room B, and so on). 

  • Overview: Enter a meeting summary or description. You can use the controls in the formatting toolbar to format your overview. 

  • Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

    • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
      OR
    • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

  • Add Attendees: Add meeting attendees by selecting people from this drop-down list. To appear as a selection in this list, a person must have a Procore user profile in the Project Directory. Additionally, if a permission template is applied to the person, the permissions must include 'Read Only' or higher on the Meetings tool. 

     Note: La sélection de « Oui » dans le champ Procès-verbal Approbation demandée déclenche un flux de travail de réponse pour le participant.

  1. Cliquez sur Créer et passer à l’ordre du jour
    Notes:
    • Une bannière apparaît pour confirmer que la réunion a été créée et le titre de la page devient « Ordre du jour de la réunion pour  »
    • Si vous souhaitez ajouter des catégories supplémentaires à la réunion, voir Créer une catégorie de réunion. 
    • Si vous souhaitez ajouter des éléments de réunion (c'est-à-dire des éléments à l'ordre du jour) à votre réunion, voir Ajouter un élément de réunion. 
    • Procore ajoute automatiquement une (1) catégorie appelée « Éléments non classés » à la réunion. Pour renommer cette catégorie, tapez sur le nom. Vous disposez maintenant des options suivantes :