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Procore

Créer une réunion

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Contexte

Vous pouvez utiliser l’outil Réunions pour créer des ordres du jour détaillés pour vos réunions de projet. La première étape du processus consiste à créer la réunion. Ce processus vous permet de définir la date, l’heure, le lieu et les participants. Ce processus est décrit dans les étapes ci-dessous. Une fois la réunion créée, vous pouvez passer à la création de catégories, qui sont utilisées pour regrouper les éléments de l’ordre du jour en sujets. Ensuite, vous pouvez ajouter les différents éléments de l’ordre du jour à vos catégories.

Éléments à prendre en compte

Procédure

  1. Accédez à l'outil Réunions du projet. 
  2. Cliquez sur + Créer une réunion.
  3. Sélectionnez + Nouveau ou sélectionnez un modèle de réunion dans la liste.
  4. Sous Informations sur la réunion, remplissez les champs appropriés pour la nouvelle réunion.

  • Numéro de réunion : indique le numéro de la réunion. Lorsque vous créez une réunion, Procore assigne automatiquement à la première réunion d'une série le numéro un (1). Ensuite, lorsque vous créez une réunion de suivi, Procore assigne à la réunion suivante de la série le numéro deux (2), et ainsi de suite. Remarque : ce champ ne prend pas en charge la saisie de lettres, de symboles et de zéros non significatifs. 

  • ​​​​​ Nom de la réunion : saisissez un nom, un titre ou une ligne de sujet descriptive pour la réunion.

  • Lien de la réunion : Copiez et collez le lien de visioconférence pour que vos participants puissent y accéder.
    Remarque : La URL complète du lien de réunion (commençant par https://) doit être incluse pour qu’il s’affiche en tant que lien hypertexte.

  • Réunion privée : cochez cette case pour que la réunion ne soit visible que par les participants programmés et les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » pour l'outil Réunions. 

  • Ébauche de réunion : cochez cette case pour enregistrer la nouvelle réunion comme « Ébauche ».

  • Date de la réunion : utilisez le contrôle du calendrier pour définir la date d'une réunion.

  • Fuseau horaire : sélectionnez le fuseau horaire de la réunion.

  • Heure de début : saisissez l'heure de début de la réunion.

  • Heure de fin : sélectionnez une heure de fin de la réunion. Incluez am ou pm après l'heure de fin.

Remarque: si aucune heure de début ou de fin n’est sélectionnée, Procore les réglera automatiquement sur 12h00.

  • Lieu de la réunion : Le lieu où se tiendra la réunion (par exemple, la salle de conférence A, la salle de conférence B, et ainsi de suite). 

  • Vue d'ensemble : saisissez un résumé ou une description de la réunion. Vous pouvez utiliser les commandes de la barre d'outils de formatage pour formater votre vue d'ensemble. 

  • Pièces jointes. Ajoutez tous les fichiers pertinents. Les options suivantes sont disponibles :

    • Cliquez sur Joindre un ou plusieurs fichiers et choisissez ensuite l'option appropriée dans le menu contextuel qui apparaît.
      OU
    • À l'aide d'un glisser-déposer, déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la case grise Glisser et déposer le(s) fichier(s).

  • Ajouter des participants: ajoutez des participants à la réunion en sélectionnant des personnes dans cette liste déroulante. Pour apparaître en tant que sélection dans cette liste, une personne doit avoir un profil utilisateur Procore dans l’annuaire du projet. De plus, si un modèle d’autorisation est appliqué à la personne, les autorisations doivent inclure « Lecture seule » ou une version supérieure dans l’outil Réunions. 

5. Ajouter des pièces jointes : cliquez sur Joindre des fichiers pour ouvrir le module de chargement. Vous pouvez sourcer des fichiers à partir des emplacements suivants :

  • Mon ordinateur : Téléchargez des fichiers directement ou utilisez la superficie Glisser-Déposer.

  • Photos : joignez des images directement à partir de l’outil Photos du projet.

  • Plans : Liez des feuilles spécifiques à partir de l’outil Plans.

  • Formulaires : Joignez des formulaires remplis à partir de l’outil Formulaires.

  • Documents : sélectionnez les fichiers déjà stockés dans l’outil Documents du projet.

  • Gestion documentaire : joignez des fichiers à partir de l’outil Gestion documentaire.

    pièces jointes de réunion

6. Ajouter des participants:

  • Sélectionnez les utilisateurs dans la liste déroulante. (Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Réunions pour apparaître ici).
    Remarque : La sélection de « Oui » dans le champ Procès-verbal Approbation demandée déclenche un flux de travail de réponse pour le participant.

7. Cliquez sur Créer et passez à l’ordre du jour.

Remarque

  • Une bannière apparaît pour confirmer que la réunion a été créée et le titre de la page devient « Ordre du jour de la réunion pour »

  • Si vous souhaitez ajouter des catégories supplémentaires à votre réunion, voir Créer une catégorie de réunion.

  • Si vous souhaitez ajouter des éléments de réunion (c’est-à-dire des éléments à l’ordre du jour) à votre réunion, voir Ajouter un élément de réunion.

  • Procore ajoute automatiquement une (1) catégorie appelée « Éléments non classés » à la réunion. Vous pouvez renommer cette catégorie en tapant sur le nom.