Créer une réunion
Objectif
Créer une réunion à l'aide de l'outil Réunions du projet.
Contexte
Vous pouvez utiliser l'outil Réunions pour créer des ordres du jour détaillés pour vos réunions de projet. La première étape du processus consiste à créer la réunion. Ce processus vous permet de définir la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que d'inviter les participants. Il est décrit dans les étapes ci-dessous. Une fois la réunion créée, vous pouvez passer à la création de catégories (voir Créer une catégorie de réunion) qui sont utilisées pour regrouper les éléments à l'ordre du jour. Ensuite, les différents éléments à l'ordre du jour (voir Ajouter un élément de réunion) peuvent être ajoutés aux catégories.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour créer une réunion :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet,
OU - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Réunions du projet avec l'autorisation granulaire « Créer une réunion » activée dans votre modèle d'autorisations.
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Réunions du projet,
- Pour être ajoutée à la liste des participants prévus à une réunion, lapersonne doit avoir un profil dans l'annuaire du projet.
Remarque: si vous gérez les autorisations des utilisateurs avec un modèle d'autorisation, les utilisateurs doivent disposer d'une autorisation « Lecture seule » ou supérieure dans l'outil Réunions. Voir Gérer les modèles d'autorisation de projet. - Pour afficher une réunion à laquelle vous avez été invité, autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Réunions.
- Pour créer une réunion :
- Informations supplémentaires :
- La réunion doit être en mode ordre du jour. Il s'agit du paramètre par défaut lorsque vous créez une réunion. Pour savoir comment convertir une réunion au mode procès-verbal, voir Convertir une réunion au mode procès-verbal.
Vidéo
Procédure
- Accédez à l'outil Réunions du projet.
- Choisissez parmi ces options :
- Pour créer une réunion basée sur un modèle de réunion, suivez les étapes décrites dans Créer une réunion à partir d'un modèle.
OU - Pour créer une nouvelle réunion, cliquez sur Créer une réunion.
- Pour créer une réunion basée sur un modèle de réunion, suivez les étapes décrites dans Créer une réunion à partir d'un modèle.
- Sous Informations sur la réunion, remplissez les champs appropriés pour la nouvelle réunion.
- Lien vers la vidéoconférence : copiez et collez le lien vers la vidéoconférence pour permettre aux participants d'y accéder.
Remarque : pour que le lien de la réunion s'affiche sous forme de lien hypertexte, vous devez inclure l'URL complète (commençant par https://).
- Cliquez sur Créer.
Notes :- Une bannière apparaît pour confirmer que la réunion a été créée et le titre de la page devient « Ordre du jour de la réunion pour
» Si vous souhaitez ajouter des catégories supplémentaires à la réunion, voir Créer une catégorie de réunion. - Si vous souhaitez ajouter des éléments de réunion (c'est-à-dire des éléments à l'ordre du jour) à votre réunion, voir Ajouter un élément de réunion.
- Procore ajoute automatiquement une (1) catégorie appelée « Éléments non classés » à la réunion. Pour renommer cette catégorie, tapez sur le nom. Vous disposez maintenant des options suivantes :
- Une bannière apparaît pour confirmer que la réunion a été créée et le titre de la page devient « Ordre du jour de la réunion pour